Erfolgreiches Überwachungsaudit ISO-9001:2015 bei der 4teamwork AG

Das Wichtigste in Kürze:

  • 4teamwork setzt sein Qualitätsmanagement mit der TQMi-Methode um.

  • Bisher wurden zahlreiche Excel-Listen gepflegt, von welchen die meisten nicht mehr aktuell waren.

  • Mit ELIZA konnten fast alle Excel-Listen mit einer modernen, einfach zu bedienenden Webanwendung ersetzt werden

  • Das Resultat des Wechsels zu ELIZA als QM-System war ein erfolgreiches Überwachungsaudit sowie eine viel einfachere Pflege der Daten.

  • Die ELIZA AG bietet einen kostenlosen Workshop an, in welchen ELIZA auf ihre Firma zugeschnitten wird. Nach dem Workshop kann ELIZA während 60 Tagen unverbindlich getestet werden.

Anfangs November stand das jährliche Überwachungsaudit ISO 9001:2015 bei der 4teamwork AG an. Die ISO-Zertifizierung bildet die Grundlage für das Qualitätsmanagement des 34 Frau- und Mann starken Berner IT-Dienstleisters.

Einführung von ELIZA bei 4teamwork

Umsetzung von TQMi

Das Managementsystem der 4teamwork wird mit dem TQMi-Methodik umgesetzt. Das bewährte Managementsystem bietet alle benötigten Hilfsmittel, um die ISO-9001-Norm zu erfüllen. ELIZA unterstützt die Abbildung eines solchen Managementsystems gemäss TQMi.

Von Word und Excel zu ELIZA

Bisher wurden fast alle Dokumente mittels Word, Excel oder Powerpoint gepflegt. Diese Pflege war sehr aufwändig, da bei jedem Personalwechsel duzende von Office-Dokumenten nachgeführt werden mussten. Es führe auch dazu, dass gewisse Dokumente nicht mehr aktuell waren, weil deren Nachführung vergessen ging.

Im Sommer hat 4teamwork das eigene Managementsystem mit der neuen Software ELIZA aufgebaut. Dabei konnten sehr viele Excel Tabellen und Word Dokumente mit den praktischen Datenbankfunktionen von ELIZA abgelöst werden.

Neu kann der ganze Bereich Organisation & HR in ELIZA gepflegt werden. Neben den klassischen Funktionen wie Mitarbeiterliste, Geburtstagsliste oder Dienstjubiläen kann neu auch die ganze Aufbauorganisation abgebildet werden. Dabei wird das Organigramm automatisch aus den eingegebenen Zuordnungen erstellt.

Personaladministration mit ELIZA

Integriertes Weiterbildungsmanagement sorgt für Klarheit und Transparenz

Eine weitere wichtige Funktion bildet das Aus- und Weiterbildungsmanagement. Früher wurde dies in einer Excel-Liste geführt. Heute können alle laufenden, geplanten oder abgeschlossenen Weiterbildungen in ELIZA datenbankgestützt und zentral verwaltet werden. So sehen Vorgesetzte pro Mitarbeiter auf einen Blick, welche Weiterbildungen besucht wurden und können diese Information beim Personalgespräch in die Weiterbildungsplanung mit einbeziehen. Für die Mitarbeitenden sind die Weiterbildungen auf ihrem persönlichen Benutzerkonto in ELIZA sichtbar. ELIZA berechnet zudem die Gesamtsumme, welche pro Jahr in Weiterbildung investiert wurde sowie die Summe pro Mitarbeiter.

ELIZA ist eine grosse Hilfe bei der Personaladministration. Alle Daten können jetzt zentral verwaltet werden und sind miteinander verknüpft. Das gibt mir mehr Zeit, mich um die wesentlichen Dinge zu kümmern.
Monique Porta, Backoffice & HR 4teamwork AG

Prozesse, Kennzahlen, Risiken und Chancen zentral verwalten

Mit ELIZA können neu alle relevanten Informationen pro Prozess an einem einzigen Ort verwaltet und gepflegt werden.

Pro Prozess können Prozessowner, Prozessbeschreibung, Hilfsmittel, zugeordnete Chancen und Risiken sowie Kennzahlen erfasst und nachverfolgt werden. Dies erleichtert den Mitarbeitenden das Auffinden von aktuellen Informationen und Führungskräfte können sich über den aktuellen Stand von Massnahmen oder Kennzahlen informieren.

Optimale Integration in die Geschäftsverwaltung OneGov GEVER

Bei ELIZA können fast überall die passenden Dossiers aus OneGov GEVER verknüpft werden. Änderungen, welche an Dokumenten vorgenommen werden, sind so in ELIZA direkt ersichtlich. Auch können sich die Mitarbeitenden direkt aus OneGov GEVER per Single Sign On anmelden. Zudem entspricht das Look&Feel bereits dem neuen Layout, welches nächstes Jahr bei OneGov GEVER als neues Frontend eingeführt wird.

Mit ELIZA können die Informationen im Managementsystem durch die jeweiligen Prozessowner direkt eingepflegt und aktualisiert werden. So bleibt das System stets aktuell.”
Susanne Weber, Qualitätsverantwortliche bei 4teamwork

Das Resultat: Ein erfolgreich bestandenes Audit

Nach der Überführung der Informationen konnte das jährliche Überwachungsaudit mit ruhigem Gewissen angegangen werden und der Auditor zeigte sich begeistert von der Übersichtlichkeit von ELIZA.

Und wie kann ELIZA bei ihrer Firma die Audits erleichtern?

Um dies herauszufinden, bieten wir einen kostenlosen Workshop an, in welchen wir zusammen mit Ihrem Team ELIZA für ihr Unternehmen konfigurieren. Sie können dananch ELIZA während 60 Tagen unverbindlich testen.

Über ELIZA

ELIZA ist die einfach zu bedienende QM Software aus der Schweizer Cloud und verbindet Prozesse, Organisation, Wissen und Controlling (IKS) in einer übersichtlichen Oberfläche.

ELIZA erlaubt die Dokumentation, Messung und Überwachung von Geschäftsprozessen in Organisationen und Teams.

Als Führungscockpit mit integrierten Managementsystem unterstützt ELIZA täglich Führungskräfte und Mitarbeitende bei Entscheiden oder liefert wichtige Informationen und Kennzahlen, welche sonst mühsam in verschiedenen Systemen nachgefragt werden müssten.

Ein übergreifendes Risikomanagement erlaubt die Definition, Dokumentation und Überwachung von Risiken in verschiedenen Bereichen (IKS-Risiken, Prozessrisiken, Vertragsrisiken, Projektrisiken).

ELIZA wird als Schweizer Cloud Lösung für IKS, Qualitätsmanagement, Risikomanagement und Prozessdokumentation angeboten und kann als Software-as-a-Service (SaaS) oder integriert in der eigenen IT-Umgebung eingesetzt werden.

Bernhard ist ein leidenschaftlicher Unternehmer und befasst sich mit neuen Technologien.

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