Bei meinen zahlreichen Besuchen bei KMU, Schweizer Gemeinden oder in städtischen oder kantonalen Verwaltungen habe ich festgestellt, dass in den wenigsten Fällen eine Übersicht über alle laufenden oder geplanten Projekte vorhanden war.

Zwar gab es vereinzelt Excel-Übersichten in den verschiedenen Abteilungen, jedoch fehlte für Führungskräfte eine Gesamtübersicht.

Wie sollte ein Software für ein effizientes und schlankes Projektportfoliomanagement aussehen? Diese Frage versuche ich in der Folge zu beantworten.

Projekte mit den wichtigsten Metadaten erfassen

Um eine rasche Übersicht über alle laufenden und geplanten Projekte zu erhalten, sollten diese in einer Online Datenbanklösung eingepflegt werden können. Neben den Standard Metadaten wie Titel, Beschreibung, Beginn und Ende sollten auch weitere Informationen wie Investitionsvolumen oder Anzahl benötigter Personentage (intern) erfasst werden können. Praktisch wäre es auch, wenn die Projektphasen erfasst werden könnten und das System eine automatisch Darstellung als Gantt-Diagramm bieten würde.

Projekte systematisch überwachen

Durch ein einfaches Ampelsystem können Projekte bewertet werden. Idealerweise kann die Auflistung durch Projektarten (Bauprojekt , Organisationsprojekt, IT-Projekt) strukturiert und gefiltert werden.

Kennzahlen wie Investitionswert, Anzahl benötigter interner Ressourcen in Personentagen oder der noch zu leistende Restwert sind auf einen Blick ersichtlich.

Integriertes Risikomanagement mit IKS

Zu einem ganzheitlichen Projektportfolio Management gehört auch das Risikomanagement. So sollten pro Projekt die wichtigsten Risiken erfasst und eingeschätzt werden. Wichtige periodische und einmaligen Massnahmen sollten ebenfalls pro Projekt verwaltet werden können.

Wer, wie was?

In grösseren Organisationen ist es zudem wichtig, dass Projekte auch Personen oder Organisationseinheiten zugeordnet werden können. So kann einerseits eine Übersicht über alle Projekte pro Abteiling oder pro Projektleiter erstellt werden, andererseits ist es auch möglich, Rückschlüsse auf stark belastete Ressourcen zu ziehen.

Reporting als Frühwarnsystem

Ein regelmässiges Reporting hilft, Probleme oder Engpässe früh zu erkennen. Pro Reporting sollten die Einschätzungen für Kostentrend, Termintrend und Qualitätstrend erfasst werden können. Nützlich sind auch Angaben über Kundenzufriedenheit oder der Stimmung im Projektteam. Wie steht es um die laufenden Kredite? Wenn man Kredite auch als Projekte sieht, so können diese ebenfalls im Projektportfoliomanagement erfasst und überwacht werden. Dies sorgt für Transparenz und Planungssicherheit.

Mit dem Projektportfolio Management von ELIZA zum Ziel

Moderne Software Lösungen aus der Cloud bieten eine rasche, kostengünstige und effiziente Möglichkeit, ein Projektportfolio zu erfassen und zu überwachen. Mit ELIZA kann ein Projektportfolio Management innert kürzester Zeit aufgebaut und nachhaltig gepflegt werden. Eine Beschreibung des Moduls ist hier zu finden.

Welchen Nutzen stiftet ELIZA?

Für Projektleiter:

• Übersicht über alle laufenden Projekte, effizientes und nachvollziehbares Projektreporting.

• Integriertes Risikomanagement mit einmaligen und periodischen Massnahmen

Für Führungskräfte:

• Gesamtübersicht über alle laufenden und geplanten Projekte mit Zuständigkeiten (Abteilung, Personen)

• Frühwarnsystem für Kosten, Termine und Qualität

Und was kostet das?

ELIZA kann schon ab CHF 15.00 pro Benutzer und Monat. Mehr zum Preismodell finden Sie hier

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