In 5 Schritten zur übersichtlichen Prozessdokumentation mit BPMN

Das Wichtigste in Kürze:

• BPMN ist ein internationaler Standard zur Dokumentation von Geschäftsprozessen.

• BPMN ist die Abkürzung für Business Process Model and Notation

• Mit BPMN können Geschäftsprozesse einfach, übersichtlich und einheitlich dokumentiert werden

• Mit dem integrierten BPMN Modeller von ELIZA können Geschäftsprozesse mit ELIZA einfach und intuitiv im Browser gezeichnet werden. Eine zusätzliche kostenintensive Lizenzierung von Zusatzprogrammen wie Visio oder Signavio entfällt.

• Die so erstellen BPMN Diagramme können mit Datenbankobjekten (Prozessen, Prozessschritten, Dokumenten, Hilfsmitteln) in ELIZA verknüpft werden.

• ELIZA macht BPMN für alle Mitarbeitenden zugänglich und nutzbar - ohne die Beschaffung oder Installation einer Zusatzsoftware.

von Bernhard Bühlmann, Digital Expert bei ELIZA AG

Aktualisiert am 04.06.2022

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Organisation und Struktur

Mit dem Modul Prozesse von ELIZA kannst Du alle wichtigen Geschäftsprozesse bei Deiner Organisation erfassen und verwalten. Hier folgt eine kurze Anleitung, wie Du Deine Prozesse innerhalb weniger Minuten in ELIZA abbilden kannst.

Ein Geschäftsprozess kann Unterprozesse, Dokumente und Hilfsmittel enthalten. Mittels Prozessschritten kann der Ablauf dokumentiert werden.

Schritt 1: Hauptprozesse erfassen (Prozesslandkarte)

Starte damit, dass Du alle Hauptprozesse in ELIZA erfasst. Du kannst bei der Auflistung auf das rote Plus unten rechts klicken. Dann kannst Du einen neuen Hauptprozess (z.B. 1 Führung, 2 Leistungserbringung und 3 Unterstützung) erfassen. Du siehst, wie sich die Prozesshierarchie in der rechten Navigationsspalte aufbaut. ELIZA bietet vorgefertigte Prozesslandkarten für unterschiedliche Branchen an.

Schritt 2: Unterprozess erfassen

Wenn Du die Hauptprozesse erfasst hast, so kannst Du mit der Erfassung der Unterprozesse weiterfahren. Gehe in der Prozessübersicht auf einen Hauptprozess, erstelle mit dem roten Plus unten rechts einen neuen Unterprozess und fülle die Felder entsprechend aus. Du kannst pro Prozess den Prozessowner sowie den Input und den Output (Ergebnis) sowie die Beschreibung angeben. Du kannst die Prozesse auch einer Organisationseinheit zuordnen. Hierzu kannst Du im Bereich Aufbauorganisation die wichtigsten Abteilungen oder Organisationseinheiten erfassen.

Schritt 3: Ein BPMN-Diagramm zeichnen

Im dritten Schritt kannst Du ein erstes BPMN-Diagramm erstellen. Gehe hierzu in die Detailansicht eines Projekts und füge ein neues BPMN-Diagramm mit dem roten “+” zum Prozess hinzu. Danach kannst Du mit den verschiedenen Symbolen Deinen Prozess zeichnen. Tipp: Du kannst Dir auch eine Bibliothek von BPMN-Prozessen anlegen.

Schritt 4: Erstelle die Prozessschritte und weitere Unterprozesse direkt aus dem BPMN-Diagramm

Wenn Du Dein BPMN-Diagramm fertig gezeichnet hast, so kannst Du direkt aus dem Diagramm die Prozessschritte erzeugen. Klicke hierzu auf einen Prozessschritt im Diagramm und erstelle dann den neuen Prozessschritt im gelben Hinweisbereich in der rechten Spalte. Der neu erstellt Prozessschritt wird dann im Diagramm verknüpft.

Schritt 5: Prozessdokumente hinzufügen

In diesem Schritt kannst Du ein oder mehrere Prozessdokumente hinzufügen.

Schon geschafft 💪!

Jetzt hast Du schon die wichtigsten Prozesse für Deine Organisation in ELIZA abgebildet. Bravo!

Prozessmanagement als Voraussetzung für die kontinuierliche Verbesserung

Damit sich ein Unternehmen verbessern kann, muss es seine Prozesse kennen. Mit ELIZA kann ein wirksames Prozessmanagement in wenigen Schritten aufgebaut und nachhaltig gepflegt werden. Mit dem Modul Q-Meldungen können Verbesserungsvorschläge direkt mit dem Prozess verknüpft werden. So entsteht ein ganzheitliches Prozessmanagement, welches nicht nur in Visio oder Powerpoint existiert.

Hier kannst Du noch mehr über das Modul Prozesse oder die weiteren Module von ELIZA erfahren.

ELIZA: Die BPMN Software aus der Cloud

ELIZA hat den passenden BPMN Modeler bereits integriert. Es werden keine zusätzliche Software wie Visio, Signavio oder andere, meist teurere und komplexere Tools benötigt. Auf dem PC muss auch keine weitere Software installiert werden. Ein weiterer Grund für eine unkomplizierte Einführung.

Hast Du fragen zu ELIZA? Dann kontaktiere uns direkt im ELIZA Chat auf unserer Homepage.

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Über ELIZA

ELIZA ist die einfach zu bedienende QM Software aus der Schweizer Cloud und verbindet Prozesse, Organisation, Wissen und Controlling (IKS) in einer übersichtlichen Oberfläche.

ELIZA erlaubt die Dokumentation, Messung und Überwachung von Geschäftsprozessen in Organisationen und Teams.

Als Führungscockpit mit integrierten Managementsystem unterstützt ELIZA täglich Führungskräfte und Mitarbeitende bei Entscheiden oder liefert wichtige Informationen und Kennzahlen, welche sonst mühsam in verschiedenen Systemen nachgefragt werden müssten.

Ein übergreifendes Risikomanagement erlaubt die Definition, Dokumentation und Überwachung von Risiken in verschiedenen Bereichen (IKS-Risiken, Prozessrisiken, Vertragsrisiken, Projektrisiken).

ELIZA wird von der gleichnamigen Berner Firma ELIZA AG als Schweizer Cloud Lösung für IKS, Qualitätsmanagement gemäss ISO 9001, Risikomanagement und Prozessdokumentation angeboten und kann als Software-as-a-Service (SaaS) oder integriert in der eigenen IT-Umgebung eingesetzt werden.