80% aller Ideen gehen verloren, weil sie nicht aufgeschrieben werden.

Bernhard Bühlmann, CEO ELIZA AG

In der heutigen, dynamischen Wirtschaftsumfeld müssen sich Unternehmen und Organisationen ständig verbessern und verändern können. Eine Informelle Herangehensweise ist zwar pragmatisch, jedoch können Ideen, Fehler und Verbesserungsvorschläge nicht systematisch nachverfolgt und ausgewertet werden.

Wie ein systematischer Aufbau eines KVP Prozesses aussehen kann zeige ich in den folgenden 5 Schritten:

Schritt 1: Fehler- und Verbesserungskultur etablieren

In meinem früheren Unternehmen wurde Erfolge vermeldet und gefeiert - auch wenn sie noch so klein waren, Misserfolge wurde jedoch meist “unter den Teppich gewischt”. Als Führungskraft habe somit nur von Erfolgen erfahren. Viel wichtiger wäre es gewesen, ich hätte Fehler, Kundenreklamationen oder Verbesserungsvorschläge erhalten. Folgende Punkte können zu einer guten Fehlerkultur beitragen:

• Nur wer Fehler macht kann sich verbessern: Erfolgreiche Menschen sind keinesfalls immun gegenüber Fehlern. Sie verfügen einfach über Eigenschaften, um aus ihnen zu lernen.
• Schuldzuweisungen vermeiden
• Eine Möglichkeit schaffen Fehler und kritische Ereignisse auch anonym melden zu können.

Schritt 2: Prozesse und Verantwortliche definieren

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Damit eine kontinuierliche Verbesserung stattfinden kann, müssen zuerst die Geschäftsprozesse sowie die dafür verantwortlichen Personen definiert werden. Hierzu wird eine Prozesslandkarte definiert, welche die wichtigsten Prozesse im Unternehmen übersichtlich darstellt. Pro Prozess wir eine verantwortliche Person festgelegt, welche dann auch zuständig ist für die Beurteilung, Bearbeitung und Umsetzung der Meldungen zuständig ist.

Schritt 3: Ideen und Verbesserungsvorschläge sammeln

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Idealerweise können Ideen, Verbesserungsvorschläge oder das Melden von kritischen Ereignissen mit einem einfachen und übersichtlichen Formular elektronisch erfasst werden. Wichtig ist dabei, dass die Meldungen von überall her direkt erfasst werden können, insbesondere mit dem Smartphone. Denn 80% aller Ideen gehen verloren weil sie nicht aufgeschrieben werden. Nach Meldungseingang kann diese vom KVP-Team analysiert und beurteilt werden.

Schritt 4: Vorschläge systematisch analysieren und Massnahmen zur Umsetzung definieren

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Verbesserungsvorschläge, Ideen, Fehler, Vorfälle oder Kundenreklamationen können Zusammengefasst als Q-Meldungen beschrieben werden. Dabei steht das Q für Qualität, denn es geht in jeder Meldung um die Verbesserung der Qualität in einem Unternehmen. Q-Meldungen sollten deshalb in einem einzigen Formular Online erfasst werden können. Die Q-Meldungen werden anschliessend von einem Q-Team beurteilt und zur Bearbeitung an die entsprechenden Abteilungen weitergeleitet.

Schritt 5: Umsetzung und Wirksamkeitsprüfung

Q-Meldungen werden von einer zentralen Stelle angenommen, intern geprüft und dann an die zuständigen Stellen oder Personen zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet. Die Q-Meldungen werden zudem mit den betroffenen Prozessen verknüpft. So kann mit der Zeit eine prozessbezogene Auswertung von Verbesserungsvorschlägen, Ideen, Kundenreklamationen und Incidents (Fehler) erstellt werden.

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Wie kann ELIZA unterstützen?

Um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess in ELIZA umzusetzen werden folgende Module benötigt:

• Organisation &HR: Organisationseinheiten und Mitarbeitende erfassen, damit Q-Meldungen zugeordnet werden können
• Prozesse: Dokumentation der wichtigsten Geschäftsprozesse (Porzesslandkarte), damit Q-Meldungen Prozessen zugeordnet werden können
• Spaces mit Kanban Boards: Bearbeitung von Q-Meldungen im Team
• Q-Meldungen: Erfassen von Q-Meldungen mit Beilagen (Fotos, PDF, etc)

Über ELIZA

ELIZA ist die einfach zu bedienende QM Software aus der Schweizer Cloud und verbindet Prozesse, Organisation, Wissen und Controlling (IKS) in einer übersichtlichen Oberfläche.

ELIZA erlaubt die Dokumentation, Messung und Überwachung von Geschäftsprozessen in Organisationen und Teams.

Als Führungscockpit mit integrierten Managementsystem unterstützt ELIZA täglich Führungskräfte und Mitarbeitende bei Entscheiden oder liefert wichtige Informationen und Kennzahlen, welche sonst mühsam in verschiedenen Systemen nachgefragt werden müssten.

Ein übergreifendes Risikomanagement erlaubt die Definition, Dokumentation und Überwachung von Risiken in verschiedenen Bereichen (IKS-Risiken, Prozessrisiken, Vertragsrisiken, Projektrisiken).

ELIZA wird von der gleichnamigen Berner Firma ELIZA AG als Schweizer Cloud Lösung für IKS, Qualitätsmanagement gemäss ISO 9001, Risikomanagement und Prozessdokumentation angeboten und kann als Software-as-a-Service (SaaS) oder integriert in der eigenen IT-Umgebung eingesetzt werden.

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