Spaces

Zusammenarbeit in Teams

Geschützte Arbeitsbereiche für Teams mit ToDo’s, Dokumenten und Sitzungen. Kanban und Listendarstellung.

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Übersichtliches Dashboard

Jeder Space verfügt über ein zentrales Dashboard, das alle wichtigen Informationen und Aktivitäten auf einen Blick zeigt.

ToDo Listen mit Kanban

Erstelle gemeinsam bewirtschaftete ToDo Listen und verwalte alle Informationen übersichtlich und strukturiert an einem Ort.

Testimonial

Mit Kanban können 80% aller Geschäftsprozesse abgebildet und im Team bearbeitet werden.
Bernhard Bühlmann, CEO ELIZA AG

Das Kanban-Prinzip verstehen

Das Kanban-Prinzip eignet sich hervorragend, um Geschäftsprozesse dynamisch abzubilden. Kanban-Boards bestehen aus einzelnen Spalten. Die Cards (ToDo’s) wandern dabei von einen Spalte zur anderen und dokumentieren so den Fortschritt einer Aufgabe. Auf diese Weise kann die Ausführung von Geschäftsprozessen zentral überwacht und verwaltet werden.

Starte mit unserer Kurzanleitung

Mit unserer Kurzanleitung kannst du in 7 Schritten das Kanban Prinzip umsetzen:

Schritt 1: Kanban Board erstellen
Schritt 2: Spalten bestimmen (je nach Geschäftsprozess)
Schritt 3: Aufgaben als Cards erfassen
Schritt 4: Weitere Benutzer einladen
Schritt 5: Gemeinsam am Fortschritt der Cards arbeiten
Schritt 6: Cards erledigen
Schritt 7: Erledigte Cards archivieren

Lade jetzt unsere PDF-Anleitung herunter.

Das Kanban Board

Das Kanban Board ist in verschiedene Spalten aufgeteilt. Die Spalten können flexibel benannt werden. Bei ELIZA startest du mit den vier klassischen Spalten “ToDo”, “Doing”, “Wait”, “Done”. Im Beispiel siehst du ein Kanban-Board für einen Einstellungsprozess.

Die Kanban Card

Die Kanban Card ist das zentrale Element. Die Card speichert alle benötigten Informationen und zeigt diese in der Übersicht auf dem Kanban Board.

Gemeinsames Bearbeiten einer Card

Eine Card kann von verschiedenen Personen bearbeitet werden. Dabei werden alle Aktionen als Antworten in der Card gespeichert. So wird der gesamte Verlauf der Card automatisch archiviert und nachgeführt. Cards haben folgende nützliche Eigenschaften:

Cards sind Aufgaben (Pendenzen) welche im Team bearbeiten werden können
Cards können beliebige Beilagen (Office Dokumente wie Word, Excel, PDF) oder auch Bilder (JPG, PNG) enthalten
Cards bewegen sich in Listen
Cards haben eine Frist
Cards können einer Person zugeordnet werden und erscheinen dann in ihrer Aufgabenliste

Mit Antworten den Fortschritt dokumentieren

In einer Antwort kann der Verlauf dokumentiert werden.
Die Card kann einer neuen Person zugewiesen werden
Es kann auch eine neue Beilage hochgeladen werden
Die Frist und die Labels können angepasst werden
Es kann beim Speichern gleichzeitig eine E-Mail Benachrichtigung an die betroffenen Personen gesendet werden.

Dein Nutzen

Für Führungskräfte: Übersicht über den Stand aller Aufgaben. Visualisierung des Fortschritts von Geschäftsprozessen.

Für Mitarbeitende: Automatische Dokumentation des Fortschritts. Persönliche Übersicht über alle Aufgaben.

Sitzungs- und Protokollverwaltung

Mit der Sitzungs- und Protokollverwaltung können Sitzungen online geplant, durchgeführt und dokumentiert werden. Beschlüsse werden strukturiert erfasst.

Mit ELIZA können Sitzungen komplett online abgehalten werden

Sitzungen erstellen: Eine neue Sitzung kann in einem geschützten Bereich (Space) erstellt werden.

Traktandenliste vorbereiten: Die Traktandenliste (Tagesordnungspunkte) kann pro Sitzung individuell angepasst werden. Anpassung der Reihenfolge via Drag&Drop Funktion.

Einladung elektronisch versenden: Die Einladung zur Sitzung erfolgt elektronisch. Dabei erhalten die Sitzungsteilnehmer einen sicheren Link zur Sitzung zugesendet. Die Unterlagen belieben somit auf der geschützten Plattform.

Sitzung protokollieren: Während der Sitzung erfolgt die Erstellung des Protokolls direkt im Webbrowser. Alle Teilnehmer sind somit immer auf dem neusten Stand.

Beschlüsse festhalten: Alle Beschlüsse der Sitzung können in der Datenbank erfasst werden. Eine Gesamtübersicht zeigt jederzeit den aktuellen Stand der Beschlüsse.

Protokoll elektronisch versenden: Sobald das Protokoll fertiggestellt ist, kann dies wiederum elektronisch an die Sitzungsteilnehmer mit einem sicheren Link versendet werden.

Sitzungen planen, vorbereiten, und dokumentieren

Mit ELIZA können die Traktanden einer Sitzung im Vorfeld mit Titel und Text befüllt und in der gewünschten Reihenfolge per Drag&Drop angeordnet werden. Die neue Sitzung erscheint im Sitzungs-Navigator in der rechten Spalte.

Beschlüsse nachvollziehbar festhalten

Beschlüsse können im Sitzungsmodul von ELIZA pro Traktandum festgehalten werden. Die Verknüpfung zwischen Beschluss und Traktandum bleibt dauerhaft bestehen. So kann auch im Nachhinein eruiert werden, welche Personen an der entsprechenden Sitzung anwesend waren.

Automatisch generiertes Beschlussprotokoll

Das Beschlussprotokoll wird durch ELIZA automatisch geführt. So kann jederzeit nachvollzogen werden, in welcher Sitzung und in welchen Traktandum ein Beschluss gefasst wurde.

Bereit für effiziente Teamzusammenarbeit?

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