Das Homeoffice hält auch bei Verwaltungsrat und Geschäftsleitung Einzug. Umso wichtiger ist es, dass Informationen sicher und schnell abgerufen werden können, und zwar unabhängig von Ort und Zeit.
Viele Gremien nutzen die klassischen Tools wie Word- und Excel, um die Informationen zu verwalten. Mit der zunehmenden Digitalisierung stossen diese Office Tools jedoch an Grenzen.
Ein modernes Sitzungsmanagement mit integriertem Führungscockpit kann hier Abhilfe schaffen.
Folgenden Herausforderungen stellen sich modernen Führungsgremien:
Die 5 Elemente einer perfekten Lösung sind:
Folgendes Video zeit die 5 Elemente im Zusammenspiel:
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Viele Führungsgremien nutzen Word und Excel als Protokollsystem. Diese Office Tools haben sich bewährt verfügen aber über gewichtige Nachteile:
Ein elektronisches Sitzungsmanagement bietet zahlreiche Vorteile:
Sitzungen online dokumentieren: Mit einem elektronischen Sitzungsmanagement verschafft sich ein Gremium einen ständigen Überblick über alle kommenden und vergangenen Sitzungen. Das Sitzungs Raster kann weit in die Zukunft vorbereitet werden. Zu diskutierende Themen werden in der entsprechenden Sitzung hinzugefügt.
Dokumentenmanagement für Beilagen: Beilagen können zu Sitzungen und Traktanden hinzugefügt werden
Datenbankgestützte Beschlussliste: Beschlüsse können strukturiert in Sitzungen oder Traktanden mit Beschlussnummer, Zuständigkeit und Frist erfasst werden.
Datenbankgestützte Pendenzenliste: Pendenzen werden direkt in der Sitzung erstellt und mit dem entsprechenden Traktandum verknüpft
Online Kommentarfunktion: Sitzungsteilnehmer können bereits vor der Sitzung Kommentare bei Traktanden hinzufügen.
Verfügbar auf Tablets und Smartphones: Die Lösung ist als App oder mobile App auf Tablets und Smartphones verfügbar
Mächtige Volltextsuche: Schnellsuche über alle Sitzungen, Traktanden, Beschlüsse, Pendenzen und Beilagen
Export-Funktionen: Sitzungen können inklusive aller Beilagen exportiert werden. Beschlusslisten und Pendenzenlisten als Excel oder Word-Export
KPI ist die Abkürzung für Key Performance Indicator. Der Begriff bezeichnet Kennzahlen, mit denen die Leistung von Aktivitäten in Unternehmen ermittelt werden kann. Welche KPIs betrachtet werden sollten, um Erfolg oder Misserfolg zu messen, hängt vom Unternehmen, der jeweiligen Massnahme und deren Zielen ab.
Kennzahlen sind wichtig um Entscheide zu fällen und sie dienen auch als Frühwarnsystem. Unternehmen führen Kennzahlen meist mit Excel. Dies hat gewichtige Nachteile:
Ein zentrales Kennzahlencockpit bietet folgende Vorteile:
Ein Businessplan ist ein wichtiges Führungsinstrument für eine KMU. Nicht selten verschwindet der Businessplan in einer Schublade und wir nicht aktualisiert.
Der Strategieprozess wir in der Regel mit Word- und Excel Dokumenten umgesetzt.
In einem modernen Führungsinstrument kann der Businessplan als Canvas elektronisch abgebildet werden. Statt endlos lange Dokument können die wichtigsten Facts und Informationen in den einzelnen Spalten des Business Canvas stichwortartig festgehalten werden. Idealerweise kann des Business Canvas dann im Word-Format zur weiteren Bearbeitung exportiert werden.
Das Risiko- und Chancenmanagement wird in vielen KMU nicht prioritär behandelt. Zwar werden Risikomaps als Excel geführt. Diese haben jedoch folgende gewichtige Nachteile:
Ein modernes Führungsinstrument bietet hier die Möglichkeit, Risken und Chancen datenbankgestützt zu führen:
Die aufgaben einer Geschäftsleitung oder eines Verwaltungsrats sind sehr vielfältig. Damit nichts vergessen geht sollte eine Checkliste geführt werden.
Regelmässige Aufgaben sollten im Managementsystem als wiederkehrende Massnahmen erfasst werden können.
Es existieren verschiedene Checklisten. Eine gute Quelle ist die VR-Wissen Plattform
ELIZA hat verschiedene Checklisten verfügbar:
ELIZA ist die einfach zu bedienende QM Software aus der Schweizer Cloud und verbindet Prozesse, Organisation, Wissen und Controlling (IKS) in einer übersichtlichen Oberfläche.
ELIZA erlaubt die Dokumentation, Messung und Überwachung von Geschäftsprozessen in Organisationen und Teams.
Als Führungscockpit mit integrierten Managementsystem unterstützt ELIZA täglich Führungskräfte und Mitarbeitende bei Entscheiden oder liefert wichtige Informationen und Kennzahlen, welche sonst mühsam in verschiedenen Systemen nachgefragt werden müssten.
Ein übergreifendes Risikomanagement erlaubt die Definition, Dokumentation und Überwachung von Risiken in verschiedenen Bereichen (IKS-Risiken, Prozessrisiken, Vertragsrisiken, Projektrisiken).
ELIZA wird von der gleichnamigen Berner Firma ELIZA AG als Schweizer Cloud Lösung für IKS, Qualitätsmanagement gemäss ISO 9001, Risikomanagement und Prozessdokumentation angeboten und kann als Software-as-a-Service (SaaS) oder integriert in der eigenen IT-Umgebung eingesetzt werden.
Über 100 Vorlagen und Beispiele zu Prozessen (BPMN), Risiken (IKS) und Normen.