Das Wichtigste in Kürze:
IKS bedeutet Internes Kontrollsystem und die Einführung ist für jede Schweizer Gemeinde Pflicht. Ein gut gepflegtes IKS wird zum unentbehrlichen Führungsinstrument.
Mit ELIZA kann ein nachhaltiges und einfach zu pflegendes IKS in 5 Schritten implementiert werden: 1. Aufbauorganisation, 2. Prozesslandkarte, 3. Risikomanagement, Chancen und Ziele, 4. Massnahmen und Kontrollen, 5. Reporting und Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP).
Das ELIZA IKS Reporting erstellt eine automatische Übersicht über alle Risiken, Massnahmen und Kontrollen.
Als Bonusprogramm kann die Vertragsverwaltung und das Projektportfoliomanagement hinzugefügt werden.
Um den Aufwand einer Einführung zu mindern, bietet ELIZA eine vorgefertigte IKS Konfiguration für Schweizer Gemeinden an.
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von Bernhard Bühlmann, Digital Expert bei ELIZA AG
Aktualisiert am 22.7.2020: Links zur Online Demo hinzugefügt
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Was ist ein internes Kontrollsystem (IKS)?
Die interne Kontrolle hat in den Bereichen der öffentlichen Verwaltung stark an Bedeutung gewonnen. Eine Mehrzahl der Kantone hat bereits ein IKS für die Gemeinden rechtlich verankert. Die Bestimmungen geben vor, dass die Gemeinden Massnahmen zu treffen haben, um das Vermögen der Gemeinden zu schützen, eine genaue und zuverlässige Buchführung zu gewährleisten und sicherzustellen, dass die Vorschriften eingehalten werden. Zudem wird auch dem Risikomanagement ene grosse Bedeutung
Weshalb braucht es in der öffentlichen Verwaltung ein IKS?
Eine Gemeinde oder Organisation in der öffentlichen Verwsltung führen ohne IKS ist wie Autofahren ohne Navigationsgerät. Man findet zwar den Weg durch Erfahrung, weil man den gleichen Weg schon immer gefahren ist. Doch was passiert wenn plötzlich eine Strasse gesperrt ist oder wenn der Nebel so dicht wird, dass man die Schilder nicht mehr lesen kann?
Auf IKS übersetzt heisst dies, dass ein aktuelles und gut geführtes IKS bereits vor der Fahrt vor Nebel oder Stau warnen kann. Oder dass es eben die Passagiere durch präzise Anleitungen sicher zum Ziel bringt.
Deshalb wird in nachhaltiges IKS zum unentbehrlichen Führungstool für Schweizer Gemeinden.
Lesen Sie mehr zum Thema IKS in Schweizer Gemeinden in der von Prof. Dr. Markus Arnold durchgeführten Studie des Instituts für Unternehmensrechnung und Controlling (IUC), Universität Bern: Wie Schweizer Gemeinden mit Risiken umgehen
Umsetzung mit Word und Excel kaum Nachhaltig
Die Umsetzung eines IKS wird in vielen Fällen mit mehreren Excel-Tabellen sowie Word-Dokumenten vorgenommen. Dies führt zwar rasch zum Erfolg, jedoch ist die Pflege dieser zahlreichen einzelnen Dokumente sehr aufwändig. Excel, Word und Powerpoint sind zwar mächtige Werkzeuge, jedoch limitiert auf eine einzige Person, welche für deren Bewirtschaftung zuständig ist. Zudem ist die Nachvollziehbarkeit von Einschätzungen und Risikobeschreibungen nicht gegeben.
Mit ELIZA kann ein nachhaltiges IKS für Schweizer Gemeinden in 5 Schritten implementiert werden.
ELIZA ist ein neuartiges Führungstool, welches die Bereiche Organisation, Prozesse, Controlling und Wissen miteinander verknüpft. Mit ELIZA kann ein IKS für eine Schweizer Gemeinde lückenlos und nachhaltig abgebildet werden. Durch das einfache und durchdachte Bedienkonzept kann ELIZA auch sehr rasch eingeführt werden.
Schritt 1: Abbildung der Aufbauorganisation (elektronisches Verwaltungs- und Behördenverzeichnis)
Im ersten Schritt wird die Aufbauorganisation in ELIZA abgebildet. Hier können zuerst alle Mitarbeitenden (interne und externe Mitarbeitende) mit Name, Funktion, Eintrittsdatum, Geburtsdatum und Anstellungsgrad und Vorgesetze(r) erfasst werden.
Mit diesen Daten kann ich bereits eine aktuelle Mitarbeiterliste, Geburtstagsliste sowie das Organigramm erstellen, sagt ELIZA
Danach können die Organisationseinheiten mit Direktionen, Abteilungen, Ressorts und Kommissionen erfasst werden. Sobald dies vollständig ist, können Mitarbeitende und Kommissionsmitglieder den Organisationseinheiten zugeordnet werden.
Sehr gut, jetzt weiss ich welche Mitarbeiter in welchen Abteilungen arbeiten. Deine ELIZA
Das Resultat ist ein elektronisches Behördeverzeichnis, welches nachvollziehbar alle Veränderungen dokumentiert und historisiert und so die kantonalen Anforderungen bezüglich IKS erfüllt.
Weitere Informationen finden Sie in der Modulbeschreibung Organisation & HR
Schritt 2: Erfassen der Prozesslandkarte
Das Abbilden der Prozesslandkarte hilft Gemeinden, sich besser zu organisieren. Viele Gemeinden haben eine gewisse Abneigung gegen das Wort “Prozesslandkarte”. Es kann jedoch sehr hilfreich sein, die verschiedenen Geschäftsprozesse strukturiert zu erfassen und sich so einen Überblick über all die vielfältigen Aufgabenbereiche zu verschaffen.
Als Vorlage kann die eCH Norm 0145 “eCH-0145 Aufgabenlandkarte der öffentlichen Verwaltung der Schweiz” dienen. Diese Norm ist als Prozesslandkarte in ELIZA verfügbar und ist HRM2-konform.
Jetzt weiss ich wie die Gemeinde intern funktioniert.
ELIZA hat verschiedene Knowledge-Packs, welche Prozesslandkarten für Schweizer Gemeinden bereits vorgefertigt liefern. Diese vordefinierten Strukturen können dann von der ELIZA Administration beliebig angepasst werden. Unsere Beratungspartner helfen Ihnen gerne weiter.
Schritt 3: Risikomanagement, Chancen und Ziele
Wir haben jetzt die Grundlage geschaffen, um überhaupt mit IKS zu beginnen. Jetzt können Risiken mit einer Beschreibung, einer Analyse sowie möglichen Massnahmen erfasst werden. Bei jedem Risiko wir die Eintrittswahrscheinlichkeit sowie das Schadensausmass festgelegt.
Neben Risiken können auch Chancen und Ziele in gleichen Stil hinzugefügt werden.
Dabei werden Risiken den entsprechenden Prozessen zugeordnet.
Toll, jetzt kann ich automatisch einen Risikomap erstellen!
Schritt 4: Massnahmen und Kontrollen
Sobald die Risiken vollständig in ELIZA erfasst sind können Massnahmen hinzugefügt werden. Massnahmen können entweder einmalig oder wiederkehrend in der entsprechenden Periodizität erfolgen.
Massnahmen können mit einer Frist und einer zuständigen Person versehen werden.
Sehr gut, jetzt habe ich alles im Griff: Ich weiss genau welches die grössten Risiken sind und welche Arbeiten unbedingt erledigt werden müssen, damit es zu keinen Pannen kommt, Deine ELIZA
Schritt 5: IKS-Reporting und KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess)
Wir haben jetzt ein komplettes, interaktives und nachhaltiges IKS mit ELIZA aufgebaut. Jetzt gilt es, das System zu pflegen und regelmässig zu bewirtschaften.
Pro Risiko, Chance oder Ziel kann ein IKS Reporting vorgenommen werden. Das Reporting besteht aus einem Datum, einer Beschreibung sowie einer aktualisierten Einschätzung von Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmass.
Wenn das Reporting regelmässig (z.B. einmal pro Quartal oder halbjährlich) erfolgt, so kann mit der Zeit der Verlauf eines Risikos lückenlos dokumentiert werden.
Das IKS Reporting kann auch als Word-Dokument exportiert werden.
Das gefällt mir. Das IKS hat sich etabliert und ist zu einem wichtigen Führungsinstrument geworden.
Bonusprogramm: Mit Hilfe des integrierten Kanban-Tools kann ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess sowie ein Ideenmanagement umgesetzt werden.
Bonusprogramm
Schritt 6: Projektportfolio
Bei meinen zahlreichen Besuchen bei Schweizer Gemeinden habe ich festgestellt, dass fast nirgends eine verlässliche Übersicht aller laufend, geplanten oder abgeschlossenen Projektvorhaben existiert. Mit dem Modul “Projekte” kann ein interaktive Projektportfoliomanagement umgesetzt werden.
Projekte können mit Projektart, Start- und Enddatum, federführender Person und Organisationseinheit erfasst werden. Pro Projekt kann ein Status gemäss einer Ampel gesetzt werden. Weitere Metadaten wie Investitionsbetrag oder Anzahl benötigter Personentage können ergänzend erfasst werden. Weitere Informationen sind in der Modulbeschreibung zu finden.
Lesen Sie auch den speziellen Blogeintrag zu diesem Thema
Bonusprogram: Pro Projekt können die wichtigsten Chancen, Risiken und Ziele erfasst werden. Diese fliessen dann in die IKS Gesamtübersicht ein.
Schritt 7: Verträge
In klassischen IKS Umsetzungen werden Verträge selten berücksichtigt. Mit der in ELIZA integrierten Vertragsverwaltung können Risiken, Chancen und Massnahmen auch auf laufende Verträge angewendet werden.
Bei der Neuerfassung eines Vertrags werden Vertragspartner, Laufzeit, Vertragsart sowie Kündigungsmodalitäten erfasst. Sofern die Aufbauorganisation erfasst wurde (siehe Schritt 1), so kann der Vertrag mit der federführenden Organisation und Person verknüpft werden. Weitere Informationen sind in der Modulbeschreibung zu finden.
Jetzt habe ich endlich einen Überblick über alle laufenden Verträge und kann mit Massnahmen die Fristen überwachen.
Die Abkürzung
Wem dies zu Aufwändig ist, der kann eine Abkürzung nehmen.
ELIZA bietet vorgefertigte Templates für Schweizer Gemeinden. Dabei werden verschiedenen Modelle unterstützt (HRM2, Geschäftsführermodell).
Welchen Nutzen stiftet ELIZA?
Für den Gemeinderat:
Aktualisierte Übersicht
Kennzahlen Cockpit
Geschützte Arbeitsbereiche mit Pendenzenkontrolle und Sitzungsmanagement
Grundlagen für strategischen Entscheide
Für Mitarbeitende:
Aktualisierte Wissensdatenbank
Intelligente Unterstützung bei der Ausführung von Prozessen
Aktuelle Mitarbeiterliste mit Zuständigkeiten
Geschützte Bereiche für Teamarbeit mit Pendenzen, , Sitzungs- und Dokumentenmanagement
Für IKS Verantwortliche:
Datenbankgestützte Analysen
Abbildung von Normen und Standards mit Erfüllungsgrad
Einfache Pflege der Chancen- und Risikomap
Massnahmen mit Kontrollfunktionen
Einfachere Audits
Für Personalverantwortliche / HR:
Mitarbeiterdatenbank
Arbeitszeitabrechnung
Salärentwicklung
Weiterbildungsmanagement
Skillsmanagement
Und was kostet das?
ELIZA kann schon ab CHF 15.00 pro Benutzer und Monat. Mehr zum Preismodell finden Sie hier
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