Das Homeoffice hält auch bei Verwaltungsrat und Geschäftsleitung Einzug. Umso wichtiger ist es, dass Informationen sicher und schnell abgerufen werden können, und zwar unabhängig von Ort und Zeit.
Viele Gremien nutzen die klassischen Tools wie Word- und Excel, um die Informationen zu verwalten. Mit der zunehmenden Digitalisierung stossen diese Office Tools jedoch an Grenzen.
Ein modernes Sitzungsmanagement mit integriertem Führungscockpit kann hier Abhilfe schaffen.
Folgenden Herausforderungen stellen sich modernen Führungsgremien:
- Sitzungen online durchführen und protokollieren
- Beschlussliste führen
- Aufgaben delegieren und überwachen
- Risikoanalyse durchführen
- Kennzahlencockpit
- Strategieboard
- Sicherer Datenstandort
Die 5 Elemente einer perfekten Lösung sind:
- Elektronisches Sitzungsmanagement
- Kennzahlen Cockpit (KPI)
- Echtzeit Businessplan und Strategieprozess
- Risiko- und Chancenanalyse (IKS)
- Checkliste für Geschäftsleitung und Verwaltungsrat
Folgendes Video zeigt die 5 Elemente im Zusammenspiel:
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Die folgenden 5 Elemente beschreiben die perfekten BoardRoom Lösung.
Element 1: Elektronisches Sitzungsmanagement
Viele Führungsgremien nutzen Word und Excel als Protokollsystem. Diese Office Tools haben sich bewährt verfügen aber über gewichtige Nachteile:
- Keine Suchfunktion
- Unstrukturierte Ablage
- Keine Nachverfolgung möglich (Versionierung)
- Aufwändige Pflege der Pendenzen- und Beschlussliste
- Keine elektronische Diskussionsmöglichkeit (Kommentarfunktion)
- Nicht für Mobile Geräte geeignet
Ein elektronisches Sitzungsmanagement bietet zahlreiche Vorteile:
- Sitzungen online dokumentieren: Mit einem elektronischen Sitzungsmanagement verschafft sich ein Gremium einen ständigen Überblick über alle kommenden und vergangenen Sitzungen. Das Sitzungs Raster kann weit in die Zukunft vorbereitet werden. Zu diskutierende Themen werden in der entsprechenden Sitzung hinzugefügt.
- Dokumentenmanagement für Beilagen: Beilagen können zu Sitzungen und Traktanden hinzugefügt werden
- Datenbankgestützte Beschlussliste: Beschlüsse können strukturiert in Sitzungen oder Traktanden mit Beschlussnummer, Zuständigkeit und Frist erfasst werden.
- Datenbankgestützte Pendenzenliste: Pendenzen werden direkt in der Sitzung erstellt und mit dem entsprechenden Traktandum verknüpft
- Online Kommentarfunktion: Sitzungsteilnehmer können bereits vor der Sitzung Kommentare bei Traktanden hinzufügen.
- Verfügbar auf Tablets und Smartphones: Die Lösung ist als App oder mobile App auf Tablets und Smartphones verfügbar
- Mächtige Volltextsuche: Schnellsuche über alle Sitzungen, Traktanden, Beschlüsse, Pendenzen und Beilagen
- Export-Funktionen: Sitzungen können inklusive aller Beilagen exportiert werden. Beschlusslisten und Pendenzenlisten als Excel oder Word-Export
Element 2: Kennzahlen Cockpit (KPI)
KPI ist die Abkürzung für Key Performance Indicator. Der Begriff bezeichnet Kennzahlen, mit denen die Leistung von Aktivitäten in Unternehmen ermittelt werden kann. Welche KPIs betrachtet werden sollten, um Erfolg oder Misserfolg zu messen, hängt vom Unternehmen, der jeweiligen Massnahme und deren Zielen ab.
Kennzahlen sind wichtig um Entscheide zu fällen und sie dienen auch als Frühwarnsystem. Unternehmen führen Kennzahlen meist mit Excel. Dies hat gewichtige Nachteile:
- Die zahlreichen Excel Dokumente müssen mühsam von Hand in ein Kennzahlencockpit (z.B. Powerpoint) zusammengeführt werden.
- Das Nachführen der Kennzahlen ist sehr aufwändig und fehlerbehaftet
Ein zentrales Kennzahlencockpit bietet folgende Vorteile:
- Datenbankgestützte Kennzahlen
- Automatisch generierte Grafiken
- Alle wichtigen Kennzahlen auf einen Blick
Element 3: Echtzeit Businessplan und Strategieprozess
Ein Businessplan ist ein wichtiges Führungsinstrument für eine KMU. Nicht selten verschwindet der Businessplan in einer Schublade und wir nicht aktualisiert.
Der Strategieprozess wir in der Regel mit Word- und Excel Dokumenten umgesetzt.
In einem modernen Führungsinstrument kann der Businessplan als Canvas elektronisch abgebildet werden. Statt endlos lange Dokument können die wichtigsten Facts und Informationen in den einzelnen Spalten des Business Canvas stichwortartig festgehalten werden. Idealerweise kann des Business Canvas dann im Word-Format zur weiteren Bearbeitung exportiert werden.
Element 4: Risiko- und Chancenanalyse (IKS)
Das Risiko- und Chancenmanagement wird in vielen KMU nicht prioritär behandelt. Zwar werden Risikomaps als Excel geführt. Diese haben jedoch folgende gewichtige Nachteile:
- Pflege der Risikomap nur durch einzelne Personen möglich
- Nachvollziehbarkeit der Änderungen nicht gegeben
- Keine Verknüpfung zu anderen Informationen (Geschäftsprozesse, Verträge, Projekte)
- Keine Übersicht über Massnahmen und Fristen
Ein modernes Führungsinstrument bietet hier die Möglichkeit, Risken und Chancen datenbankgestützt zu führen:
- Risken und Chancen elektronisch erfassen mit Titel, Beschreibung, Eintretenswahrscheinlichkeit und Schadenausmass Massnahmen elektronisch erfassen und Personen und Organisationen zuordnen
- Automatisch generierte Risikomap
- IKS Reporting, Export als Word- oder Exceldokument
Element 5: Checkliste für Geschäftsleitung und Verwaltungsrat
Die aufgaben einer Geschäftsleitung oder eines Verwaltungsrats sind sehr vielfältig. Damit nichts vergessen geht sollte eine Checkliste geführt werden.
Regelmässige Aufgaben sollten im Managementsystem als wiederkehrende Massnahmen erfasst werden können.
Es existieren verschiedene Checklisten. Eine gute Quelle ist die VR-Wissen Plattform
ELIZA hat verschiedene Checklisten verfügbar:
- Checkliste Verwaltungsrat
- Checkliste Website
- Checkliste IKS
ELIZA BoardRoom: Alle 5 Elemente vereint in einer sicheren online Lösung
- ELIZA BoardRoom vereint alle 5 Elemente in einer sicheren und hochverfügbaren Lösung aus der Schweizer Cloud.
- ELIZA BoardRoom ist nach Bestellung innerhalb von wenigen Stunden verfügbar.
- Die Anmeldung erfolgt mit einem Benutzerkonto oder mit bestehenden Microsoft oder Google Accounts
- Für die Einführung von ELIZA BoardRoom stehen Video Tutorials zur Verfügung.