IKS und Managementsystem für Schweizer Gemeinden
Internes Kontrollsystem, Prozessmanagement und Lean Management für die öffentliche Verwaltung
Verwaltest du noch mit Excel und Word – oder arbeitest du schon lean?
ELIZA ist die professionelle Lösung für Schweizer Gemeinden, Städte und Kantone – entwickelt für die besonderen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung. Internes Kontrollsystem (IKS), Prozessmanagement, Risikomanagement und Lean Management vereint in einer sicheren Schweizer Cloud-Lösung. Erfolgreich im Einsatz beim Kanton Schwyz.
ELIZA für Gemeinden – Die Vorteile auf einen Blick
IKS konform umsetzen
Internes Kontrollsystem nach Schweizer Vorgaben – Risiken, Kontrollen und Massnahmen systematisch führen
Prozesse digitalisieren
Kernprozesse mit BPMN dokumentieren, terminieren und überwachen – Transparenz für alle
Lean Management einführen
Kanban-Boards für agile Zusammenarbeit – effizienter und zielgerichteter arbeiten
Swiss Made & Hosted
Schweizer Software mit Datenhosting in der Schweiz – höchste Datensicherheit
Kennst du diese Herausforderungen in der öffentlichen Verwaltung?
Excel- und Word-Chaos
IKS-Risikomatrix in Excel, Prozessterminlisten in Word, Pendenzenlisten in Outlook – wer findet da noch was?
Excel- und Word-Chaos
So löst ELIZA das Problem:
- Zentrale Ablage statt verstreute Dateien
- Datenbankgestützte Risiken und Kontrollen
- Automatisch generierte IKS-Risikomap
- Volltextsuche über alle Prozesse und Dokumente
Fehlende Transparenz
Wer ist wofür zuständig? Welche Kontrollen sind fällig? Welche Prozesse laufen?
Fehlende Transparenz
So löst ELIZA das Problem:
- Organigramm mit Zuständigkeiten
- Prozesslandkarte mit Verantwortlichkeiten
- Automatische Erinnerungen für Kontrollen
- Dashboard mit Übersicht für Führungskräfte
Zeitaufwändige Zusammenarbeit
Projekte im klassischen Wasserfallmodell, Sitzungen mit Word-Protokollen, keine kollaborativen Tools.
Zeitaufwändige Zusammenarbeit
So löst ELIZA das Problem:
- Kanban-Boards für agile Projektarbeit
- Elektronisches Sitzungsmanagement
- Zusammenarbeit mit externen Partnern
- Integrierte Videokonferenz (Jitsi)
Bewährt im Einsatz: Kanton Schwyz
Lean Management im Amt für Finanzen des Kantons Schwyz
Das Amt für Finanzen des Kantons Schwyz ist federführend in der digitalen Transformation der kantonalen Verwaltung. In einem Pilotprojekt wurde das Konzept des Lean Managements während einem Jahr praktisch mit ELIZA umgesetzt.
Eingesetzte Module:
- ✅ Aufgaben (Kanban) – Pendenzenlisten in Excel durch Kanban-Boards ersetzt
- ✅ Sitzungsmanagement (Spaces) – Verschiedene Sitzungen online vorbereitet und dokumentiert
- ✅ Projektportfoliomanagement – Rund 20 Entwicklungsprojekte in ELIZA geführt
- ✅ Prozessmanagement – Kernprozesse inklusive Risiken, Kontrollen und Massnahmen terminiert
“ELIZA ermöglicht uns in einfacher und übersichtlicher Weise die Kernprozesse abzuwickeln, unsere Kern- und Projektaufgaben zu verwalten, die Risiken zu steuern und unsere Sitzungen zu verwalten, zu dokumentieren und unkompliziert über die eingebundene Video-Plattform Jitsi abzuhalten.”
– Hermann Grab, Leiter Amt für Finanzen Kanton Schwyz
Internes Kontrollsystem (IKS) für Schweizer Gemeinden
Das IKS ist für Schweizer Gemeinden ab einer bestimmten Grösse Pflicht. ELIZA hilft dir, ein nachhaltiges und einfach zu pflegendes IKS in 5 Schritten zu implementieren:
1. Aufbauorganisation
Die Basis:
- Organigramm mit allen Abteilungen und Mitarbeitenden
- Funktionen und Zuständigkeiten definieren
- Stellenbeschreibungen und Kompetenzprofile
- Skills-Management für Übersicht über Fähigkeiten
Resultat: Transparenz über “Wer macht was?”
2. Prozesslandkarte
Prozesse dokumentieren:
- Kernprozesse mit BPMN modellieren
- Unterstützungsprozesse definieren
- Managementprozesse abbilden
- Prozessverantwortliche zuordnen
Resultat: Übersicht über alle Geschäftsprozesse
3. Risikomanagement, Chancen und Ziele
Risiken systematisch erfassen:
- Risiken mit Eintretenswahrscheinlichkeit und Schadensausmass bewerten
- Chancen identifizieren
- Strategische und operative Ziele definieren
- Automatisch generierte Risikomap
Resultat: Risiken im Griff, Chancen nutzen
4. Massnahmen und Kontrollen
Kontrollen implementieren:
- Kontrollaktivitäten zu Risiken definieren
- Massnahmen mit Fristen und Verantwortlichkeiten
- Automatische Erinnerungen bei Fälligkeiten
- Dokumentation aller Kontrollergebnisse
Resultat: IKS wird gelebt, nicht nur dokumentiert
5. IKS Reporting
Automatische Berichte:
- IKS-Reporting auf Knopfdruck
- Übersicht über alle Risiken und Kontrollen
- Export als Word oder Excel
- Dashboard für Führungskräfte und Gemeindeverwaltung
Resultat: Audit-sichere Nachweise jederzeit verfügbar
6. Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)
Verbesserungen systematisch umsetzen:
- Ideenmanagement für Mitarbeitende
- Verbesserungsvorschläge erfassen und bewerten
- Massnahmen nachverfolgen
- Erfolg messen und dokumentieren
Resultat: Kontinuierliche Optimierung der Prozesse
Lean Management in der öffentlichen Verwaltung
Projekte, Aufgaben, Sitzungen und Prozesse digitalisieren
Lean Management und öffentliche Verwaltung – ein Widerspruch?
Nein! Das Amt für Finanzen des Kantons Schwyz beweist, dass Lean Management auch in der öffentlichen Verwaltung funktioniert.
Die Ausgangslage 2019:
- ❌ Sitzungen mit Word-Protokollen und Pendenzenlisten
- ❌ Prozess-Terminlisten in Excel
- ❌ Projektadministration mit Word, Excel und PowerPoint
- ❌ Aufgaben und Termine in Outlook
- ❌ Projekte im klassischen Wasserfallmodell
Die Lösung mit ELIZA:
✅ Kanban-Modul – Pendenzenlisten durch Kanban-Boards ersetzt ✅ Sitzungsmanagement (Spaces) – Sitzungen online vorbereitet und dokumentiert ✅ Projektportfoliomanagement – Alle Entwicklungsprojekte zentral geführt ✅ Prozessmanagement – Kernprozesse inklusive Risiken und Kontrollen terminiert
Besonders hilfreich während der Corona-Pandemie:
- Integrierte Videokonferenz (Jitsi) für Remote-Sitzungen
- Kanban für effiziente Team-Zusammenarbeit im Homeoffice
- Projektübersicht mit Ampelstatus jederzeit abrufbar
Geschäftskontrolle mit Kanban
Überblick über alle Geschäfte behalten
Dem Amt für Finanzen werden vom Regierungsrat, von anderen Departementen und der gesetzlichen Aufgabenerfüllung Geschäfte zugewiesen. Um stets den Überblick zu behalten, wurde ein Kanban-Board mit verschiedenen Spalten erstellt:
- 📥 Eingang – Neue Geschäfte
- 🔍 In Bearbeitung – Aktuelle Arbeiten
- ⏳ Wartend – Geschäfte, die auf Input warten
- ✅ Erledigt – Abgeschlossene Geschäfte
Vorteile:
- Transparenz für das gesamte Team
- Engpässe frühzeitig erkennen
- Prioritäten klar definiert
- Effiziente Zusammenarbeit
Geschäftsprozesse mit BPMN dokumentieren
Beispiel: Prozess “Jahresrechnung erstellen”
Das Massnahmenmodul von ELIZA wird zur Umsetzung der internen Kernprozesse eingesetzt:
✅ Prozess modellieren – Mit integriertem BPMN-Editor zeichnen ✅ Prozess beschreiben – Detaillierte Beschreibungen und Verantwortlichkeiten ✅ Massnahmen steuern – Abwicklungsschritte mit Fristen und Zuständigkeiten ✅ Prozess überwachen – Status-Übersicht und automatische Erinnerungen
BPMN-Standard:
- International anerkannter Standard
- Verständlich für alle Beteiligten
- Export und Import möglich
- Dokumentation für Audits
IKS in 5 Schritten implementieren
So führst du ELIZA in deiner Gemeinde oder Stadt ein
Workshop buchen (kostenlos)
Buche einen kostenlosen Workshop. Wir erstellen gemeinsam eine auf deine Gemeinde zugeschnittene ELIZA Testinstallation.
Aufbauorganisation erfassen (1-2 Tage)
Erfasse Organigramm, Funktionen und Zuständigkeiten. Die Basis für dein IKS.
Prozesslandkarte erstellen (3-5 Tage)
Dokumentiere deine Kernprozesse mit BPMN. Definiere Prozessverantwortliche und Schnittstellen.
Risiken und Kontrollen definieren (2-3 Tage)
Erfasse Risiken mit Bewertung, definiere Kontrollen und Massnahmen. ELIZA generiert automatisch die IKS-Risikomap.
Produktiv nutzen und optimieren
Nutze ELIZA täglich für IKS-Reporting, Prozessmanagement und kontinuierliche Verbesserung.
Alle Funktionen für deine Gemeinde
Das bekommst du mit ELIZA
IKS Management
Internes Kontrollsystem nach Schweizer Vorgaben umsetzen
IKS Management
Enthalten:
- Risiken und Chancen erfassen
- Automatisch generierte Risikomap
- Kontrollen mit Fristen
- IKS-Reporting auf Knopfdruck
Prozessmanagement
Geschäftsprozesse mit BPMN dokumentieren und steuern
Prozessmanagement
Enthalten:
- BPMN-Editor integriert
- Prozesslandkarte
- Prozessverantwortliche
- Versionierung und Freigabe
Personalmanagement
Organigramm, Funktionen und Skills-Management
Personalmanagement
Enthalten:
- Automatisch generiertes Organigramm
- Funktionen und Zuständigkeiten
- Skills-Matrix
- Stellenbeschreibungen
Kanban-Boards
Agile Aufgabenverwaltung für Teams
Kanban-Boards
Enthalten:
- Beliebige Spalten definieren
- Aufgaben mit Fristen
- Team-Übersicht
- Geschäftskontrolle
Sitzungsmanagement
Sitzungen online planen und dokumentieren
Sitzungsmanagement
Enthalten:
- Sitzungskalender
- Traktandenliste
- Beschlüsse und Pendenzen
- Integrierte Videokonferenz
Projektportfolio
Projektübersicht mit Ampelstatus und Reporting
Projektportfolio
Enthalten:
- Alle Projekte auf einen Blick
- Ampelstatus (rot/gelb/grün)
- Projekt-Reporting
- Meilensteine und Fristen
Vertragsverwaltung
Verträge mit Fristenkontrolle und Erinnerungsfunktion
Vertragsverwaltung
Enthalten:
- Zentrale Vertragsablage
- Fristenkontrolle
- Automatische Erinnerungen
- Vertragsdokumente
Swiss Cloud
Sicheres Hosting in der Schweiz – DSGVO-konform
Swiss Cloud
Enthalten:
- Schweizer Rechenzentrum
- Tägliche Backups
- SSL-Verschlüsselung
- 99.9% Verfügbarkeit
Premium Support
Persönlicher Support durch Schweizer Experten
Premium Support
Enthalten:
- E-Mail und Telefon Support
- Kostenlose Workshops
- Video-Tutorials
- Regelmässige Updates
Häufig gestellte Fragen zu ELIZA für Gemeinden
Ist ELIZA für kleinere Gemeinden geeignet?
Ja, ELIZA ist für Gemeinden jeder Grösse geeignet:
- Kleine Gemeinden (< 5 Mitarbeitende): Fokus auf IKS und Prozessdokumentation
- Mittlere Gemeinden (5-20 Mitarbeitende): IKS, Prozesse, Kanban und Sitzungsmanagement
- Grössere Gemeinden/Städte (> 20 Mitarbeitende): Alle Module inkl. Projektportfolio und Vertragsverwaltung
Die modulare Struktur erlaubt es, mit den wichtigsten Funktionen zu starten und später zu erweitern.
Wo werden die Daten der Gemeinde gespeichert?
Alle Daten werden ausschliesslich in Schweizer Rechenzentren gespeichert:
- 🇨🇭 Swiss Made & Hosted – Hosting nur in der Schweiz
- 🔐 DSGVO-konform – Höchste Datenschutzstandards
- 🔒 SSL-verschlüsselt – Sichere Datenübertragung
- 💾 Tägliche Backups – Deine Daten sind sicher
- 🔑 2-Faktor-Authentifizierung – Zusätzlicher Schutz
ELIZA ist eine Schweizer Software von ELIZA AG mit Sitz in Bern. Ideal für öffentliche Verwaltungen.
Wie lange dauert die Einführung von ELIZA?
Die Einführung von ELIZA geht sehr schnell:
- Woche 1: Kostenloser Workshop, Testinstallation wird erstellt
- Woche 2: Aufbauorganisation und Organigramm erfassen
- Woche 3-4: Prozesslandkarte und Kernprozesse dokumentieren
- Woche 5-6: IKS-Risiken, Kontrollen und Massnahmen definieren
- Ab Woche 7: Produktiv nutzen und kontinuierlich optimieren
Insgesamt: 6-8 Wochen bis zur vollständigen Produktivnutzung.
Was kostet ELIZA für unsere Gemeinde?
ELIZA bietet flexible Preismodelle für öffentliche Verwaltungen:
- Kostenloser Workshop: Wir erstellen gemeinsam eine Testinstallation
- 60 Tage kostenlos testen: Try-and-Buy ohne Verpflichtung
- Ab CHF 15.00 pro Benutzer/Monat: Transparente Preise
- Rabatte für öffentliche Verwaltungen: Spezialkonditionen für Gemeinden, Städte und Kantone
Jetzt kostenlosen Workshop buchen oder persönliches Angebot anfragen.
Bekomme ich Unterstützung bei der IKS-Implementierung?
Ja, wir unterstützen dich umfassend:
- 🎓 Kostenloser Workshop – Wir bauen gemeinsam dein IKS in ELIZA auf
- 📞 Persönlicher Support – E-Mail und Telefon Support durch IKS-Experten
- 📚 IKS-Vorlagen – Vorgefertigte IKS-Konfiguration für Schweizer Gemeinden
- 🤝 Begleitung – Wir begleiten dich durch die gesamte Implementierung
- 🎥 Video-Tutorials – Schritt-für-Schritt Anleitungen für alle Module
Unser Support-Team besteht aus erfahrenen Beratern für öffentliche Verwaltungen.
Kann ich ELIZA auch für andere Abteilungen nutzen?
Ja, ELIZA ist ein integriertes Managementsystem:
- 🏛️ Finanzverwaltung – Prozesse, IKS und Controlling (wie beim Kanton Schwyz)
- 👥 Personalwesen – Organigramm, Skills-Management, Personaldossier
- 🏗️ Bauverwaltung – Projekte, Verträge, Prozesse
- 📋 Sozialwesen – Prozessdokumentation, Qualitätsmanagement
- 🚒 Rettungswesen – Checklisten, Schulungsmanagement, IKS
Alle Abteilungen können auf einer gemeinsamen Plattform arbeiten – mit individuellen Zugriffsrechten.
Bereit für ein modernes IKS in deiner Gemeinde?
Buche jetzt einen kostenlosen Workshop. Wir erstellen gemeinsam eine auf deine Gemeinde zugeschnittene ELIZA Testinstallation, die du 60 Tage kostenlos nutzen kannst. Keine Kreditkarte erforderlich.
Erfolgreich im Einsatz beim Kanton Schwyz – jetzt auch für deine Gemeinde.