ELIZA Dokumentenmanagement
Dokumente sicher verwalten und freigeben
Dokumentenmanagement auf einen Blick
Dokumentenbibliothek
Strukturierte Ordner, Dokumentarten und Favoriten – alles übersichtlich organisiert
Versionierung & Workflow
Automatische Versionierung mit Freigabeprozess: Entwurf → Prüfung → Freigabe
Volltextsuche
Suche in Word- und PDF-Dokumenten – finde Inhalte, nicht nur Dateinamen
Geschützte Bereiche
Zugriffsrechte pro Ordner und Dokument – mit Team- und Organisationseinheiten
Dokumentenbibliothek mit Ordnerstruktur
Die Dokumentenbibliothek ist das Herzstück des DMS:
- Ordnerstruktur: Beliebig tiefe Ordnerhierarchie für strukturierte Ablage
- Dokumentarten: Kategorisiere Dokumente nach Typ (Arbeitsanweisungen, Formulare, Vorlagen…)
- Favoriten: Markiere häufig genutzte Dokumente für schnellen Zugriff
- Meine Dokumente: Persönliche Übersicht aller eigenen Dokumente
- Inhaltsverzeichnis: Automatisch generierte Übersicht aller Dokumente
- Zuletzt freigegeben: Schneller Zugriff auf neue Freigaben
So behältst du den Überblick – auch bei hunderten von Dokumenten.
Strukturierter Freigabeprozess
Professionelle Dokumentenlenkung nach ISO 9001:
- Status-Workflow: Entwurf → zur Prüfung → Geprüft → Freigegeben → Archiviert
- Prüfende Funktion: Definiere, welche Funktion/Rolle prüfen muss
- Freigebende Funktion: Separate Freigabe durch berechtigte Personen
- Automatische Benachrichtigungen: Informiere Beteiligte bei Status-Änderungen
- Workflow-Übersicht: Dashboard mit allen Dokumenten im Workflow
- Freigabe-Datum: Automatische Dokumentation wann freigegeben wurde
So erfüllst du die Anforderungen von ISO 9001 und anderen Normen.
Automatische Versionsverwaltung
Nie mehr die falsche Version bearbeiten – ELIZA versioniert automatisch:
- Revisionsnummer: Automatische Versionsnummerierung bei jeder Änderung
- Versionshistorie: Alle Änderungen chronologisch nachvollziehbar
- Arbeitskopien: Bearbeite Dokumente als Arbeitskopie ohne Original zu verändern
- Wiederherstellung: Alte Versionen jederzeit abrufbar
- Audit-Log: Wer hat wann was geändert?
- Zusammenfassung: KI-generierte Zusammenfassung des Dokumentinhalts
So weiss jeder, welche Version die aktuelle ist.
Fristen und Überprüfungsdaten
Behalte alle Termine im Blick:
- Nächste Überprüfung: Definiere wann das Dokument überprüft werden muss
- Periodizität: Automatische Berechnung des nächsten Überprüfungstermins
- Gültig ab/bis: Definiere Gültigkeitszeiträume für Dokumente
- Aufbewahrungsfrist: Halte gesetzliche Aufbewahrungsfristen ein
- Ablauf-Warnung: Automatische Benachrichtigung bei ablaufenden Dokumenten
- Fristen-Dashboard: Übersicht aller anstehenden Termine
So verpasst du keine wichtigen Termine mehr.
Geschützte Ordner und Zugriffsrechte
Steuere präzise, wer was sehen und bearbeiten darf:
- Sichtbarkeit: Normale oder geschützte Ordner
- Ordner-Admins: Verwalte Berechtigungen auf Ordnerebene
- Team-Zugang: Gewähre Zugriff für bestimmte Personen
- Organisationseinheiten: Berechtigungen nach Abteilung/Bereich
- Vererbung: Ordner-Admins werden an Unterordner vererbt
- Verantwortliche Funktion: Definiere die zuständige Rolle pro Ordner
So bleiben vertrauliche Dokumente geschützt.
Vorlagen und Template-Sprache
Erstelle Dokumente effizient aus Vorlagen:
- Dokumentvorlagen: Markiere Dokumente als Vorlage zur Wiederverwendung
- Template-Sprache: Automatische Befüllung mit Daten aus ELIZA
- Word & Excel: Unterstützung für Office-Dokumente
- Platzhalter: Füge dynamische Inhalte in Dokumente ein
- Aus Vorlage erstellen: Ein Klick für neues Dokument aus Vorlage
- Header/Footer: Automatische Kopf- und Fusszeilen
So sparst du Zeit bei wiederkehrenden Dokumenten.
Dein Nutzen
Strukturiert ablegen
Ordnerstruktur, Dokumentarten und Favoriten für perfekte Organisation.
Strukturiert ablegen
Organisation:
- Beliebig tiefe Ordnerhierarchie
- Dokumentarten zur Kategorisierung
- Favoriten für Schnellzugriff
- Inhaltsverzeichnis automatisch
Workflow steuern
Strukturierter Freigabeprozess mit klaren Verantwortlichkeiten.
Workflow steuern
Workflow:
- Entwurf → Prüfung → Freigabe
- Prüfende & freigebende Funktion
- Workflow-Dashboard
- Automatische Benachrichtigungen
Fristen einhalten
Automatische Erinnerungen bei Überprüfungs- und Ablaufterminen.
Fristen einhalten
Terminverwaltung:
- Nächstes Überprüfungsdatum
- Gültigkeitszeiträume
- Aufbewahrungsfristen
- Ablauf-Warnungen
Sicher verwalten
Geschützte Ordner und granulare Zugriffsrechte.
Sicher verwalten
Sicherheit:
- Geschützte Ordner
- Team-basierte Rechte
- Organisationseinheiten
- Audit-Log aller Zugriffe
Alles verknüpfen
Verbinde Dokumente mit Prozessen, BPMN-Diagrammen und mehr.
Alles verknüpfen
Vernetzung:
- Mitgeltende Dokumente
- BPMN-Verknüpfung
- Prozess-Integration
- Organisationseinheiten
Vorlagen nutzen
Erstelle neue Dokumente aus Vorlagen mit Template-Sprache.
Vorlagen nutzen
Effizienz:
- Dokumentvorlagen
- Template-Sprache
- Automatische Befüllung
- Word & Excel Support
So funktioniert Dokumentenmanagement mit ELIZA
Dokument hochladen
Lade dein Dokument in die Dokumentenbibliothek hoch – in den passenden Ordner.
Metadaten ergänzen
Dokumentart, Autor, Beschreibung und Überprüfungsdatum festlegen.
Als Entwurf bearbeiten
Bearbeite das Dokument als Arbeitskopie – das Original bleibt unverändert.
Zur Prüfung vorlegen
Sende das Dokument zur Prüfung an die prüfende Funktion.
Freigeben
Nach erfolgreicher Prüfung gibt die freigebende Funktion das Dokument frei.
Nutzen
Das freigegebene Dokument steht allen Berechtigten zur Verfügung.
Weitere Funktionen im Detail
Dokumentenvorschau
PDF, Bilder und Videos direkt im Browser ansehen – ohne Download.
Volltextsuche
Durchsuche PDF- und Word-Dokumente nach Inhalten.
Favoriten
Markiere häufig genutzte Dokumente für schnellen Zugriff.
Mitgeltende Dokumente
Verknüpfe zusammengehörige Dokumente miteinander.
BPMN-Integration
Verknüpfe Dokumente direkt mit BPMN-Flussdiagrammen.
Excalidraw
Erstelle Zeichnungen und Diagramme direkt in ELIZA.
Archivierung
Archiviere alte Dokumente mit definierten Aufbewahrungsfristen.
Audit-Log
Vollständiges Protokoll aller Zugriffe und Änderungen.
KI-Zusammenfassung
Automatische Zusammenfassung des Dokumentinhalts durch KI.