Die Schritte vom Entwurf bis zur Aufschaltung von einem neuen Dokument/Prozess im QM nennt sich Freigabeprozess.

Ein Blogbeitrag von ELIZA-Partner Dario Schlegel, Erfolgsmanufaktur.ch

Was ist ein Freigabeprozess?

Ein Freigabeprozess im Qualitätsmanagement ist das entscheidende Bindeglied zwischen der Entwicklung und der Implementierung von Dokumenten und Prozessen, die die Qualität innerhalb einer Organisation gewährleisten sollen. Dieser Prozess dient als Qualitätssicherungsmechanismus, der sicherstellt, dass alle Dokumente, Verfahren und Prozesse vor ihrer Veröffentlichung und Anwendung einer gründlichen Überprüfung und Genehmigung unterzogen werden.

Der Freigabeprozess beginnt typischerweise mit der Erstellung oder Überarbeitung von Dokumenten und Prozessen durch eine dafür verantwortliche Person. In dieser Phase werden Inhalte generiert, die den Anforderungen und Zielen des Unternehmens entsprechen. Anschließend erfolgt eine formale Prüfung durch eine qualifizierte Person oder Abteilung, oft repräsentiert durch den Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB), die die Dokumente auf ihre Konformität mit internen und externen Vorgaben, ihre formale Korrektheit sowie auf Vollständigkeit und Verständlichkeit überprüft.

Nach dieser kritischen Überprüfung erfolgt die Freigabe durch eine autorisierte Person, meist eine Führungskraft oder eine speziell benannte Freigabeinstanz. Sie prüft die Inhalte auf ihre Richtigkeit und Relevanz für das Unternehmen und gibt sie frei, wenn alle Kriterien erfüllt sind. Erst nach dieser Freigabe werden die Prozesse und Dokumente offiziell in das Qualitätsmanagementsystem aufgenommen und sind somit für die Mitarbeiter bindend.

Durch die verschiedenen Stufen des Freigabeprozesses wird gewährleistet, dass nur qualitativ hochwertige und geprüfte Inhalte das Licht der Organisation erblicken, was zur kontinuierlichen Verbesserung der Unternehmensprozesse beiträgt und die Einhaltung von Qualitätsstandards wie der ISO 9001 unterstützt. ELIZA erleichtert und digitalisiert diesen mehrstufigen Freigabeprozess durch ein intuitives Workflow-System, das Transparenz, Effizienz und Nachvollziehbarkeit in das Qualitätsmanagement bringt.

Eine kleine Geschichte, um den Ablauf praxisnah kennenzulernen

Die Bedeutung des Freigabeprozesses im Qualitätsmanagement kann kaum überschätzt werden. Es ist der kritische Pfad, auf dem die Sorgfalt und Aufmerksamkeit jedes einzelnen Beteiligten die Qualität des Endergebnisses sichert. In diesem Blogbeitrag tauchen wir tief in das Herz des Freigabeprozesses mit ELIZA ein, einem System, das speziell entwickelt wurde, um die Effizienz und Präzision in Schweizer und deutschen KMUs zu steigern.

Wir beginnen mit einer alltäglichen Situation: Anita, die Prozess- und Dokumentenverantwortliche, steht vor der Herausforderung, den Rekrutierungsprozess aufgrund einer Unternehmensinitiative zur Ausbildungsförderung zu überarbeiten. Sie nutzt ELIZA, um einen neuen, strukturierten Prozess zu entwerfen. Dieser Prozess muss jedoch verschiedene Stufen durchlaufen, bevor er offiziell in das System aufgenommen wird. Von der sorgfältigen Prüfung durch Jan, dem QM-Beauftragten, bis hin zur abschließenden Freigabe durch Lea, die Leiterin der zentralen Dienste – jeder Schritt ist entscheidend.

1) Anita erstellt einen Prozess sowie mehrere Dokumente. Sie ist Prozess-/Dokumentenverantwortliche

Anita arbeitet im HR und ist dort unter anderem für die Lernenden zuständig und für diesen Bereich Prozessverantwortliche. Aufgrund einer Ausbildungsoffensive des Unternehmens wird es künftig deutlich mehr Auszubildende geben. Bisher lief dies unstrukturiert und Anita möchte dies verbessern. Sie hat den Rekrutierungsprozess in ELIZA gezeichnet, je eine Checkliste für die Rekrutierung und Einführung erstellt sowie einige weitere Formulare und Hilfsmittel erarbeitet. Der erarbeitete Prozess und die zugehörigen Dokumente kann und darf Sie nicht direkt in ELIZA aufschalten. Sie sendet diese via Freigabeworkflow direkt in ELIZA an Jan zur Prüfung.

2) Jan prüft, ob formal alles korrekt ist. Er ist der Prüfer

Jan ist im Betrieb von Anita für das QM zuständig, er ist der QMB.

Jan prüft, ob der Prozess korrekt gezeichnet ist und die erarbeiteten Dokumente den internen Vorgaben (Struktur, Vorlage mit Kopf.-/Fusszeilen, …) entsprechen. Ebenso achtet er darauf, dass die Dokumente am richtigen Ort im QM aufgeschaltet werden und stellt sicher, dass es keine Doppelspurigkeit oder Widersprüche mit bereits bestehenden Dokumenten gibt. Wenn alles OK ist, gibt Jan in ELIZA via Freigabeworkflow sein OK und leitet es zur Freigabe weiter. Ansonsten weist er es an Anita zurück und unterstützt Sie bei Bedarf im Überarbeiten.

3) Lea kontrolliert, ob der Prozess und die Dokumente inhaltlich korrekt ist. Sie ist für die Freigabe zuständig

Lea ist im Unternehmen für die zentralen Dienste zuständig. Dazu gehört auch das HR. Sie erhält von Jan via ELIZA die geprüften Dokumente und den Prozess. Sie checkt den Inhalt der Dokumente und des Prozesses. Zusammen mit Anita und der Leitung Finanzen passen Sie den Schritt mit der internen Lohnmeldung im Prozess noch leicht an und gibt anschliessend in ELIZA alles frei.

Ab der Dokumentenfreigabe erhält das Dokument ein neues Freigabedatum und ist für alle gültig und verfügbar. Anita wird die involvierten Personen informieren. Sie war mit diesen bereits bei der Prozesserstellung im Austausch. Dies kann Sie in ELIZA via Streams als Intraneteintrag umsetzen oder auch per Mail oder Teams die relevanten Gruppen per Link informieren.

Die Firma von Lea, Jan und Anita arbeitet mit ELIZA für die Prozess- und Dokumentenverwaltung. Wäre der Prozess überarbeitet und nicht neu erstellt worden, hätte Sie direkt in ELIZA zuerst eine Entwurfskopie erstellt und diese anschliessend in die Prüfung und Freigabe geschickt. ELIZA kümmert sich im Hintergrund automatisch um Archivierung, Versionierung usw.

Mehrstufige Freigabeprozesse

Das, was oben in dieser Geschichte beschrieben ist, nennt sich Freigabeprozess. Dieser kann aus unterschiedlich vielen Stufen erfolgen. Am häufigsten sind 2- oder 3-stufige Freigabeprozesse. ELIZA bietet beide Möglichkeiten. Ein Dokument/Prozess kann durch eine Befugte Person auch direkt vom Prüfstatus in den Status «freigegeben» überführen.

3-stufiger Freigabeprozess

• Erstellung/Überarbeitung
• Prüfung
• Freigabe

2-stufiger Freigabeprozess

In einigen (meist kleineren) Betrieben kann auch ein 2-stufiger Freigabeprozess ausreichen. Bei diesem erfolgt die Prüfung und Freigabe durch dieselbe Funktion.

• Erstellung/Überarbeitung
• Prüfung/Freigabe

Mit der Freigabe ist der Freigabeprozess abgeschlossen. Es gilt nun, die relevanten Personen zu informieren und ggf. auch instruieren.

Beschrieb der Funktionen und Aufgaben im Freigabeprozess

1) Prozessverantwortliche Person (wird manchmal auch Eignerin/Eigner oder owner bezeichnet)

Übernimmt die Verantwortung für den Inhalt, die Aktualisierung und die Umsetzung der zugeteilten Prozesse und Dokumente. Führt regelmässig Überprüfungen der Prozesse und Dokumente durch.

2) Prüferin / Prüfer

Überprüft neu eingeführte oder veränderte Prozesse und Dokumente auf ihre formale Korrektheit. Entspricht Dokument/Prozess den internen Vorgaben. Stellt sicher, dass es nicht zu detailliert oder zu allgemein gehalten ist und stellt sicher, dass die Verantwortlichkeiten klar geregelt sind. Je nach Ausgangslage prüft die Person auch, ob weitere interne/externe Anforderungen (Norm, Zertifizierung …) eingehalten werden. Der/die Prüfer/Prüferin ist bezüglich Qualitätsmanagement ein Sparringspartner für die Prozessverantwortlichen im Betrieb.

3) Freigabe

Prüft die erarbeiteten Dokumente/Prozesse auf inhaltliche Richtigkeit und ob der Prozess oder das Dokument so freigegeben werden kann. Meist ist dies eine Linienvorgesetzte. Sie ist damit eine fachliche Sparringpartnerin für die Prozessverantwortlichen im Betrieb.

Wie setzt man dies technisch um?

Mit ELIZA ist der Freigabeprozess einfach und aktiv durch die Software unterstützt. ELIZA kümmert sich von der Entwurfskopie über die Prüfung und Freigabe bis zur Archivierung der bisherigen Version von Dokumenten oder Prozessen. Wenn das Modul Templatesprache genutzt wird, sorgt ELIZA auch vollautomatisch für eine korrekte Kopf- und Fusszeile mit Freigabedatum und Zuständigkeiten.

Es geht theoretisch auch ohne Software. Das Dokument kann in entsprechenden Ordnern organisiert werden oder via Mail/Teams der jeweils nächsten Funktion/Station zugestellt werden. Sie müssen sich in diesem Fall jedoch selbst um Anpassungen in Kopf-/Fusszeile, Verteilung, Archivierung, Versionierung usw. kümmern.