Das Wichtigste in Kürze:
IKS bedeutet Internes Kontrollsystem und die Einführung ist für jede Schweizer KMU ab einer bestimmten Firmengrösse Pflicht. Ein gut gepflegtes IKS wird zum unentbehrlichen Führungsinstrument.
Mit ELIZA kann ein nachhaltiges und einfach zu pflegendes IKS in 5 Schritten implementiert werden: 1. Aufbauorganisation, 2. Prozesslandkarte, 3. Risikomanagement, Chancen und Ziele, 4. Massnahmen und Kontrollen, 5. Reporting und Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP).
Das ELIZA IKS Reporting erstellt eine automatische Übersicht über alle Risiken, Massnahmen und Kontrollen.
Als Bonusprogramm kann die Vertragsverwaltung und das Projektportfoliomanagement hinzugefügt werden.
Um den Aufwand einer Einführung zu mindern, bietet ELIZA eine vorgefertigte IKS Konfiguration für KMU an.
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von Bernhard Bühlmann, Digital Expert bei ELIZA AG
Aktualisiert am 02.08.2020
Für viele Schweizer KMU werden die Aufgabengebiete ständig komplexer. Gesetzgebungen ändern sich, die Anforderungen bei Ausschreibungen und Wettbewerben werden anspruchsvoller. Häufig wird hierzu auch eine ISO9001 Zertifizierung verlangt.
Zudem sind Personalwechsel viel häufiger als früher. Das Nachführen einer aktuellen Prozessdokumentation mit Zuständigkeiten gestaltet sich schwierig. Geschäftsprozesse werden dabei immer öfter digital abgewickelt.
Diese zunehmende Dynamik erfordert neuartige, flexiblere Führungsinstrumente. Integrierte Managementsysteme (IMS) und interne Kontrollsysteme (IKS) werden auf Stufe KMU vermehrt eingesetzt, um die Qualität der Dienstleistungen zu Messen, Risiken und Chancen abzuwägen und einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu etablieren.
War kann was - wer macht was?
Oft ist es schwierig, ab einer gewissen Anzahl von Mitarbeitenden noch den Überblick zu bewahren. Bei der Planung und Durchführung von Projekten ist es deshalb wichtig, eine Übersicht über die Fähigkeiten der einzelnen Mitarbeitenden zu erlangen. Moderne Wissensmanagement Systeme erlauben die Verknüpfung von Skills zu Mitarbeitenden und können auch Informationen über die Auslastung und den Weiterbildungsstand der Teammitglieder liefern.
Übersichtliches Personalmanagement als zentrales Informationssystem
Viele KMU’s haben zwar eine Buchhaltungs Software, eine Zeit- und Leistungserfassung oder ein ERP.
Bei meinen zahlreichen Firmen besuchen habe ich festgestellt, dass im Bereich HR und Organisation sowie in der Prozessdokumentation selten eine praktikable Lösung vorhanden war. Viele Informationen werden in Word und Excel Dokumenten auf einem Fileserver abgelegt.
Für Führungskräfte bedeutet dies, dass Informationen an verschiedenen Orten gesucht werden müssen. Dies ist sehr zeitaufwändig und bindet unnötig Ressourcen, welche an andere Stelle besser eingesetzt werden können.
Prozesse dokumentieren, messen und kontinuierlich verbessern
Eine aktuelle Prozessdokumentation hilft Mitarbeitenden, ihre Arbeit effizienter zu erledigen. Zudem können Engpässe und Schwachstellen besser aufgezeigt und behoben werden.
Kennzahlen (KPI - Key Performance Index) dienen als wichtige Informationsquelle für die Beurteilung von Leistungen in Prozessen.
Risikomanagement nimmt an Bedeutung zu
Risiken und Chancen sind Bestandteil der neuen ISO9001:2015 Norm. Viele KMUs sind sich bewusst, dass ein ganzheitliches Risiko- und Chancenmanagement ihre Wettbewerbsfähigkeit verbessern könnte. Es fehlen aber häufig passende Instrumente.
Viele Ideen gehen verloren, bevor sie überhaupt bewertet werden
Mitarbeitende haben viele Ideen und Verbesserungsvorschläge. Diese werden jedoch kaum systematisch weiterverfolgt. Mit modernen IT Lösungen kann heute ein Ideenmanagement sowie ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) implementiert werden. Dabei können Ideen und Verbesserungsvorschläge rasch erfasst und von anderen Mitarbeitern bewertet und kommentiert werden. So können Ideen oder Verbesserungen systematisch und nachvollziehbar umgesetzt werden.
Über ELIZA
ELIZA ist die einfach zu bedienende QM Software aus der Schweizer Cloud und verbindet Prozesse , Organisation , Wissen und Controlling (IKS ) in einer übersichtlichen Oberfläche.
ELIZA erlaubt die Dokumentation, Messung und Überwachung von Geschäftsprozessen in Organisationen und Teams.
Als Führungscockpit mit integrierten Managementsystem unterstützt ELIZA täglich Führungskräfte und Mitarbeitende bei Entscheiden oder liefert wichtige Informationen und Kennzahlen, welche sonst mühsam in verschiedenen Systemen nachgefragt werden müssten.
Ein übergreifendes Risikomanagement erlaubt die Definition, Dokumentation und Überwachung von Risiken in verschiedenen Bereichen (IKS-Risiken, Prozessrisiken, Vertragsrisiken, Projektrisiken).
ELIZA wird von der gleichnamigen Berner Firma ELIZA AG als Schweizer Cloud Lösung für IKS, Qualitätsmanagement gemäss ISO 9001 , Risikomanagement und Prozessdokumentation angeboten und kann als Software-as-a-Service (SaaS) oder integriert in der eigenen IT-Umgebung eingesetzt werden.
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Über 100 Vorlagen und Beispiele zu Prozessen (BPMN), Risiken (IKS) und Normen.
Was bietet ELIZA?
| Engpass | Das bietet ELIZA |
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Fehlende Transparenz und ineffizientes Informationsmanagement |
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Neues qualifiziertes Personal finden |
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Fehlende Übersicht über Kenntnis und Fähigkeiten führt zu Ressourcenengpässen und Überlastung einzelner Mitarbeiter |
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Geschützte Arbeitsbereiche für GL und VR |
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Und was kostet das?
ELIZA kann schon ab €/CHF 15.00 pro Benutzer und Monat. Mehr zum Preismodell finden Sie hier
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