PDFs einfach elektronisch unterzeichnen – mit ELIZA Sign

ELIZA Sign – geschützter EES-Prozess für PDF-Dokumente

Ein PDF. Alle Unterschriften. Ein nachvollziehbarer Ablauf.

Verträge, Bestätigungen und Freigaben wandern oft noch per E-Mail zwischen verschiedenen Personen hin und her. Dateien werden ausgedruckt, eingescannt und mehrfach abgelegt. Am Ende ist unklar, welche Version tatsächlich unterzeichnet wurde.

ELIZA Sign bringt den gesamten Ablauf in deine ELIZA-Umgebung: Du legst das PDF und die Teilnehmenden fest, versendest geschützte Einladungen und verfolgst den Status bis zum Abschluss.

ELIZA Sign persönlich kennenlernen

Elektronisch unterzeichnen, ohne den Überblick zu verlieren

ELIZA Sign ist für einfache elektronische Signaturen (EES) ausgelegt. Alle Beteiligten arbeiten mit einem festgelegten PDF-Snapshot. Das verhindert, dass während des Ablaufs unterschiedliche Dateiversionen im Umlauf sind.

Interne und externe Personen

Binde Mitarbeitende sowie externe Kontakte in denselben Signaturauftrag ein.

Interne und externe Personen

Flexibel zusammenarbeiten:

  • Interne ELIZA-Benutzer:innen
  • Externe Teilnehmende
  • Verknüpfung mit CRM-Kontakten

Geschützter Zugriff

Jede Person erhält Zugriff auf ihren vorgesehenen Schritt und das freigegebene Ergebnis.

Geschützter Zugriff

Kontrollierter Ablauf:

  • Geschützte Einladungen
  • Auftragsbezogene Zugriffe
  • Geschützte Downloads

Technisch nachvollziehbar

Hashes, Audit-Ereignisse und Evidence-Unterlagen dokumentieren den Signaturprozess.

Technisch nachvollziehbar

Prüfbare Spuren:

  • PDF- und Resultat-Hashes
  • Chronologischer Audit-Verlauf
  • Evidence-Unterlagen zum Auftrag

So funktioniert ELIZA Sign

In fünf Schritten zum unterzeichneten PDF

1

PDF auswählen

Starte den Signaturauftrag mit einem PDF aus deinem Arbeitsablauf oder dem ELIZA Dokumentenmanagement.

2

Stand festhalten

ELIZA Sign erstellt einen Snapshot und dokumentiert den Hash des festgelegten PDFs.

3

Personen einladen

Lege interne und externe Teilnehmende fest und sende ihnen den geschützten Zugang.

4

EES erfassen

Die Teilnehmenden bestätigen ihre einfache elektronische Signatur im geführten Prozess.

5

Ergebnis bereitstellen

Das unterzeichnete PDF und die technischen Nachweise stehen nach Abschluss geschützt bereit.

Ein Signaturauftrag auf einen Blick

Links bleibt der festgehaltene PDF-Snapshot sichtbar. Rechts zeigt ELIZA Sign die vorgegebene Reihenfolge der Unterzeichnenden: Projektleiterin Martina Keller hat bereits unterzeichnet, Kundenverantwortlicher Luca Rossi ist jetzt an der Reihe und Geschäftsleiterin Aline Dubois wartet auf den vorherigen Schritt. Die Namen sind fiktive Beispiele.

Schematischer ELIZA Sign-Signaturauftrag mit PDF links und den fiktiven Beispielpersonen Martina Keller, Luca Rossi und Aline Dubois in der festgelegten Reihenfolge rechts; Martina Keller hat bereits unterzeichnet

Schematische Darstellung in voller Grösse öffnen – geschützter EES-Prozess mit fiktiven Beispielnamen.

So erscheint die Unterschrift im PDF

Die fiktive Beispielperson Stefanie Muster erstellt ihren Namen mit der Handschrift-Funktion von ELIZA Sign. Dafür verwendet ELIZA Sign den Handschrift-Font Caveat ELIZA. Im sichtbaren Unterschrifts-Badge ergänzt ELIZA Sign Name, E-Mail-Adresse, Signaturdatum und die Produktkennung «Einfache Unterschrift».

Sichtbares ELIZA Sign-Unterschrifts-Badge im PDF: Stefanie Muster in der ELIZA Sign-Handschrift Caveat, darunter fiktive Beispieldaten und die Kennzeichnung Einfache Unterschrift

Unterschrifts-Badge in voller Grösse öffnen – Darstellung nach dem ELIZA Sign-Layout mit fiktiven Beispieldaten. Keine FES oder QES.

Konkrete Anwendungsfälle für ELIZA Sign

ELIZA Sign eignet sich für wiederkehrende PDF-Abläufe, bei denen interne und externe Personen einen festgelegten Dokumentstand einfach elektronisch unterzeichnen sollen.

Typische Beispiele aus dem Arbeitsalltag

Vom finalen PDF bis zum geschützten Ergebnis

Offerten und Auftragsbestätigungen

Dein Verkauf stellt die finale PDF-Version bereit. Die Kundin oder der Kunde unterzeichnet über den geschützten Zugang, während der Vorgang mit dem CRM-Kontakt verbunden bleibt.

Abnahme- und Übergabeprotokolle

Projektleitung und Kundschaft unterzeichnen denselben PDF-Snapshot. Hashwerte, Zeitpunkte und Audit-Ereignisse dokumentieren den technischen Ablauf.

Lieferanten- und Partnervereinbarungen

Interne Verantwortliche und externe Ansprechpersonen unterzeichnen in der vorgesehenen Reihenfolge. Das Ergebnis steht danach geschützt zum Download bereit.

Richtlinien- und Schulungsbestätigungen

Du wählst die freigegebene Version aus dem DMS aus und holst die Unterschriften der vorgesehenen Mitarbeitenden ein, ohne mehrere Dateikopien per E-Mail zu versenden.

Ob eine EES genügt, hängt vom konkreten Dokument und möglichen Formvorschriften ab. Bei höheren Identifikations- oder Formanforderungen solltest du die notwendige Signaturstufe vorgängig prüfen.

In ELIZA statt in einem weiteren Inselsystem

ELIZA Dokumentenmanagement als Ausgangspunkt für ELIZA Sign

ELIZA Sign ergänzt deine bestehenden ELIZA-Abläufe. Signaturaufträge können mit Dokumenten und CRM-Kontakten verknüpft werden. So bleiben Ausgangsdokument, Beteiligte, Fortschritt und Ergebnis dort nachvollziehbar, wo du bereits arbeitest.

  • DMS-Bezug: Nutze Dokumente aus deiner zentralen Ablage.
  • CRM-Bezug: Ordne externe Teilnehmende vorhandenen Kontakten zu.
  • Statusübersicht: Erkenne, welche Unterschriften noch offen sind.
  • Geschützte Resultate: Stelle das Ergebnis nur berechtigten Personen bereit.

Mehr über die ELIZA Sign-Modulbeschreibung erfahren

Transparent zur Signaturstufe

ELIZA Sign unterstützt aktuell einen geschützten EES-Prozess. EES steht für einfache elektronische Signatur. ELIZA Sign bietet derzeit weder eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) noch eine qualifizierte elektronische Signatur (QES).

Welche Signaturstufe für ein Dokument angemessen ist, hängt vom Inhalt, vom Risiko und von möglichen gesetzlichen Formvorschriften ab. Prüfe bei Dokumenten mit besonderen Anforderungen vorgängig, ob eine EES genügt.

Geplant: QES mit eSignR-Technologie

ELIZA bereitet eine Zusammenarbeit mit der Berner Glue AG vor. Ziel ist, die bewährte eSignR-Technologie in ELIZA Sign einzubinden. eSignR überzeugt als Schweizer Desktop-Lösung für qualifizierte elektronische Signaturen und bringt mit REST API, CLI und Headless-Batch-Modus eine starke technische Basis für die Integration mit.

Damit möchten wir den integrierten ELIZA-Prozess künftig um QES-Möglichkeiten erweitern. Bis diese Erweiterung verfügbar ist, bleibt ELIZA Sign eine EES-Lösung.

Häufige Fragen zu ELIZA Sign

Können auch Personen ohne ELIZA-Benutzerkonto unterzeichnen?

Ja. Du kannst externe Teilnehmende in einen Signaturauftrag aufnehmen. Sie erhalten einen geschützten Zugang zu ihrem Unterzeichnungsschritt.

Wird während des Ablaufs immer dasselbe PDF verwendet?

Ja. Für den Auftrag wird ein PDF-Snapshot festgehalten. Hashwerte dokumentieren die Integrität des Ausgangsdokuments und des Ergebnisses.

Ist ELIZA Sign eine FES oder QES?

Heute noch nicht. ELIZA Sign bildet aktuell ausschliesslich einen geschützten Prozess für einfache elektronische Signaturen (EES) ab. Im Rahmen der geplanten Zusammenarbeit mit Glue AG möchten wir die QES-Technologie von eSignR künftig in ELIZA Sign integrieren. Bis diese Erweiterung verfügbar ist, sind FES und QES nicht Bestandteil des heutigen Funktionsumfangs.

Welche Nachweise erstellt ELIZA Sign?

ELIZA Sign protokolliert Ereignisse des Ablaufs und stellt technische Evidence-Unterlagen mit den zugehörigen Hashinformationen bereit. Diese Nachweise dokumentieren den Prozess; sie ersetzen keine Prüfung gesetzlicher Formvorschriften.

Kann ich ELIZA Sign mit dem Dokumentenmanagement und CRM verbinden?

Ja. Der Signaturauftrag kann einen Bezug zum ELIZA Dokumentenmanagement haben. Externe Teilnehmende lassen sich mit CRM-Kontakten verknüpfen.

Bereit für einen einfachen, geschützten Signaturprozess?

Zeig uns deinen typischen PDF-Ablauf. Wir demonstrieren dir, wie ELIZA Sign interne und externe Unterschriften direkt in ELIZA zusammenführt.

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