Im Gesundheitswesen geht es um mehr als nur um medizinische Versorgung – es geht um Patientensicherheit, lückenlose Dokumentation und strenge Compliance. Ein funktionierendes Qualitätsmanagement (QM) ist hier kein optionales Extra, sondern das Rückgrat jeder erfolgreichen Arztpraxis, Klinik, Spitex-Organisation oder Pflegeeinrichtung. Doch oft wird das QM als bürokratische Last empfunden, die wertvolle Zeit frisst.
Kennst Du das? Veraltete Dokumente kursieren im Team, Prozesse sind unklar und die Vorbereitung auf das nächste Audit sorgt für Stress. Diese Engpässe kosten nicht nur Nerven, sondern bergen auch erhebliche Risiken.
Die gute Nachricht: Es geht auch anders. Wir zeigen Dir die fünf häufigsten Engpässe im QM des Gesundheitswesens und wie Du sie mit der Schweizer QM-Lösung ELIZA elegant und nachhaltig löst.
Engpässe im Qualitätsmanagement: Eine Analyse der verborgenen Herausforderungen
🎧 Podcast-Episode zum Thema
Hör Dir jetzt die passende Podcast-Episode an, in der wir die wichtigsten Engpässe im Qualitätsmanagement ausführlich besprechen:
Engpass 1: Dokumenten-Chaos und Versionskonflikte
Das Problem: Behandlungsstandards, Hygienepläne, Arbeitsanweisungen und Notfallprozeduren – die Menge an wichtigen Dokumenten ist riesig. Sie werden oft auf verschiedenen Laufwerken gespeichert, per E-Mail versendet und lokal bearbeitet. Das Resultat: Niemand weiss, welche Version die aktuell gültige ist. Im Ernstfall kann das fatale Folgen haben.
Die Lösung mit ELIZA: Das Dokumentenmanagement in ELIZA zentralisiert alle Deine Dokumente an einem einzigen, sicheren Ort. Dank der Integration von Office Online bearbeitest Du Word- oder Excel-Dateien direkt im Browser. Nach jeder Änderung erstellt ELIZA automatisch eine neue, nachvollziehbare Version. Die Freigabeworkflows stellen sicher, dass nur geprüfte Dokumente für Dein Team sichtbar sind.
Praxisbeispiel: Ein neuer Hygieneplan wird erstellt. Nach der Prüfung durch die QM-Verantwortliche wird er freigegeben und ist sofort für alle Mitarbeitenden gültig. Ein QR-Code auf dem Ausdruck am Desinfektionsspender ermöglicht es jedem, mit dem Smartphone die Gültigkeit des Dokuments in Echtzeit zu prüfen. Veraltete Anweisungen gehören der Vergangenheit an.
Engpass 2: Undefinierte Prozesse und Zuständigkeiten
Das Problem: Wer ist für die Bestellung von medizinischem Material zuständig? Wie läuft der Aufnahme-Prozess für einen neuen Patienten ab? Wenn Prozesse nicht klar visualisiert und Verantwortlichkeiten nicht eindeutig zugewiesen sind, kommt es zu Fehlern, Verzögerungen und Frustration im Team.
Die Lösung mit ELIZA: Mit dem Prozessmanagement-Modul zeichnest und dokumentierst Du alle Deine Abläufe nach dem international anerkannten BPMN-Standard. Du verknüpfst Prozessschritte direkt mit zuständigen Funktionen, Dokumenten oder Checklisten. Das automatisch erstellte, interaktive Organigramm im Organisation & HR-Modul zeigt klar auf, wer welche Rolle im Unternehmen innehat. So weiss jeder im Team genau, was zu tun ist.
Engpass 3: Lückenhaftes Fehlermanagement (CIRS) und träge Verbesserungen
Das Problem: Fehler und Beinahe-Fehler (Near Misses) sind wertvolle Lernchancen. Doch oft ist der Meldeprozess umständlich oder die Angst vor Schuldzuweisungen hemmt die Mitarbeitenden. So bleiben wichtige Erkenntnisse zur Verbesserung der Patientensicherheit ungenutzt.
Die Lösung mit ELIZA: Das Modul “Meldungen” digitalisiert Dein Critical Incident Reporting System (CIRS) und Dein gesamtes Verbesserungswesen. Mitarbeitende können Meldungen einfach und auf Wunsch auch anonym über einen QR-Code oder einen Link einreichen – sogar ohne ELIZA-Login. Das verantwortliche Team analysiert die Meldung, definiert Sofort- und Korrekturmassnahmen und verfolgt deren Umsetzung direkt in ELIZA. So etablierst Du eine offene Fehlerkultur und einen gelebten kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP).
Engpass 4: Ineffizientes Onboarding und fehlende Kompetenzübersicht
Das Problem: Neue Mitarbeitende müssen schnell und umfassend eingearbeitet werden. Gleichzeitig müssen die Qualifikationen und Zertifikate des gesamten Teams (z.B. für medizinische Geräte oder spezifische Behandlungen) lückenlos nachgewiesen werden. Eine manuelle Verwaltung mit Excel-Listen ist fehleranfällig und zeitintensiv.
Die Lösung mit ELIZA: Kombiniere mehrere Module für ein perfektes Personalmanagement. Im Organisation & HR-Modul verwaltest Du mit dem Skills- und Kompetenzenmanagement alle Qualifikationen und deren Ablaufdaten. Das Tutorials-Modul nutzt Du für interne E-Learnings zu Hygienevorschriften oder zur Bedienung neuer Geräte. Den kompletten Einarbeitungsprozess bildest Du transparent auf einem Kanban-Board ab, sodass jeder weiss, welche Aufgaben noch offen sind.
Engpass 5: Audit-Stress und mangelnde Compliance-Nachweise
Das Problem: Ein bevorstehendes ISO 9001-Audit oder eine behördliche Prüfung löst oft Hektik aus. Das Zusammensuchen von Nachweisen, Prozessbeschreibungen und Risikobewertungen aus verschiedenen Ordnern und Systemen ist ein enormer Aufwand.
Die Lösung mit ELIZA: ELIZA ist Dein integriertes Managementsystem (IMS). Im Modul “Kontext & IKS” dokumentierst Du Risiken und Chancen und verknüpfst sie direkt mit Prozessen und Massnahmen. Im Auditmanagement-Modul planst und dokumentierst Du Deine internen und externen Audits zentral. Auf Knopfdruck hast Du alle relevanten Informationen zur Hand. Du zeigst dem Auditor live im System, wie Prozesse gelebt, Risiken bewertet und Normenkapitel erfüllt werden. Audits werden so vom Stressfaktor zur einfachen Übung.
Dein intelligenter QM-Experte: Der ELIZA AI Assistant
Stell Dir vor, Du hast einen Assistenten, der Dir hilft, Prozessbeschreibungen zu formulieren, Checklisten für Audits zu erstellen oder Schulungsunterlagen zu konzipieren. Genau das leistet der ELIZA AI Assistant. Er ist direkt in die Plattform integriert und unterstützt Dich als Experte bei der Erstellung und Optimierung Deiner QM-Inhalte. Das spart nicht nur Zeit, sondern steigert auch die Qualität Deiner Dokumentation.
Dein Weg zu einem schlanken und wirksamen QM
Hör auf, gegen Engpässe anzukämpfen und beginne, Dein Qualitätsmanagement als strategisches Werkzeug für mehr Sicherheit und Effizienz zu nutzen. ELIZA ist mehr als nur eine Software – es ist Dein zentrales Nervensystem für ein lebendiges und normkonformes QM, entwickelt und gehostet in der Schweiz.
Bist Du bereit, die Engpässe in Deinem Qualitätsmanagement zu beseitigen und mehr Zeit für Deine Kernaufgaben zu gewinnen?
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Häufig gestellte Fragen zu Qualitätsmanagement-Engpässen
Wie kann ELIZA bei der Versionskontrolle von Dokumenten helfen?
Ist ELIZA für kleinere Praxen oder Pflegeeinrichtungen geeignet?
Wie unterstützt ELIZA bei der Audit-Vorbereitung?
Können Mitarbeitende anonym Meldungen über das CIRS-System einreichen?
Wo werden die Daten in ELIZA gespeichert?
Wie funktioniert das Onboarding neuer Mitarbeitender mit ELIZA?
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