Organisation ist entscheidend für den Erfolg jedes Unternehmens. Ein professionelles Organigramm ist eine visuelle Darstellung der verschiedenen Bereiche und Mitarbeiter eines Unternehmens und hilft dabei, das Unternehmen effizienter zu organisieren. Hier erfährst Du alles über das Erstellen von professionellen Organigrammen!

Schau Dir in folgendem Video an, wie das funktioniert:

 

1. Was ist ein Organigramm?

Ein Organigramm, auch als Organisationsdiagramm oder Organisationschart bekannt, ist ein Tool, das Unternehmen und andere Organisationen verwenden, um ihre internen Strukturen darzustellen. Es zeigt die Beziehungen zwischen den verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitern einer Organisation. Darüber hinaus können Organigramme auch verwendet werden, um Prozesse zu visualisieren oder die Zuständigkeitsbereiche verschiedener Mitarbeiter darzustellen. Organigramme können in verschiedenen Formaten erstellt werden, von einfachen Liniendiagrammen bis hin zu detaillierteren grafischen Darstellungen. Sie können auch online erstellt und geteilt werden. Viele Unternehmen verwenden Organigramme, um ihre internen Strukturen regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren. Dies ist besonders wichtig, wenn sich die Organisation vergrössert oder verkleinert oder wenn sich die Zuständigkeiten der einzelnen Mitarbeiter ändern. Organigramme können auf verschiedene Weise erstellt werden, je nach den Bedürfnissen der Organisation. Einige Unternehmen bevorzugen einen einfachen Liniendiagramm-Ansatz, andere möchten möglicherweise eine grafisch ansprechendere Darstellung erstellen. In jedem Fall sollte das Organigramm so gestaltet sein, dass es leicht zu verstehen und zu interpretieren ist.

2. Automatisch erstellen oder von Hand zeichnen?

Wenn Du ein Organigramm erstellst, hast Du die Wahl, ob Du es von Hand zeichnest oder eine Software verwenden möchtest. Beide Methoden haben ihre Vor- und Nachteile. Wenn Du dich für eine manuelle Methode entscheidest, benötigst Du lediglich Papier und Stifte. Dies ist die einfachste Möglichkeit, um loszulegen und kann besonders nützlich sein, wenn Dein Unternehmen noch klein ist. Allerdings kann es schwieriger sein, das Diagramm zu aktualisieren oder zu ändern, wenn sich die Organisation weiterentwickelt. Softwarepakete bieten hingegen mehr Flexibilität bei der Gestaltung des Organigramms sowie beim Hinzufügen oder Löschen von Elementen. Zudem bieten moderne Software-Lösungen einen datenbankgestützte Erstellung des Organigramms an.

3. Wie kann das Organigramm aktuell gehalten werden?

Das Organigramm sollte regelmäßig aktualisiert werden, damit es den aktuellen Gegebenheiten der Organisation entspricht. Wenn sich in Deinem Unternehmen etwas ändert - zum Beispiel durch die Einführung eines neuen Geschäftsbereichs oder die Verlegung von Standorten -, solltest Du dies im Organigramm nachvollziehen. Dies gilt sowohl für Papier- als auch für softwarebasierte Lösung. Eine integrierte Software-Lösung aktualisiert das Organigramm automatisch, wenn die entsprechenden Daten sich ändern.

3. Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines professionellen Organigramms mit ELIZA

 

Schritt 1: Alle Mitarbeiter erfassen: Jeder Mitarbeiter hat ein Profil mit den relevanten Daten wie Name, Abteilung, Position, Kontaktdaten usw. in der HR-Software. Diese Daten werden in der Regel vom Systemadministrator oder vom HR-Team erfasst und in der Regel auch von den Mitarbeitern selbst aktualisiert.

Schritt 2: Alle benötigten Funktionen und Organisationseinheiten erfassen: Zunächst musst Du alle Funktionseinheiten identifizieren, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Dies können beispielsweise Abteilungen wie Verkauf, Marketing, Forschung und Entwicklung oder Produktion sein.

Schritt 3: Zuordnung der Funktionseinheit zum entsprechendem Vorgesetzten: Jede dieser Funktionseinheiten muss einem Vorgesetzten zugeordnet werden. In vielen Fällen ist es sinnvoll, mehrere Personen einer bestimmten Abteilung unter dem gleichen Manager zusammenzufassen.

Schritt 3: Zuordnen aller Mitarbeitenden zu richtigen Position: In ELIZA kannst Du die Mitarbeiter einfach an die richtige Stelle im Organigramm zuordnen, indem Du sie bei der entsprechenden Organisationseinheit hinzufügst - ganz ohne IT-Kenntnisse.

4. Tipps für das perfekte Organigramm

• Überlege Dir gut, wie viele Hierarchiestufen Du in Deinem Organigramm haben möchtest. Zu viele Stufen können unübersichtlich wirken und zu Missverständnissen führen. Achte darauf, dass alle Mitarbeiter im Organigramm eindeutig zugeordnet sind und keine Doppelzuteilungen entstehen.

• Nutze die Funktionen “Stabsstellen” und ”Partner”, um spezielle Organisationseinheiten im Organigramm hervorzuheben.

• Nutze die Möglichkeit, Farben in Deinem Organigramm zu verwenden. ELIZA bietet hier die passende Farbpalette an.

Falls Du also noch auf der Suche nach einer passenden Software für Dein Organigramm bist, dann solltest Du unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung unbedingt ausprobieren. Wir sind uns sicher, dass Du damit zu einem professionellen Ergebnis gelangen wirst.

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