Verbesserte Arbeitszeitqualität führt zu mehr Produktivität, Zufriedenheit und weniger Fluktuation: Hier sind fünf Tipps, wie Unternehmen die Qualität ihrer Arbeitszeit verbessern können. Ein Gastbeitrag von Rüdiger Heining

Arbeitszeit und Qualitätsentwicklung werden im betrieblichen Alltag nicht immer sofort in einen unverbrüchlichen Zusammenhang gebracht. Das liegt sehr entscheidend daran, dass aktuell die Arbeitszeit sehr unter rechtlichen Aspekten diskutiert wird. Dazu geben unterschiedliche gerichtliche Entscheidungen auch immer wieder genügend Anlass. Arbeitszeit aus der Sicht der Qualitätsentwicklung bricht diese strenge rechtliche Betrachtung auf und schaut sich das Thema etwas umfassender an. Mehr dazu findet ihr im folgenden Beitrag.

Arbeitszeit – Eine Frage der Qualität

Eine verbesserte Arbeitszeitqualität kann für ein Unternehmen zu erheblichen Vorteilen führen. Eine Steigerung der Produktivität, eine bessere Arbeitszufriedenheit und eine verringerte Fluktuation sind nur einige der positiven Auswirkungen, die sich aus einem Fokus auf die Arbeitszeitqualität ergeben. Doch wie können Unternehmen diese Herausforderung meistern?

In erster Linie ist es wichtig, den Mitarbeitern bewusst zu machen, dass ihre Arbeitszeit von Bedeutung ist und dass sie selbst aktiv an der Verbesserung ihrer Arbeit mitwirken können. Ein guter Anfang ist es, den Mitarbeitern zu ermöglichen, ihre Zeit zu planen und zu priorisieren. Dadurch haben sie mehr Kontrolle über ihren Tag und können sich besser auf bestimmte Aufgaben konzentrieren. Zudem sollten Unternehmen versuchen, Prozesse zu optimieren und unnötige Aufgaben abzubauen. So müssen die Mitarbeiter weder unnötig lange Zeit damit verbringen, Berichte auszufüllen oder Dinge hin- und her zu bewegen, noch müssen sie unterschiedliche Systeme nutzen, um Aufgaben abzuarbeiten - was den Workflow deutlich verbessert.

Unternehmen können außerdem flexible Arbeitszeitmodelle implementieren, um den Bedürfnissen des Einzelnen gerecht zu werden. Es gibt nun viel mehr Unternehmen, die ihren Mitarbeitern ermöglichen, von zu Hause oder an anderen Orten auszuarbeiten - was sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Unternehmen vorteilhaft sein kann – in der Umsetzung aber dann gut gemacht werden muss.

Darüber hinaus sollten Unternehmen regelmäßig Feedback von ihren Mitarbeitern einholen und Mitarbeiterumfragen machen, um herauszufinden, ob die Umsetzung der Qualitätsmaßnahmen funktioniert und ob es noch Verbesserungspotenzial gibt. Es ist wichtig anzumerken, dass diese Maßnahmen nicht nur eine Einbahnstraße sein sollten: Die Ergebnisse müssen in Workshops diskutiert werden, in denen verschiedene Ansichten und Ideen geäußert werden sollten, um gemeinsam nach Lösungsansätzen zu suchen.

Um also die Arbeitszeitqualität zu verbessern, braucht es das Engagement aller Beteiligten: Der Fokus muss auf dem Wohlbefinden des Individuums liegen aber ohne dabei die Effizienz des Unternehmens in Frage stellen. Durch regelmäßige Kommunikation über neue Ideen und Entwicklungsmöglichkeiten kann eine steigende Qualität der Arbeitszeit gewährleistet werden - was letztlich zu mehr Zufriedenheit bei allen Beteiligten führt!

Lange und schlechter qualifizierte Arbeit führt zu einer Vielzahl an negativen Auswirkungen. Neben einer allgemein schlechten Stimmung innerhalb des Unternehmens, steigt die Gefahr von Fehlern und Unfällen. Zudem können Gesundheitsprobleme die Folge sein, was sich wiederum auf die Leistungsfähigkeit auswirkt. Krankheitstage und Fehlzeiten sind die Folge.

Im Gegensatz zu dem, was viele Unternehmen glauben, ist es nicht die Anzahl der Stunden, die ein Mitarbeiter arbeitet, welche entscheidend für den Erfolg ist. Vielmehr kommt es darauf an, wie diese Zeit genutzt wird. Durch einen Fokus auf die Qualität der Arbeitszeit und damit verbundene Maßnahmen wie flexible Arbeitszeitmodelle oder Homeoffice-Möglichkeiten kann langfristig mehr erreicht werden. Zudem steigert sich die Motivation und Loyalität der Mitarbeiter – was letztlich zu besseren Ergebnissen führt. Jeder Mitarbeiter ist anders und hat unterschiedliche Prioritäten. Daher ist es wichtig, die Zeitmanagementprozesse so flexibel zu gestalten, dass sie individuell anpassbar sind. Wenn jeder seine eigenen Ziele verfolgt und seinen eigenen Arbeitsstil hat, kann er seine Zeit effektiver nutzen - was langfristig zu besseren Ergebnissen führt. Allerdings: Die Verfolgung der eigenen Ziele muss in den unternehmerischen Kontext eingebunden sein. Daher sollte jede Organisation klar definierte Ziele haben, die regelmäßig überprüft und an die jeweiligen Umstände angepasst werden. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Arbeit besser zu planen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Arbeitszeit – Eine Frage der richtigen Umsetzung

Arbeitsgesetze und Richtlinien, Tarifverträge und Arbeitsverträge sind neben der aktuellen Rechtsprechung die Quellen, auf die referenziert wird bei der Frage, wie Arbeitszeitregeln im Unternehmen umzusetzen sind. Grundsätzlich ist eine Zunahme an Aufzeichnungsverpflichtungen festzustellen. So war es beispielsweise lange ausreichend, nur Überstunden festzuhalten, heute müssen die täglichen Arbeitszeiten festgehalten werden. Dies gilt sogar bei Vertrauensarbeitszeit und mobilem Arbeiten! Es gibt noch keine Verpflichtung, diese Erfassung elektronisch vorzunehmen. Schaut man sich jedoch an, was zwingend erfasst werden muss (in Deutschland nach dem Arbeitsschutzgesetz), so müssen Beginn und Ende der Arbeitszeit, die Pausenzeiten und die Überstunden erfasst werden. Zusätzlich müssen Urlaubsansprüche und Kranktage dokumentiert sein. Nach Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs müssen die Aufzeichnungen objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Und es versteht sich fast von selbst, dass die Zeitaufschriebe die Regeln zum Datenschutz erfüllen muss – auch für analoge Aufschriebe gilt der Datenschutz.

Unternehmen können die Erfassung der Arbeitszeiten an die Mitarbeiter delegieren, sofern die Aufzeichnungen stichprobenbasiert überprüfen. Das ermöglicht es vielen Unternehmen, von einer „Stechuhr-Mentalität“ Abstand zu nehmen und mit digitalen Erfassungstools zu arbeiten. Aber Achtung: nicht in jedem Unternehmen haben alle Mitarbeitende Zugang zu einem eigenen digitalen Erfassungsgerät, hier kann mit zentral aufgestellten Computer und individuellen Logins oder datenschutzkonformen App-Lösungen auf Smartphones gearbeitet werden.

Die Einführung von digitalen Zeiterfassungstools ist – schaut man sich die Anforderungen der Erfassung aber einmal genau an, allein aus Transparenz und Kostengründen zu empfehlen. Digitale Systeme bieten den Vorteil der Unmittelbarkeit. Unternehmen haben bei täglicher Eingabe durch die Mitarbeitenden eine permanente Übersicht über die Ressource Arbeitsstunden und genau hier kommt die Qualitätsentwicklung wieder ins Spiel. Ein kurzer Blick in die ISO 9001 verrät uns, dass die Organisation Personen bestimmen und bereitstellen muss, die für die wirksame Umsetzung ihres Qualitätsmanagementsystems und für das Betreiben und Steuern seiner Prozesse notwendig sind (Kapitel 7.1.2). Die Diskussion um Arbeitsstunden ist also aus Unternehmenssicht auch eine Frage der Bereitstellung von ausreichenden Ressourcen.

Arbeitszeit – ELIZA als Lösung

ELIZA ist eine datenschutzkonforme und webbasierte Software mit einer Vielzahl digitaler Funktionen, die unternehmensweit eingesetzt werden können. Im Kern bietet ELIZA eine super Möglichkeit, ein Qualitätsmanagementsystem unternehmensweit digital unterstützt aufzubauen. In seiner PRO-Version bietet ELIZA neben ELIZA QM fürs Qualitätsmanagement auch ELIZA HR und ELIZA CxO an, zwei zusätzliche digitale Instrumente, die einem digital gesteuerten Führungssystem Rechnung tragen.

Bei ELIZA HR wurde die Funktion Zeiterfassung überarbeitet und trägt nun den neuen Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung Rechnung. Die Funktion Monatsabschluss gibt dem Management eine Übersicht aller wichtigen Funktionen, die für eine aktive Steuerung des Unternehmens wichtig sind und der Aufzeichnungsverpflichtung Rechnung tragen. Mit dem Abschluss werden die Daten festgeschrieben und sind Basis für die Gehaltsabrechnung und allen Fragen, die für das Ressourcenmanagement Arbeitszeit notwendig sind.

Bild 1: ELIZA HR: Übersicht Monatsabschluss bei einem Mitarbeiter

Mit ELIZA HR haben Mitarbeitende und Vorgesetzte über ihren Login und die hinterlegten Ansichts- und Bearbeitungsrechte Zugang zu den individuellen Informationen, die im Unternehmenskontext von Bedeutung sind und zudem Transparenz in die Zeiterfassung bringen.

Der individuelle Monatsreport, der aus dem System als PDF erstellt wird, gibt allen Mitarbeitenden eine umfassende Übersicht über die für das Unternehmen geleistete Arbeit. Vorgesetzte haben die Möglichkeit, im Monatsabschluss geleistete Überstunden zu genehmigen. Die Salden werden entsprechend korrigiert.

Bild 2: ELIZA HR – Auszug aus einem Monatsreport

Für Qualitätsmanager war es unabhängig von arbeitsrechtlichen Vorgaben schon lange von Bedeutung, das Personal in den Fokus der Betrachtung zu stellen und hier eine enge Zusammenarbeit mit der Personalentwicklung und dem Management zu suchen. Nur so kann Qualität im Unternehmen umgesetzt werden. Die gestiegenen Anforderungen an die Arbeitserfassung sind für Qualitätsmanager keine neue Hürde, sondern werden selbstverständlich umgesetzt. Mit ELIZA HR ist dies heute digital, transparent, datenschutzkonform, zeitnah, objektiv und verlässlich möglich.

Fazit

Indem Unternehmen ihren Mitarbeitern mehr Kontrolle über ihre Arbeitszeit geben, Prozesse optimieren, unnötige Aufgaben abbauen und flexible Arbeitszeitmodelle anbieten, können sie nicht nur die Qualität der Arbeitszeit verbessern, sondern auch die Zufriedenheit und Loyalität ihrer Mitarbeiter steigern. Es lohnt sich also, in die Qualität der Arbeitszeit zu investieren.

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