Wir haben grossartige Neuigkeiten für dich! Das Dokumentenmanagementmodul in ELIZA wurde mit zwei wertvollen Funktionen erweitert, die dir eine noch bessere Kontrolle und Übersicht über deine Dokumente bieten.

Modul “Dokumente”

• Versionsverwaltung und Versionshistorie: Mit dem aktuellen ELIZA-Release haben wir die Verwaltung von Dokumentversionen und die dazugehörige Historie erheblich verbessert. Ab sofort können Nutzer*innen in der Historie jedes Dokuments den vollständigen Verlauf einsehen. Dies umfasst alle Aktionen, die an einem Dokument vorgenommen wurden (wie z.B. Freigabe, Prüfung oder Archivierung) sowie alle neuen Versionen, die im Zuge dieser Aktionen erstellt wurden.

• Änderungen bei Statuswechseln: Bei einem Statuswechsel eines Dokuments wird zukünftig keine neue Version mehr erstellt. Stattdessen wird nur ein Eintrag in der Historie des Dokuments sowie in den Workflow-Kommentaren hinzugefügt. Neue Versionen werden ausschliesslich dann erstellt, wenn tatsächliche Änderungen am Dokument vorgenommen wurden, was eine effizientere Nachverfolgung und Verringerung der Versionsflut ermöglicht.

• Einführung einer internen Revisionsnummer: Jedes Dokument erhält nun eine interne Revisionsnummer, die zusätzlich zur eindeutigen ID (Laufnummer) des ELIZA-Dokuments und der Versionsnummer der aktuellen Version vergeben wird.

• Erweiterte Aktionen in der Historie erst ab diesem Release: Die erweiterten Aktionen in der Historie werde erst bei neuen Änderungen nachgeführt

Beispiel einer Dokumenten-ID: 77-3 (77 ist die Laufnummer in ELIZA und 3 ist die Version)

Folgende neue Variablen sind bei der Template-Sprache neu hinzugekommen:

Diese Neuerungen führen zu einer Vereinfachung und erhöhter Übersichtlichkeit des Dokumentenmanagements in ELIZA und tragen dazu bei, den Anforderungen verschiedener Normen noch besser gerecht zu werden.

Neuer Tab im DMS (Dokumentenmanagement-System):

• Im Modul Dokumentenmanagement wurde eine bedeutende Funktionserweiterung vorgenommen. Ein neuer Tab “Zuletzt freigegeben” wurde hinzugefügt. Dieser Tab bietet den Nutzer*innen eine übersichtliche Auflistung aller kürzlich freigegebenen Dokumente, was eine schnelle Orientierung und Zugriff auf die neuesten Versionen von Dokumenten ermöglicht.
• Diese Funktion erleichtert die Kontrolle über Dokumentenfreigaben und unterstützt die Nutzer*innen dabei, stets die aktuellsten Dokumente im Blick zu behalten.

Diese Neuerungen sind darauf ausgerichtet, deine Dokumentenverwaltung noch effizienter zu gestalten. Wir sind sicher, dass dir diese Erweiterungen helfen werden, deine Aufgaben schneller und einfacher zu erledigen. Viel Erfolg mit dem verbesserten Dokumentenmanagement in ELIZA!

Mit den neuesten Erweiterungen unseres Dokumentenmanagementmoduls setzen wir einen weiteren Meilenstein in der Benutzerfreundlichkeit und Effizienz. Die verbesserte Übersicht über die Dokumentenhistorie und der neue Tab 'Zuletzt freigegebene Dokumente' werden unseren Nutzern helfen, ihre täglichen Aufgaben noch schneller und einfacher zu bewältigen. Bei ELIZA stehen unsere Kunden im Mittelpunkt, und wir arbeiten kontinuierlich daran, ihre Bedürfnisse und Anforderungen bestmöglich zu erfüllen.

Bernhard Bühlmann, CEO der ELIZA AG

Weitere Neuerungen in diesem Release

ELIZA Grundfunktionen

• Benachrichtigungs-E-Mails: Um die Sichtbarkeit von Benachrichtigungs-E-Mails im E-Mail-Posteingang zu verbessern und eine Gruppierung ähnlicher E-Mails zu verhindern, haben wir eine funktionelle Erweiterung vorgenommen. Ab sofort wird am Ende des Betreffs jeder Benachrichtigungs-E-Mail die aktuelle Zeit hinzugefügt. Diese Massnahme ermöglicht eine bessere Unterscheidung zwischen einzelnen Benachrichtigungen und erleichtert die Nachverfolgung spezifischer Ereignisse.

• Anpassung der Verwaltung von Periodizitäten: Mit dem neusten Update von ELIZA erweitern wir die Möglichkeiten zur Festlegung von Periodizitäten innerhalb des Moduls Prozesse. Nutzer*innen können jetzt Wiederholungen für Aktivitäten oder Prüfungen noch präziser festlegen, zum Beispiel durch das Hinzufügen von halbjährlichen Perioden (alle zwei Jahre), indem sie bei der Anzahl der Messungen pro Jahr den Wert 0,5 eintragen. Dies erlaubt die Angabe von Dezimalstellen bei der Anzahl von Messungen pro Jahr, wodurch Periodizitäten flexibler gehandhabt werden können. Diese Neuerung findet sich in den Einstellungen des Moduls Prozesse und bietet eine verbesserte Anpassung an spezifische Anforderungen von Qualitätsmanagement-Systemen.

Modul Organisation & HR

• Datum bei Organigramm hinzugefügt: In der neuesten Version von ELIZA haben wir die Anzeige des Datums der letzten Änderung am Organigramm eingeführt. Diese Information wird nicht nur in der modernen Darstellungsform innerhalb der Plattform angezeigt, sondern erscheint ebenfalls beim PDF-Export des Organigramms. Diese Erweiterung verbessert die Transparenz von Organisationsstrukturen und erleichtert den Nachweis über die zeitliche Gültigkeit von Organigrammen bei Audits und internen Überprüfungen.

Modul “Streams”

• Streams Verbesserung: Ab sofort können Benutzerinnen innerhalb eines Stream-Ordners mit nur einem Klick alle angesammelten Stream-Nachrichten als “Gelesen” markieren. Diese Funktion kommt besonders dann zum Einsatz, wenn Benutzerinnen nach einer Abwesenheit (z.B. Urlaub) eine grössere Menge an Stream-Meldungen vorfinden und schnell den Überblick wiedererlangen möchten. Es ist jedoch zu beachten, dass durch diese Aktion nicht sichergestellt wird, ob die Nachrichten tatsächlich im Detail gelesen wurden. Diese Funktion dient der Vereinfachung der Verwaltung von Streams und der Effizienzsteigerung im Umgang mit Informationsfluten.

• Erweiterung der Attachment-Funktionen in Streams: In den Streams von ELIZA ist es nun möglich, unbegrenzt viele Dateien oder Bilder anzuhängen. Diese Verbesserung bietet den Nutzern mehr Flexibilität und erleichtert die Kommunikation und den Informationsaustausch innerhalb des Unternehmens. Ob Präsentationen, Dokumente oder Bilder – Nutzer können jetzt sämtliche relevanten Dateien in Streams problemlos teilen und diskutieren. Diese Funktion unterstützt eine effizientere und umfassendere Kollaboration im Team.

Modul “Spaces”

• Archivierung von Kanban-Boards: In diesem Release führen wir eine wichtige Funktion zur weiteren Verbesserung des Projektmanagements ein. Nutzerinnen haben jetzt die Möglichkeit, Kanban-Boards zu archivieren. Diese neue Funktion findet sich im Drei-Punkte-Menü auf der Board-Stufe. Durch Auswahl des Menüpunkts „Board archivieren“ gelangen die Nutzerinnen zu einer Übersicht aller Cards, die sich aktuell auf dem betreffenden Board befinden. Mit einem Klick auf „Archivieren“ werden sowohl alle Cards als auch das Board selbst auf den Status „Archiviert“ gesetzt. Archivierte Boards sind in der Übersicht des jeweiligen Spaces, ganz unten in einer separaten Liste, einsehbar. Diese Funktion ermöglicht eine klarere Strukturierung und bessere Übersichtlichkeit von Projekten sowie die effiziente Archivierung abgeschlossener oder pausierter Aufgaben.

Modul “Vertragsverwaltung”

• Erweiterte Suche in der Vertragsverwaltung: Mit dem neuesten Update von ELIZA wird die Suchfunktion innerhalb der Vertragsverwaltung bedeutend verbessert. Nutzer*innen können nun in der Ordneransicht nach spezifischen Begriffen suchen, wobei die Suche nicht nur die Titel der Verträge, sondern auch sämtliche Inhalte der zugehörigen Dokumente umfasst. Dies ermöglicht eine schnelle und effiziente Auffindbarkeit relevanter Informationen und Dokumente, selbst wenn sich grosse Mengen an Verträgen im System befinden. Diese Funktion trägt zur Vereinfachung der Dokumentenhandhabung und zur Steigerung der Produktivität bei.

AI Assistant

• Automatische Titelgenerierung im AI Assistant: Eine beträchtliche Verbesserung erlebt die Nutzererfahrung mit unserem AI Assistant in diesem Release. Es ist nun möglich, den Titel eines Chats automatisch generieren zu lassen, um die Übersichtlichkeit und Auffindbarkeit von Chats weiter zu verbessern. In der Detailansicht eines Chats ermöglicht das Betätigen des kreisrunden Pfeils rechts neben dem Titelfeld die automatische Erzeugung eines sinnvollen und aussagekräftigen Titels. Dieser Titel basiert auf der anfänglichen Anfrage des Nutzers sowie der ersten Antwort des AI Assistant. Mit dieser Funktion können Nutzer schnell und effizient sprechende Titel für ihre Chats erstellen, ohne manuell über einen passenden Titel nachdenken zu müssen.

• Unterstützung für das neue Model GPT 4o von OpenAI: Der AI Assistant unterstützt nun das neue Modell GPT 4o von OpenAI. Dieses Modell bietet eine verbesserte Leistung und Genauigkeit bei der Beantwortung von Fragen und Anfragen. Nutzer*innen können von den Vorteilen des neuen Modells profitieren und noch präzisere Antworten auf ihre Fragen erhalten.

Modul “Projekte”

• Ein neues Feld “Admins” wurde eingeführt, um die Verwaltung und Kontrolle des Zugriffs auf Projekte zu optimieren. Benutzer*innen, die als Admins eingetragen sind, haben ab sofort exklusive Bearbeitungsrechte für Projekte, insbesondere bei Projekten mit dem Status “Vertraulich”.

• Das bisher bekannte Feld “Beitragende” wurde in “Projektteam” umbenannt. Diese Änderung spiegelt besser den Zweck des Feldes wider, nämlich alle Teammitglieder zu erfassen, die Einsicht in das Projekt haben, jedoch keine Bearbeitungsrechte besitzen, sofern sie nicht zugleich als Admins aufgeführt sind.

• Durch die Einführung der beiden Felder “Admins” und “Projektteam” kann nun die Sichtbarkeit und Bearbeitbarkeit von Projekten deutlich besser gesteuert werden. Dies gewährleistet eine präzisere Zuweisung von Zugriffsrechten und stärkt den Schutz vertraulicher Informationen innerhalb von Projekten.

• Zusätzlich wurden in diesem Release verschiedene Darstellungen und Auflistungen innerhalb des Moduls Projekte optimiert, um die Nutzererfahrung zu verbessern und die Handhabung effizienter zu gestalten.

Diese Verbesserungen spiegeln ELIZAs Engagement wider, eine umfassende und benutzerfreundliche QM-Lösung anzubieten, die ständig an die Bedürfnisse und Feedbacks der Nutzer angepasst wird.

Modul “IKS”

• Verknüpfung von Massnahmen mit verschiedenen Objekten: Ein signifikantes Feature wurde in der aktuellen Version von ELIZA eingeführt. In dem Drei-Punkte-Menü jeder Massnahme ist es jetzt möglich, die Massnahme mit verschiedenen ELIZA-Objekten zu verknüpfen. Über ein Suchfeld innerhalb des Menüs können Nutzer*innen spezifische ELIZA-Objekte suchen und auswählen, mit denen sie die Massnahme verbinden möchten. Dies erlaubt es, Massnahmen effizient mit unterschiedlichen Objekten wie Risiken, Projekten oder Verträgen zu verknüpfen und sorgt für eine noch tiefere Integration und Nachvollziehbarkeit von zusammenhängenden Prozessen und Dokumentationen innerhalb der Plattform.

Modul “Prozesse”

• Periodizität der Überprüfung bei Prozessen: Eine wichtige Neuerung im Bereich des Prozessmanagements wurde implementiert. Nutzer können nun eine Periodizität für die regelmässige Überprüfung einzelner Prozesse festlegen. Diese Funktion ermöglicht es, die Überprüfungszyklen direkt bei der Erstellung oder Bearbeitung eines Prozesses zu definieren, was eine kontinuierliche Qualitätskontrolle und Prozessoptimierung unterstützt. Dadurch können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Prozesse regelmässig evaluiert und bei Bedarf angepasst werden, um Effizienz und Compliance zu gewährleisten.

• Keine neuen Verknüpfungen bei freigegebene Prozessen: Neu dürfen keine Verknüpfungen mehr im BPMN hinzugefügt werden, wenn der Prozess freigegeben ist.

Modul “Benutzerverwaltung”

• Erweiterte Benutzerverwaltung: Die Benutzerverwaltung in ELIZA wurde umfassend erweitert, um eine bessere Übersicht und einfachere Verwaltung der Gruppen und Berechtigungen zu ermöglichen. Die neue Struktur umfasst die Reiter Systemgruppen, Organisationseinheiten und Funktionen:

• Systemgruppen: Zeigt alle von ELIZA automatisch generierten Gruppen an. Hier können nun direkt die zugewiesenen Berechtigungen eingesehen werden, was eine klare Übersicht darüber gibt, welche Gruppe welche Zugriffsrechte besitzt.

• Organisationseinheiten: Präsentiert die Gruppen, die basierend auf den zugeordneten Organisationseinheiten und Mitarbeitenden erstellt werden.

• Funktionen: Liste die Gruppen auf, die durch die Zuordnung von Mitarbeitenden zu bestimmten Funktionen automatisch generiert werden.

Zusätzlich wurde die Funktionalität eingeführt, dass Benutzende direkt in Systemgruppen zugeordnet werden können. Diese Zuordnung kann nun flexibel entweder direkt im Benutzerprofil oder in der entsprechenden Systemgruppe vorgenommen werden. Diese Neuerung verbessert die Flexibilität und Effizienz in der Benutzerverwaltung und erleichtert die Handhabung von Berechtigungen innerhalb der Organisation.

Hast du Fragen zum neuen Update oder möchtest du mehr über ELIZA erfahren? Kontaktiere uns gerne oder besuche unsere Website für weitere Informationen und Unterstützung. Wir freuen uns darauf, dich auf deinem Weg zu einem verbesserten Qualitätsmanagement zu begleiten!