Mit der fortschreitenden Digitalisierung steigen die Anforderungen an Führungskräfte stetig an. Führungszyklen werden kürzer. War vor einigen Jahren eine Jahresplanung noch angebracht, so ist heute eine quartalsweise Vorgehensweise schon fast zwingend, um dem Tempo der Marktveränderungen gerecht zu werden. Neue Konzepte wie Lean Management oder kontinuierliche Verbesserung halten Einzug.

Gerade in der heutigen Zeit mit sehr vielen Unsicherheiten ist es wichtig, verlässliche Informationsquellen zu haben. Alle benötigten Informationen sollten zudem rasch im Zugriff sein, damit Entscheide basierend auf aktuellen Zahlen und Fakten gefällt werden können.

Lean Management: ein kurzer Überblick

Lean Management bedeutet „Werte ohne Verschwendung schaffen“. Ziel ist es, alle Aktivitäten, die für die Wertschöpfung notwendig sind, optimal aufeinander abzustimmen und überflüssige Tätigkeiten (Verschwendung, japanisch „muda“) zu vermeiden. Dazu gilt es, das bestehende System aus zwei Perspektiven zu überprüfen und zu verbessern: aus der Sicht des Kunden, dessen Wünsche nach Verfügbarkeit, Individualität, Qualität und Preisgestaltung es möglichst optimal zu erfüllen gilt, und aus der Sicht des Unternehmens selbst, das profitabel funktionieren und seine Wettbewerbsfähigkeit verbessern muss.

Folgende 8 Punkte bilden die Grundlage von Lean Management:

• Ausrichtung aller Tätigkeiten auf den Kunden (Kundenorientierung)
• Konzentration auf die eigenen Stärken
• Optimierung von Geschäftsprozessen
• Ständige Verbesserung der Qualität (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess, KVP)
• Interne Kundenorientierung als Unternehmensleitbild
• Eigenverantwortung, Empowerment und Teamarbeit
• Dezentrale, kundenorientierte Strukturen
• Offene Informations- und Feedback-Prozesse

Die folgenden 5 Tipps zeigen, wie die Lean Management Konzepte praktisch umgesetzt werden können:

Tipp 1: Informationsmanagement in sicherem Umfeld (Private Cloud)

CEOs und Führungskräfte müssen sensitive Informationen sicher und einfach verwalten können. Sitzungen, Protokolle, Beschlüsse und Aufgaben sind oft hochsensibel und dürfen nicht in fremde Hände gelangen (wer liest eigentlich alles mit?). Deshalb ist die eigene IT Infrastruktur nicht unbedingt dafür geeignet, da Mitarbeitende aus verschiedenen Gründen Zugriff auf die Daten haben können (interne IT, Systemadministration, Backups lesen).

Besser ist es, den Arbeitsbereich für Strategie und operative Führung in eine geschützte Cloud Umgebung zu einem Daten-Treuhänder auszulagern. So sind die Daten von unbefugten Zugriff geschützt.

Tipp 2: Sitzungen, Beschlüsse und Aufgaben elektronisch verwalten

Bisher wurden Sitzungen mit Word vorbereitet, die Unterlagen per E-Mail versendet und die Beschlüsse und Aufgaben in einem Excel festgehalten. Diese Vorgehensweise birgt viele Risiken, da vertrauliche Informationen in unterschiedlichen Postfächern gespeichert werden. Zudem gilt die Übertragung per Email als unsicher. Das Führen von Beschlusslisten und Aufgabenlisten mit Excel ist auf eine einzige Person limitiert.

Mit modernen Online Lösungen für die Sitzungs- und Protokollverwaltung können Sitzungen von der Planung bis zur Protokollierung vollständig elektronisch abgewickelt werden. Beschlüsse können ebenfalls strukturiert erfasst werden. Dadurch kann auch eine automatische Beschlussliste erstellt werden, welche stets auf dem neusten Stand ist. Aufgaben und Pendenzen können auf derselben Plattform erfasst und verfolgt werden.

Tipp 3: Elektronische Kanban Boards für Strategie und Jahresplanung

Das Kanban Prinzip eignet sich hervorragend, um Jahresplanungen, Projekte und Strategieprozesse zu visualisieren.

Bei Kanban wird ein sogenanntes Kanban Board mit verschiedenen Spalten (ToDO, Doing, Done) erstellt. Die Spalten können aber beliebig angepasst werden (Monate, Projektphasen, Prozessphasen, etc.). Meist gelingt die optimale Darstellung des Boards nicht auf den ersten Versuch. Durch kontinuierliche Verbesserungen am Board kann die optimale Konfiguration mit der Zeit erarbeitet werden. So greifen die Zahnräder immer besser ineinander.

Jahresziele oder Marketingpläne werden so mit entsprechend aufgebauten Kanban Boards umgesetzt werden. Dies hat den Vorteil, dass am Prozess beteiligte Personen zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über den Stand der Arbeiten haben.

Feedback und Kommentare können direkt bei den entsprechenden Cards hinterlegt werden.

Tipp 4: Internes Kontrollsystem (IKS) mit Chancen- und Riskiomanagement

Ein durchgängiges Chancen- und Risikomanagement ist bei modernen Führungsinstrumenten nicht mehr wegzudenken. Ein integriertes IKS Modul erlaubt ein umfassendes Risikomanagement mit Prozessrisiken, Projektrisiken oder Vertragsrisiken. Statt bisher Risiken in einer Excel Liste zu verwalten, bieten moderne IKS Lösung die strukturierte und nachvollziehbare Erfassung von Chancen und Risken an. Die Risikomap wird dabei automatisch erstellt. Massnahmen und Kontrollen können pro Risiko definiert werden. Ein automatisiertes IKS Reporting erlaubt die Dokumentation des Risikoverlaufs sowie aller Massnahmen und Kontrollen für die externe Revisionsstelle.

Tipp 5: Systematisches Management von Ideen und Kundenreklamationen und kontinuierliche Verbesserung (KVP)

Die besten Ideen werden nicht realisiert, weil sie verloren gehen Ein systematisches Ideenmanagement bildet die Grundlage für erfolgreiche Innovationen. Ideen sollten einfach erfasst und diskutiert werden können.

Ein elektronische Führungsinstrument sollte deshalb von überall her im Zugriff sein. Manchmal ist es einfach wichtig, dass man seine Gedanken zu einer Problemstellung direkt am richtigen Ort hinterlegen kann, idealerweise auch mit dem Smartphone. Ist eine Idee erstmal erfasst, so sollte diese systematisch weiter bearbeitet werden.

Die Verbesserungen erfolgen dabei in kleinen Schritten und kontinuierlich. So können Massnahmen rasch umgesetzt werden und deren Wirksamkeit laufen überprüft werden.

Was bietet ELIZA?

Mit ELIZA kann Lean Management praktisch umgesetzt werden. Das modulare Konzept erlaubt eine Schrittweise EInführung von Lean Management und kann auch nur für einen bestimmten Teil des Unternehmens (Geschäftsführung, Forschung, Entwicklung) eingesetzt werden.

• Alle Führungsinstrumente vereint in einer einfach zu bedienender Plattform
• Erfolgreiche Führungskräfte haben stets einen Überblick über alle Sitzungen, Protokolle, Beschlüsse, Pendenzen.
• Ein integriertes internes Kontrollsystem (IKS) wird zum unentbehrlichen Führungsinstrument.
• Risiken, Chancen, Ziele mit dem IKS Modul verwalten Kennzahlen jederzeit im Zugriff
• Strategie und Businessplan können mit dem immer beliebter werdenden Kanban-Prinzip dokumentiert werden.
• Geschützte Plattform in einer sicheren Schweizer Cloud Umgebung
• Nicht einsehbar von eigenen Mitarbeitern
• Ausserhalb der eigenen IT Infrastruktur, über sichere Verbindung und optional mit 2-Faktor Authentifizierung gesichert.
• Sicheres Backup in Schweizer private Cloud

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