Immer mehr Kantone in der Schweiz fordern von Stiftungen und sozialen Organisationen die Einführung eines systematischen Qualitätsmanagements (QM). Was für etablierte Unternehmen oft schon Standard ist, stellt viele gemeinnützige Organisationen vor grosse Herausforderungen. Die Auflage, ein QM-System zu implementieren, kommt häufig zu den ohnehin knappen Ressourcen und dem hohen operativen Druck hinzu.
Doch die Einführung eines QM-Systems ist nicht nur eine Pflichtübung, sondern auch eine grosse Chance zur Professionalisierung, Effizienzsteigerung und zur nachhaltigen Sicherung der Qualität deiner wertvollen Arbeit. Basierend auf unseren Erfahrungen sehen wir immer wieder ähnliche Hürden.
Hier sind die 5 häufigsten Engpässe, auf die Stiftungen und soziale Organisationen bei der QM-Einführung stossen – und wie ELIZA dich dabei konkret unterstützen kann:
Engpass 1: Fehlende Ressourcen (Zeit, Personal, Budget)
Soziale Organisationen arbeiten oft mit knappen Budgets und Personaldecken. Die Einführung eines QM-Systems erscheint da schnell wie ein zusätzlicher Berg Arbeit, für den schlicht die Zeit und die Leute fehlen. Externe Berater sind oft teuer.
Wie ELIZA hilft: ELIZA ist als schlanke, cloudbasierte Lösung konzipiert. Du benötigst keine eigene IT-Infrastruktur. Die intuitive Bedienung reduziert den Schulungsaufwand. Durch die Digitalisierung und Automatisierung von QM-Aufgaben (z.B. Dokumentenlenkung, Massnahmenverfolgung) sparen deine Mitarbeitenden wertvolle Zeit, die sie wieder ihren Kernaufgaben widmen können. ELIZA bietet eine kosteneffiziente Alternative zur rein manuellen oder extern beratenen Einführung.
Engpass 2: Mangelndes QM-Know-how
Die Konzepte und Anforderungen eines QM-Systems (z.B. nach ISO 9001 oder spezifischen kantonalen Vorgaben) sind für viele Mitarbeitende neu und wirken komplex. Wo fängst du an? Welche Prozesse müssen wie dokumentiert werden?
Wie ELIZA hilft: ELIZA gibt dir eine klare Struktur vor. Die Module für Prozessmanagement, Dokumentenlenkung oder Risikomanagement leiten dich durch die notwendigen Schritte. Du musst das Rad nicht neu erfinden. Vorlagen und die logische Verknüpfung der Module helfen, die Anforderungen systematisch abzudecken, auch ohne tiefgreifende Vorkenntnisse im QM.
Engpass 3: Dokumentationsaufwand und -chaos
Ein QM-System erfordert Dokumentation: Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Formulare, Nachweise etc. Werden diese in verschiedenen Word- und Excel-Dateien auf unterschiedlichen Laufwerken gespeichert, entsteht schnell ein unübersichtliches Chaos. Versionierung, Freigaben und die Sicherstellung, dass alle die aktuellen Dokumente nutzen, werden zum Albtraum.
Wie ELIZA hilft: Mit dem Modul Dokumentenlenkung verwaltest du alle QM-Dokumente zentral und digital. Klare Freigabeworkflows, automatische Versionierung und eine intelligente Suche stellen sicher, dass alle Mitarbeitenden immer Zugriff auf die gültigen Versionen haben. Dokumente können direkt mit den entsprechenden Prozessen verknüpft werden, was die Übersichtlichkeit massiv erhöht.
Engpass 4: Akzeptanz und Einbindung der Mitarbeitenden
Ein QM-System wird oft als zusätzliche bürokratische Hürde wahrgenommen, die von “oben” oder “aussen” (Kanton) auferlegt wird. Wenn die Mitarbeitenden den Nutzen für ihre tägliche Arbeit nicht erkennen, leidet die Akzeptanz und das System wird nicht gelebt.
Wie ELIZA hilft: ELIZA ist benutzerfreundlich gestaltet und kann QM-Aufgaben in den Arbeitsalltag integrieren. Über das Modul Q-Meldungen können Mitarbeitende beispielsweise einfach Verbesserungsvorschläge oder Fehler melden. Transparente Prozesse und klare Verantwortlichkeiten machen den Nutzen sichtbar. Wenn Mitarbeitende merken, dass das System ihre Arbeit erleichtert und verbessert, steigt die Akzeptanz.
Engpass 5: Nachweis der Konformität (Audit-Sicherheit)
Die kantonalen Auflagen verlangen oft einen Nachweis, dass das QM-System nicht nur existiert, sondern auch wirksam ist und gelebt wird. Die Vorbereitung auf externe Prüfungen oder Audits kann sehr zeitaufwendig sein, wenn Informationen und Nachweise mühsam zusammengesucht werden müssen.
Wie ELIZA hilft: Da alle relevanten Informationen und Dokumente zentral in ELIZA verwaltet werden, bist du jederzeit auditbereit. Prozesse, Risiken, Massnahmen, Schulungsnachweise und gelenkte Dokumente sind miteinander verknüpft und leicht abrufbar. Das Auditmanagement-Modul unterstützt dich zusätzlich bei der Planung, Durchführung und Dokumentation interner und externer Audits. Du kannst den kantonalen Stellen die geforderten Nachweise effizient und strukturiert präsentieren.
Fazit: QM-Pflicht als Chance nutzen
Die kantonalen Auflagen zur Einführung eines QM-Systems mögen zunächst wie eine Bürde wirken. Mit dem richtigen Werkzeug wie ELIZA kannst du als Stiftung oder soziale Organisation diese Herausforderung jedoch meistern und sogar davon profitieren. Ein gelebtes, digitales QM-System reduziert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern verbessert nachhaltig die Qualität deiner Dienstleistungen, erhöht die Transparenz und stärkt das Vertrauen von Klienten, Angehörigen und Geldgebern.
Bist du bereit, die QM-Auflagen effizient zu erfüllen und deine Organisation zukunftsfit zu machen?
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was bedeutet QM für eine soziale Organisation oder Stiftung genau? QM bedeutet, systematische Prozesse zu etablieren, um die Qualität deiner Dienstleistungen kontinuierlich zu sichern und zu verbessern. Es geht darum, Abläufe klar zu definieren, Verantwortlichkeiten festzulegen, Risiken zu managen und sicherzustellen, dass die Bedürfnisse deiner Klienten und anderer Stakeholder erfüllt werden – und dies auch nachweisen zu können.
Warum fordern Kantone überhaupt ein QM-System? Kantone tragen oft eine Mitverantwortung für die Qualität der angebotenen sozialen Dienstleistungen, insbesondere wenn diese öffentlich finanziert werden. Mit der QM-Pflicht wollen sie sicherstellen, dass Organisationen professionell arbeiten, Ressourcen effizient einsetzen und eine hohe Betreuungs- oder Unterstützungsqualität gewährleisten. Es dient auch der Vergleichbarkeit und Transparenz.
Ist die Einführung eines QM-Systems nicht viel zu aufwändig für uns? Der initiale Aufwand ist nicht zu unterschätzen, aber er muss nicht riesig sein. Wichtig ist, pragmatisch vorzugehen und ein System zu wählen, das zu deiner Organisation passt. Eine digitale Lösung wie ELIZA kann den Aufwand erheblich reduzieren, indem sie Strukturen vorgibt, Dokumentationsarbeit vereinfacht und Prozesse automatisiert. Langfristig spart ein gutes QM-System sogar Zeit und Ressourcen.
Müssen wir eine bestimmte Norm wie ISO 9001 erfüllen? Das hängt von den spezifischen kantonalen Vorgaben ab. Manche fordern eine Zertifizierung nach einer bestimmten Norm, andere verlangen lediglich den Nachweis eines funktionierenden QM-Systems, das bestimmte Kernelemente (wie Prozessmanagement, Dokumentenlenkung, KVP) beinhaltet. ELIZA ist flexibel und unterstützt dich unabhängig davon, ob du eine spezifische Norm erfüllen musst oder nicht.
Wie hilft ELIZA konkret bei der Erfüllung kantonaler Auflagen? ELIZA hilft dir, die typischen Forderungen der Kantone strukturiert abzudecken:
- Prozessdokumentation: Einfaches Modellieren und Verwalten deiner Abläufe.
- Dokumentenlenkung: Zentrale, versionierte Verwaltung aller QM-Dokumente.
- Nachweisbarkeit: Alle relevanten Informationen sind zentral gespeichert und für Audits oder Berichte leicht zugänglich.
- Kontinuierliche Verbesserung (KVP): Systematisches Erfassen und Bearbeiten von Verbesserungsvorschlägen und Fehlermeldungen.
- Risikomanagement: Identifizieren und Bewerten von Risiken.