Die ISO 9001:2015 ist die international anerkannte Norm für Qualitätsmanagement-Systeme. Viele Organisationen haben sich bereits für diese Norm entschieden, um die eigenen Prozesse zu optimieren und Kundenzufriedenheit sicherzustellen. Allerdings ist das Umsetzen und Pflegen der Norm oft mit hohem Aufwand und Kosten verbunden. In diesem Blogbeitrag erfährst Du, wie Du die ISO 9001 digitalisieren und vereinfachen kannst.

1. Was ist ISO 9001?

ISO 9001 ist ein international anerkannter Standard für Qualitätsmanagementsysteme (QMS). Er legt die Anforderungen an ein QMS fest und hilft Organisationen dabei, die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern. ISO 9001 ist der weltweit meistgenutzte Standard für QMS und wird von über einer Million Organisationen in 170 Ländern auf der ganzen Welt angewendet.

Was sind die wichtigsten Elemente der ISO 9001?

• Qualitätsmanagement-System: Das Qualitätsmanagementsystem (QMS) ist ein Rahmenwerk, das die Struktur, Verantwortlichkeiten, Prozesse und Ressourcen einer Organisation definiert, um die Qualitätsziele zu erreichen.

• Dokumentation: Um sicherzustellen, dass das QMS ordnungsgemäß funktioniert, müssen alle relevanten Prozesse dokumentiert werden. Diese Dokumente können in papierloser Form vorliegen, z.B. in elektronischen Dateien oder Datenbanken.

• Überwachung und Messung: Um sicherzustellen, dass die Qualitätsziele erreicht werden, müssen regelmäßig Überwachungs- und Messaktivitäten durchgeführt werden. Dies kann z.B. mithilfe von Audits oder Kundenfeedback erfolgen.

• Verbesserung: Wenn aufgrund der Überwachungs- und Messaktivitäten festgestellt wird, dass das QMS verbessert werden muss, müssen entsprechende Massnahmen ergriffen werden.

Diese Elemente müssen alle vorhanden und aufeinander abgestimmt sein, um ein effektives Qualitätsmanagement-System zu gewährleisten.

2. Welchen Nutzen bringt ISO 9001?

Die ISO 9001 legt die Anforderungen für ein effektives Qualitätsmanagementsystem (QMS) fest. Sie hilft Organisationen dabei, die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern und so ihre Kundenzufriedenheit zu steigern. Ausserdem können Organisationen mit ISO 9001 zertifiziert werden. Dies ist ein international anerkannter Nachweis für die Qualität ihrer Arbeit.

Zertifizierte Organisationen haben damit einen Wettbewerbsvorteil gegenüber Nichtzertifizierten und können so neue Kunden gewinnen und ihren Umsatz steigern.

3. Wie kann ich ISO 9001 mit ELIZA digitalisieren und vereinfachen?

Durch die Einführung eines digitalen Managementsystems kannst Du die Anforderungen der ISO 9001 erfüllen und gleichzeitig Zeit und Kosten sparen. Mit einem digitalen Managementsystem hast Du alle wichtigen Informationen an einem zentralen Ort gespeichert und kannst diese schnell und einfach abrufen. Ausserdem kannst Du Dokumente und Prozesse automatisieren, was Dir hilft, Fehler zu vermeiden und Deine Arbeit effizienter zu gestalten.

Die Umsetzung erfolgt in folgenden Schritten:

Schritt 1: Kontext der Organisation dokumentieren: In diesem Schritt wird die Organisation erfasst, in der das Managementsystem implementiert werden soll. Dazu gehören unter anderem Informationen zur Grösse, dem Aufgabengebiet sowie zur Vision und Mission. Zudem solltest Du ein Leitbild für Dein Unternehmen entwickeln. Interne und externe Themen sowie interessierte Parteien vervollständigen den Kontext.

→ ELIZA erstellt für Dich automatisch eine Übersicht der interessierten Parteien sowie der internen und externen Themen.

Schritt 2: Aufbauorganisation erfassen: In einem digitalen Managementsystem wird die Aufbauorganisation des Unternehmens erfasst. Dazu gehören alle Bereiche und Abteilungen sowie die jeweils zuständigen Mitarbeiter. Zudem sollten alle Funktionen beschrieben werden.

→ ELIZA erstellt für Dich automatisch die Funktionsmatrix, die Geburtstagsliste, berechnet die Anzahl Vollzeitstellen (FTE) und das interaktive Organigramm.

Schritt 3: Prozesse dokumentieren: Im nächsten Schritt werden alle relevanten Prozesse des Unternehmens in das digitale Managementsystem übertragen und dokumentiert. Dabei ist es wichtig, sämtliche Schritte genauestens festzulegen und immer wieder auf den neuesten Stand zu bringen. Als Resultat erhältst Du die Prozesslandkarte Deines Unternehmens.

→ ELIZA erstellt für Dich automatisch die Prozesslandkarte

Schritt 4: Risiken und Chancen erfassen: In einem dritten Schritt werden alle Risiken und Chancen, die das Unternehmen betreffen, erfasst. Dabei sollten auch die jeweiligen Auswirkungen auf den Betrieb berücksichtigt werden. Daraus wird dann ein Massnahmenkatalog erstellt, der für jedes Risiko und jede Chance die passenden Lösungen bereithält.

→ ELIZA erstellt für Dich automatisch die Risikomap (Risikomatrix)

Schritt 5: Ziele und Kennzahlen festlegen: Um den Erfolg des digitalen Managementsystems messen zu können, müssen im vierten Schritt entsprechende Ziele und Kennzahlen definiert werden. Dabei sollte immer im Blick behalten werden, welche Auswirkungen die einzelnen Massnahmen haben.

→ ELIZA erstellt für Dich automatisch das Kennzahlen-Cockpit

Schritt 5: Kontroll- und Überwachungsprozesse einrichten: Zu guter Letzt müssen in einem fünften Schritt entsprechende Kontroll- und Überwachungsprozesse eingerichtet werden. Dazu gehören Managementreview und interne Audits. Durch diese wird sichergestellt, dass das System stets auf dem neuesten Stand ist und reibungslos funktioniert.

→ ELIZA erstellt für Dich automatisch den Auditplan

Schritt 6: KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess) etablieren: Der letzte Schritt besteht darin, einen KVP (kontinuierlichen Verbesserungsprozess) einzuführen. Dieser soll sicherstellen, dass die vorherigen Schritte nicht verlassen werden und stetig weiterentwickelt werden. Ziel ist es hierbei, den Kundennutzen kontinuierlich zu steigern und Fehlerquellen frühzeitig zu erkennen und zu beseitigen.

→ ELIZA erstellt für Dich automatisch den Meldekreis für den KVP.

4. Die drei Hauptvorteile der Digitalisierung von ISO 9001

Vorteil 1: Alle Verknüpfungen werden automatisch nachgeführt: Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Digitalisierung von ISO 9001 einen enormen Vorteil mit sich bringt: Durch die elektronische Verknüpfung aller Dokumente wird ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess ermöglicht. Jede Änderung an einem Dokument wird sofort in allen anderen betroffenen Prozessen angezeigt und kann dementsprechend nachvollzogen werden.

Vorteil 2: Zeit- und Kostenersparnis: Durch die Digitalisierung von ISO 9001 wird viel Zeit und Geld gespart. Die Suche nach bestimmten Dokumenten oder Informationen ist einfacher und schneller, da alle relevanten Unterlagen an einem zentralen Ort gespeichert werden. Auch das Erstellen und Aktualisieren von Dokumenten ist deutlich schneller und kostengünstiger, da keine Papierdrucke mehr notwendig sind.

Vorteil 3: bessere Kommunikation und Zusammenarbeit: Durch die Digitalisierung von ISO 9001 wird die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens verbessert. Dokumente können einfacher und schneller verschickt und empfangen werden, sodass auch externe Mitarbeiter oder Kunden jederzeit auf die aktuellsten Versionen zugreifen können.

5. Fazit

Die Digitalisierung von Dokumenten hat einige entscheidende Vorteile, weshalb immer mehr Unternehmen dazu übergehen. Neben dem Zeit- und Kosteneinsparpotenzial verbessert die digitale ISO 9001 auch die interne Kommunikation und Zusammenarbeit sowie den externen Kundenservice.

Das war es schon mit unserer Schritt-für-Schritt Anleitung. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, treten Sie gerne jederzeit mit uns in Kontakt. Und falls Sie sich die Arbeit sparen wollen, ISO 9001 digitalisieren und vereinfachen zu müssen, dann teste doch einfach unser kostenloses Programm ELIZA.

 

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“Durch die Nutzung von ELIZA konnten wir unsere Arbeitsabläufe optimieren und effizienter gestalten. Wir können uns nun voll und ganz auf die strategische Weiterentwicklung unseres Unternehmens konzentrieren.” (Stefan M., Geschäftsführer)

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