Das Wichtigste in Kürze:

• BPMN ist ein internationaler Standard zur Dokumentation von Geschäftsprozessen.

• BPMN ist die Abkürzung für Business Process Model and Notation

• Mit BPMN können Geschäftsprozesse einfach, übersichtlich und einheitlich dokumentiert werden

• Mit dem integrierten BPMN Modeller von ELIZA können Geschäftsprozesse mit ELIZA einfach und intuitiv im Browser gezeichnet werden. Eine zusätzliche kostenintensive Lizenzierung von Zusatzprogrammen wie Visio oder Signavio entfällt.

• Die so erstellen BPMN Diagramme können mit Datenbankobjekten (Prozessen, Prozessschritten, Dokumenten, Hilfsmitteln) in ELIZA verknüpft werden.

• ELIZA macht BPMN für alle Mitarbeitenden zugänglich und nutzbar - ohne die Beschaffung oder Installation einer Zusatzsoftware.

von Bernhard Bühlmann, Digital Expert bei ELIZA AG

Aktualisiert am 04.02.2023

Mit dem Modul Prozesse von ELIZA kannst Du alle wichtigen Geschäftsprozesse bei Deiner Organisation erfassen und verwalten. Hier folgt eine kurze Anleitung, wie Du Deine Prozesse innerhalb weniger Minuten in ELIZA abbilden kannst.

Ein Geschäftsprozess kann Unterprozesse, Dokumente und Hilfsmittel enthalten. Mittels Prozessschritten kann der Ablauf dokumentiert werden.

Was ist BPMN?

BPMN ist eine Notation, die speziell für die Darstellung von Geschäftsprozessen entwickelt wurde. Es bietet eine einheitliche Sprache und Symbole, die in der gesamten Organisation verwendet werden können, um Geschäftsprozesse klar und präzise zu dokumentieren. BPMN wurde von der Object Management Group (OMG) entwickelt und ist mittlerweile eine etablierte Methode zur Prozessmodellierung.

Warum solltest Du BPMN verwenden?

BPMN bietet viele Vorteile für die Dokumentation von Geschäftsprozessen. Eine einheitliche Notation sorgt für eine bessere Zusammenarbeit und Verständlichkeit im Unternehmen. Außerdem erleichtert BPMN die Automatisierung von Prozessen, da die Diagramme als Vorlagen für Softwareentwicklungen dienen können.

Wie erstelle ich ein BPMN-Diagramm?

Das Erstellen eines BPMN-Diagramms kann auf verschiedene Arten erfolgen, je nach den Bedürfnissen und Anforderungen Deines Unternehmens. Im Folgenden findest Du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Dir dabei helfen wird, ein BPMN-Diagramm zu erstellen

1. Identifiziere den zu dokumentierenden Prozess.

2. Bestimme die Hauptereignisse und Aktivitäten, die im Prozess stattfinden.

3. Zeichne ein Flussdiagramm des Prozesses auf einem Blatt Papier oder einem Whiteboard oder verwende ein digitales Tool wie ELIZA

4. Verwende die BPMN-Symbole, um die verschiedenen Elemente des Prozesses zu definieren und zu beschreiben.

5. Verwende Verbindungslinien, um die Beziehungen zwischen den Elementen darzustellen.

6. Überprüfe das Diagramm auf Vollständigkeit und Richtigkeit.

Speichere das BPMN-Diagramm im geeigneten Format.

Wie kann ich ein BPMN-Diagramm verwenden?

Sobald Du ein BPMN-Diagramm erstellt hast, kannst Du es für verschiedene Zwecke verwenden, wie zum Beispiel:

Dokumentation von Geschäftsprozessen: Das BPMN-Diagramm kann als Referenz für die verschiedenen Schritte und Entscheidungen in einem Geschäftsprozess dienen.

Prozessverbesserung: Durch die Analyse des BPMN-Diagramms kannst Du mögliche Verbesserungen und Engpässe im Prozess identifizieren und beheben.

Schulung von Mitarbeitern: Das BPMN-Diagramm kann als Schulungsmaterial für neue Mitarbeiter dienen, um ihnen die Abläufe und Entscheidungen im Unternehmen zu verdeutlichen.

Integration in Softwarelösungen: Das BPMN-Diagramm kann als Vorlage für die Automatisierung von Geschäftsprozessen in einer Softwarelösung dienen.

Wie erstelle ich ein BPMN-Diagramm mit ELIZA?

Gehe zur Startseite des Moduls Prozesse. Du kannst die Prozesse auch über das Hauptmenü Prozesse aufrufen.

Schritt 1: Hauptprozesse erfassen (Prozesslandkarte)

Starte damit, dass Du alle Hauptprozesse in ELIZA erfasst. Du kannst bei der Auflistung auf das rote Plus unten rechts klicken. Dann kannst Du einen neuen Hauptprozess (z.B. 1 Führung, 2 Leistungserbringung und 3 Unterstützung) erfassen. Du siehst, wie sich die Prozesshierarchie in der rechten Navigationsspalte aufbaut. ELIZA bietet vorgefertigte Prozesslandkarten für unterschiedliche Branchen an. Diese kannst Du einfach importieren und anpassen.

Schritt 2: Unterprozess erfassen

Wenn Du die Hauptprozesse erfasst hast, so kannst Du mit der Erfassung der Unterprozesse weiterfahren. Gehe in der Prozessübersicht auf einen Hauptprozess, erstelle mit dem roten Plus unten rechts einen neuen Unterprozess und fülle die Felder entsprechend aus. Du kannst pro Prozess den Prozessowner sowie den Input und den Output (Ergebnis) sowie die Beschreibung angeben. Du kannst die Prozesse auch einer Organisationseinheit zuordnen. Hierzu kannst Du im Bereich Aufbauorganisation die wichtigsten Abteilungen oder Organisationseinheiten erfassen. Die Prozesse können dann einer Organisationseinheit zugeordnet werden.

Schritt 3: Ein BPMN-Diagramm zeichnen

Im dritten Schritt kannst Du ein erstes BPMN-Diagramm erstellen. Gehe hierzu in die Detailansicht eines Projekts und füge ein neues BPMN-Diagramm mit dem roten “+” zum Prozess hinzu. Danach kannst Du mit den verschiedenen Symbolen Deinen Prozess zeichnen. Tipp: Du kannst Dir auch eine Bibliothek von BPMN-Prozessen anlegen. Diese kannst Du dann für verschiedene Prozesse verwenden.

Schritt 4: Erstelle die Prozessschritte und weitere Unterprozesse direkt aus dem BPMN-Diagramm

Wenn Du Dein BPMN-Diagramm fertig gezeichnet hast, so kannst Du direkt aus dem Diagramm die Prozessschritte erzeugen. Klicke hierzu auf einen Prozessschritt im Diagramm und erstelle dann den neuen Prozessschritt, indem Du auf “Prozesschritt erstellen/verknüpfen” klickst. Der neu erstellt Prozessschritt wird dann automatisch im Diagramm verknüpft.

Schritt 5: Prozessdokumente hinzufügen

In diesem Schritt kannst Du ein oder mehrere Prozessdokumente hinzufügen. Klicke dazu auf den Prozessschritt im Diagramm und füge dann ein Dokument hinzu. Du kannst auch mehrere Dokumente hinzufügen. Die Dokumente werden dann automatisch im Diagramm verknüpft.

Schon geschafft 💪!

Jetzt hast Du schon die wichtigsten Prozesse für Deine Organisation in ELIZA abgebildet. Bravo!

Prozessmanagement als Voraussetzung für die kontinuierliche Verbesserung

Damit sich ein Unternehmen verbessern kann, muss es seine Prozesse kennen. Mit ELIZA kann ein wirksames Prozessmanagement in wenigen Schritten aufgebaut und nachhaltig gepflegt werden. Mit dem Modul Q-Meldungen können Verbesserungsvorschläge direkt mit dem Prozess verknüpft werden. So entsteht ein ganzheitliches Prozessmanagement, welches nicht nur in Visio oder Powerpoint existiert.

Hier kannst Du noch mehr über das Modul Prozesse oder die weiteren Module von ELIZA erfahren.

Fazit

BPMN ist eine effektive Methode zur Dokumentation von Geschäftsprozessen. Es bietet eine einheitliche Notation und Symbole, die für eine klare und präzise Darstellung von Prozessen sorgen. Durch die Verwendung von BPMN-Diagrammen kannst Du Geschäftsprozesse besser verstehen und optimieren. Wir hoffen, dass Dir diese Anleitung dabei hilft, Deine Prozesse mit BPMN erfolgreich zu dokumentieren.

ELIZA: Die BPMN Software aus der Cloud

ELIZA hat den passenden BPMN Modeler bereits integriert. Es werden keine zusätzliche Software wie Visio, Signavio oder andere, meist teurere und komplexere Tools benötigt. Auf dem PC muss auch keine weitere Software installiert werden. Ein weiterer Grund für eine unkomplizierte Einführung.

Hast Du fragen zu ELIZA? Dann kontaktiere uns direkt im ELIZA Chat auf unserer Homepage.

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