Die richtige Qualitätsmanagementsoftware (QMS) ist für jedes Unternehmen unerlässlich, das den Anforderungen der internationalen Norm ISO 9001 entsprechen möchte. Aber welche QMS ist die richtige? In diesem Artikel lernst du die Kriterien kennen, nach denen du eine QMS auswählen kannst, die zu deinem Unternehmen und deinen Bedürfnissen passt.
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1. Qualitätsmanagement-Software – worauf sollten Unternehmen achten?
Qualitätsmanagementsoftware ist ein wesentliches Instrument für Unternehmen, die Qualität sicherstellen und kontinuierlich verbessern möchten. Sie hilf dir, die Richtlinien verschiedener Normen, wie zum Beispiel der ISO 9001:2015, einzuhalten. Damit die Software deinen Anforderungen entspricht, solltest du bei der Auswahl folgende Kriterien beachten:
Hohe Flexibilität
Die Qualitätsmanagementsoftware sollte zunächst eine hohe Flexibilität aufweisen. Das bedeutet, dass sie sich an die spezifischen Bedürfnisse deines Unternehmens anpassen lässt. So können beispielsweise unterschiedliche Prozesse abgebildet werden. Auch die Integration in bestehende Systeme sollte möglich sein.
Intuitive Bedienung
Ebenso wichtig ist eine intuitiv bedienbare Oberfläche. Du solltest die Software ohne umfangreiche Schulung problemlos bedienen können. Auch hier bieten flexible Lösungen Vorteile, da sie individuell an die Bedienoberfläche des Unternehmens angepasst werden können.
Moderne Web-Oberfläche
Darüber hinaus ist es wichtig, dass die QM-Software dem aktuellen Stand der Technik entspricht. So sollte sie beispielsweise über eine moderne Web-Oberfläche verfügen, um von jedem Standort aus auf die Daten zugreifen zu können. Auch die Sicherheit der Daten sollte durch moderne Verschlüsselungstechnologien gewährleistet sein.
Mobile App aus der Cloud
Cloud-basierte Apps sind heutzutage sehr beliebt. Sie bieten viele Vorteile, zum Beispiel die einfache Verwaltung und Aktualisierung von Daten sowie die hohe Flexibilität bei der Nutzung. Auch für Unternehmen sind Cloud-Apps interessant, da sie so ihre IT-Infrastruktur kostengünstig aufbauen oder erweitern können.
Passendes Preis-Leitungsverhältnis
Zu guter Letzt sollte auch der Preis der Qualitätsmanagementsoftware berücksichtigt werden. Dabei ist es wichtig, nicht nur den Lizenzpreis, sondern auch die Kosten für Schulung und Support zu berücksichtigen. Nur so kann sichergestellt werden, dass dein Unternehmen langfristig mit der Software zufrieden ist.
2. Funktionen einer QM-Software für ISO 9001
QM-Software sollte die Prozesse des Qualitätsmanagements unterstützen und dir dabei helfen, Fehler zu minimieren und Kosten zu sparen. Dazu bieten die meisten Systeme eine Vielzahl von Funktionen, die im Folgenden kurz vorgestellt werden:
Dokumentenmanagement und Dokumentenlenkung
Ein wesentlicher Bestandteil jedes QM-Systems ist das Dokumentenmanagement. Hier werden alle relevanten Unterlagen gesammelt, versioniert und verwaltet. So können beispielsweise Mitarbeiter jederzeit auf die aktuellste Fassung eines Dokuments zugreifen und sich so stets über die neuesten Richtlinien informieren. Informationen wie Arbeitsanweisungen oder Checklisten können ebenfalls über das System bereitgestellt und somit jederzeit aktualisiert werden.
Die QM-Software unterstützt die Erstellung, Freigabe und Verteilung der Dokumente sowie deren Versionierung.
Prozesslandkarte und Prozessmanagement mit Flussdiagrammen (BPMN)
Prozessmanagement ist die systematische Herangehensweise an die Gestaltung, Steuerung und Überwachung von Unternehmensprozessen. Die Zielsetzung von Prozessmanagement ist es, die Prozesse deines Unternehmens so zu gestalten, dass sie dich bei der Erreichung deiner unternehmerischen Ziele unterstützen. Prozessmanagement umfasst die Planung, Steuerung und Kontrolle von Unternehmensprozessen. Dabei geht es sowohl um die Gestaltung neuer Prozesse als auch um die Verbesserung bestehender Prozesse. Ziel von Prozessmanagement ist es, die Prozesse eines Unternehmens so zu gestalten, dass sie optimal zur Erreichung der unternehmerischen Ziele beitragen.
Die BPMN-Notation dient als Modellierungssprache in der Prozesslandkarte. Die Prozesslandkarte ist ein wichtiges Werkzeug, um die unternehmensweiten Prozesse transparent darzustellen und anschaulich zu machen. Sie ermöglicht es, die unterschiedlichen Prozesse eines Unternehmens miteinander zu vergleichen und so Schwachstellen aufzudecken. Die Prozesslandkarte ist eine wichtige Grundlage für die Weiterentwicklung des Prozessmanagements.
Umsetzung des kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) gemäss ISO 9001
Die Umsetzung des Kontinuierlichen Verbesserungsprozess ist ein wesentlicher Bestandteil der Prozesslandschaft und sollte daher entsprechend beachtet werden. Der KVP ist ein wichtiges Instrument, um die Prozesse kontinuierlich zu verbessern und so die Qualität sicherzustellen. Zudem sorgt er dafür, dass Fehler schnell erkannt und behoben werden. Der KVP muss zudem für die ISO 9001 nachgewiesen werden.
Massnahmen definieren, umsetzen und überwachen
Eine wichtige Komponente ist das Massnahmenmanagement. Es dient dazu, Probleme zu erkennen und Lösungen zu finden. Zudem werden hier die Ziele und KPI’s definiert und überwacht. Das Massnahmenmanagement ist somit ein wesentlicher Bestandteil des Prozessmanagements und sollte entsprechend beachtet werden.
Risikomatrix mit Risikomanagement, Massnahmen und Kontrollen
Ein weiterer wesentlicher Bestandteil einer Qualitätsmanagementsoftware ist das Risikomanagement. Hiermit kannst du potenzielle Risiken identifiziert und bewertet, um frühzeitig gegensteuern zu können. Zudem können Massnahmen und Kontrollen erstellt werden, um das Risiko so weit wie möglich zu minimieren.
Die Risikomatrix ist ein wesentliches Instrument im Risikomanagement. In dieser werden die identifizierten Risiken nach ihrer Wahrscheinlichkeit und Auswirkung bewertet. Auf Basis dieser Bewertung kannst du dann die Massnahmen erstellen, um das jeweilige Risiko zu minimieren oder ganz auszuschalten.
Interne und externe Audits planen, durchführen und dokumentieren
Audits sind ein wichtiger Teil des Qualitätsmanagements, da sie regelmässig durchgeführt werden müssen, um die Wirksamkeit des QM-Systems zu überprüfen. Die Auditverwaltung ermöglicht es dir, Audits einfach und effizient zu planen, durchzuführen und auszuwerten.
Prüf- und Messmittelverwaltung
In vielen Branchen ist die regelmäßige Kalibrierung von Prüf- und Messmitteln obligatorisch. Eine QM-Software unterstützt hier bei der Planung, Durchführung und Kontrolle der Kalibriertermine. Zudem können alle relevante Unterlagen, wie zum Beispiel Protokolle, an einem zentralen Ort gesammelt und verwaltet werden
Q-Meldungen systematisch erfassen und aufarbeiten
Viele Fehler, Mängel und Ausschussware werden durch die Kunden oder Lieferanten bemerkt. Hinweise darauf gelangen häufig nur mündlich an die entsprechende Stelle im Unternehmen. Um Q-Meldungen systematisch zu erfassen und auszuwertend, kann eine QM-Software helfen. Eine QM-Software ist also ein sehr nützliches Tool für jedes Unternehmen, da sie viel Arbeit in der Qualitätskontrolle und -verbesserung leistet. Sie sollte allerdings regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, damit sie ihren Zweck optimal erfüllt.
3. Die drei wichtigsten Kriterien bei der Auswahl einer QM-Software
Die drei wichtigsten Kriterien bei der Auswahl einer QM-Software sind Funktionalität, Skalierbarkeit und Kosten. Zu den weiteren Kriterien, die berücksichtigt werden sollten, gehören die Integration in bestehende Systeme, die Benutzerfreundlichkeit und der Support.
Funktionalität: Die QM-Software sollte alle relevanten Funktionen für Ihr Unternehmen bieten. Zu den häufig genutzten Funktionen gehören Dokumentenerstellung, Qualitätsplanung, Audits und Kontrollpläne, Messdatenerfassung und -auswertung sowie die Fehlerverfolgung. Skalierbarkeit: Die Software sollte skalierbar sein, d.h. sie kann an die wachsenden Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden.
Kostentransparenz: Vor dem Kauf der Software ist es wichtig zu prüfen, ob alle Kosten offengelegt sind und welche zusätzlichen Kosten entstehen können (z.B. für Updates oder Support).
Skalierbarkeit: Die Software sollte skalierbar sein, d.h. sie kann an die wachsenden Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden.
Weitere wichtige Kriterien sind:
Hosting in der Cloud: Wenn Sie eine QM-Software in der Cloud nutzen möchten, sollten Sie auf die Verfügbarkeit, Sicherheit und Zuverlässigkeit der Plattform achten.
Starkes Partnernetzwerk: Ein starkes Partnernetzwerkist für die erfolgreiche Implementierung einer QM-Software unerlässlich.
Funktionale Erweiterungen: Achten Sie bei der Auswahl einer QM-Software auf zusätzliche Funktionen wie Prozessmanagement, Dokumentenmanagement, Schulungsmanagement und Reporting.
Video-Tutorials und Schulungsunterlagen: Eine gute QM-Software sollte einfach zu installieren und zu bedienen sein. Achten Sie bei der Auswahl auf Anbieter, die umfassende Video-Tutorials und Schulungsunterlagen anbieten.
Kostenlose Testversion: Viele Anbieter bieten kostenlose Testversionen ihrer QM-Software an. Nutzen Sie diese Möglichkeit, um die Software ausgiebig zu testen und sicherzustellen, dass Sie alle Funktionen nutzen können.
4. Fazit: Worauf es bei der Auswahl einer QM-Software ankommt
Qualitätsmanagement-Software kann ein wertvoller Helfer im täglichen Qualitätsmanagement sein. Sie unterstützt die Mitarbeiter bei der Erfüllung ihrer Aufgaben und hilft, Fehler zu minimieren und Kosten zu sparen.
Um die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden, solltest du verschiedene Kriterien berücksichtigen, wie zum Beispiel die Funktionalität, die Kosten, die Integration in bestehende Systeme und die Benutzerfreundlichkeit. Nimm dir Zeit für die Evaluierung einer QM-Softwarelösung und stelle sicher, dass du die Lösung vorher ausgiebig testen kannst und sie alle deine Anforderungen erfüllt.
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