In meinem Berufsalltag als QM-Coach und Auditor begegne ich immer wieder der Pseudodigitalisierung. Um wirklich effizient zu werden, sollte die Pseudodigitalisierung durch „richtige“ Digitalisierung ersetzt werden.
Am Beispiel einer Checkliste schauen wir uns dies etwas genauer an.
Die Digitalisierungsschritte:
1. Papier: das Mass aller Dinge
Mein erstes Managementsystem baute ich 2002 auf. Ich war damals Mitarbeiter in einem Arbeitsintegrationsprogramm und wir setzten uns das Ziel einer ISO-Zertifizierung. Das Managementsystem war in erster Linie digital aufgebaut, wurde aber auch für die Abteilungen auf Papier ausgedruckt. Die Checklisten und Formulare wurde auf Papier ausgefüllt.
2. Erste Schritte der Digitalisierung
Mein zweites Managementsystem, welches ich als Arbeitnehmer aufbauen durfte, war ausschliesslich digital. Die Zeit der ausgedruckten „Handbücher“ war definitiv vorbei. Aus den Papierformularen und Papierchecklisten, wurden Wordformulare und Wordchecklisten, welche am PC ausgefüllt und dann meistens ausgedruckt wurden. Die Eintrittscheckliste wurde im Idealfall zentral abgelegt und durch verschiedene Personen bearbeitet, wenn diese Ihren Teil des Onboarding-Prozesses abgeschlossen hatten. Meist war es aber so, dass die Checkliste im Unternehmen herumgemailt oder doch ausgedruckt wurde, da es mit den Schreibrechten und dem weiterleiten kompliziert geworden wäre.
In den letzten 10 Jahren hat sich ab diesem Punkt bei vielen Managementsystemen wenig weiterentwickelt.
Dieser Zustand ist eine Pseudodigitalisierung. Das Potential der Digitalisierung wird dabei zu wenig genutzt. – Dario Schlegel, Erfolgsmanufaktur
3. Die richtige Digitalisierung
Wir schauen uns dies beispielhaft anhand einer Checkliste für den Personaleintritt an. Das Ziel muss sein, dass nicht einfach eine „Word-Checkliste“ am Notebook anstelle von Papier ausgefüllt wird. Die bessere Alternative ist das Ablösen der Word-Checkliste durch eine digitale Lösung mit Mehrwert.
Beispiel: Einarbeitungs-Checkliste mit Eliza
Praktisch lässt sich dies mit einer guten QM-Softwarelösung umsetzen. Bei Eliza (Die Erfolgsmanufaktur ist Eliza Premium-Partner) lässt sich dies hervorragend mit den Boards umsetzen. Es können jedem Task Termine, Personen, Status und weitere Details zugewiesen werden. Die Einarbeitungs-Checkliste lässt sich in Eliza übrigens als Vorlage abspeichern und jederzeit wieder abrufen.
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Checkliste im Kanban-Format in Eliza
Vorteile der Eintritts-Checkliste mit ELIZA
- In Eliza können Sie eine Checkliste (Board innerhalb Spaces) für den kompletten Onboardingprozess abbilden.
- Sie können für jeder Pendenz (Card) eine Fälligkeit definieren, den Status angeben und eine zuständige Person festlegen.
- Dadurch haben alle Beteiligten stets den Überblick, was erledigt ist und welche Punkte noch pendent sind.
- Die Einarbeitungs-Checkliste lässt sich als Vorlage abspeichern, sodass beim nächsten Eintritt nur noch wenig geändert oder angepasst werden muss.
Die Boards in Eliza können übrigens noch viel mehr als eine Word-Checkliste. Sie können für jede Pendenz Notizen, Links oder weitere Checklistenpunkte hinzufügen.
Alternativen ohne QM-Software
Mit Planner von Office365 kann die Einarbeitung geplant, zuständige Personen zugewiesen und die Abarbeitung dokumentiert werden. Bedingung ist ein Microsoft 365-Abo für alle beteiligten Mitarbeitenden.
Ebenfalls gut funktionieren spezialisiertes Task-Tools wie Meistertask, Trello oder Todoist. In diesen werden Tasks den verschiedenen Mitarbeitenden zugewiesen und der Bearbeitungsstatus kann überwacht werden.
Meine Empfehlung
Hinterfragen Sie ihre bisherigen Checklisten. Es mag vereinzelt gute Gründe für eine Word-Checkliste oder Papiercheckliste geben, dann lassen sie diese, wie sie sind. Es wird aber diverse Instrumente geben, wo eine richtige Digitalisierung Mehrwert schafft.
Gerne coache oder berate ich Sie auf diesem Weg. Nehmen Sie einfach Kontakt mit mir auf.
