Ich besuche zur Zeit den CAS Kurs “Verwaltungsrat” des Rochester Bern Executive Programs. Meine Erkenntnisse sowie die Möglichkeiten, welche ELIZA für Verwaltungsräte bietet, beschreibe ich in einer losen Folge von Blogeinträgen, Podcasts und Videos.

Weitere Teile: Teil 1

Im ersten Teil wurde das Thema Governance behandelt und wie Governance in ELIZA abgebildet werden kann. Hier geht’s zum Blogeintrag Teil 1.

Der zweite Kurstag wurde kurzfristig umgebucht. So wurde das Thema “Finanzen” vorgezogen, und der Unterricht fand via Videokonferenz statt.

Folgende Themen wurden behandelt:

• Finanzfragen im Verwaltungsrat: «The Big Picture»
• Strategie, Finanzplanung und Wertschöpfung
• Das Finanzcockpit für Verwaltungsräte
• Investition, Wachstum und Wertschöpfung
• Die Finanzierung von Wachstum und Innovation
• Grundlagen der Unternehmensbewertung
• Unternehmensbewertung: Fallbeispiele und Erfahrungen

In diesem Blogbeitrag befasse ich mich mit dem Finanz- und Führungscockpit und wie ein solches Cockpit mit ELIZA umgesetzt werden kann.

Die Grundlage aller Messungen - KPI: Kennzahlen als Leistungsindex

KPI ist die Abkürzung für Key Performance Indicator. Der Begriff bezeichnet Kennzahlen, mit denen die Leistung von Aktivitäten in Unternehmen ermittelt werden kann. Welche KPIs betrachtet werden sollten, um Erfolg oder Misserfolg zu messen, hängt vom Unternehmen, der jeweiligen Massnahme und deren Zielen ab.

Kennzahlen sind wichtig um Entscheide zu fällen und sie dienen auch als Frühwarnsystem.

Eine Kennzahl (KPI) besteht aus folgenden Eigenschaften:

• Datum: Datum der Messung
• Periodizität der Messung: Die Periodizität der Messung (z.B. einmal pro Monat, einmal pro Quartal, einmal pro Jahr)
• Ist-Wert: Der aktuelle Wert in der passenden Einheit (Währung, Besucherzahl, Anzahl verkaufter Produkte, Anzahl Kundenreklamationen, etc.)
• Soll-Wert: Hier kann ein Zielwert für die Kennzahl angegeben werden.
• Bemerkung: Oft kommt es vor, dass es Ausreisser gibt in einer Serie von Kennzahlen. Deshalb sollte es die Möglichkeit geben, eine Kennzahl mit einer Bemerkung zu versehen (z.B. Einbruch des Umsatzes wegen
• evt. Vorjahreswert (könnte auch automatisch aus früheren Messwerten ermittelt werden.

Diese Kennzahlen (KPI) müssen pro Unternehmen individuell ausgewählt werden.

Hier sind einige Beispiele von typischen Kennzahlen:

Allgemeine Kennzahlen (Management und Finanzen):

• Liquidität: Z.B. monatlicher Kontostand
• Umsatzziel: Tatsächlicher Umsatz vs. prognostizierter Umsatz
• EBIT-Marge: Die EBIT-Marge (Ergebnis vor Zinsen und Steuern bzw. Operating Profit Margin) ist ein Finanz KPI zur Messung der Umsatzrentabilität, die sich aus dem operativen Gewinn im Verhältnis zum Umsatz zusammensetzt und weder Zins- und Steuereffekte noch außerordentliche Ereignisse berücksichtigt.
• Net Profit Margin: Die Nettogewinnmarge ist ein häufig verwendete Kennzahl welche beschreibt, wie profitabel ein Unternehmen wirtschaftet. Sie misst den Nettogewinn als Prozentsatz des Gesamtumsatzes nach Abzug aller Betriebskosten, Abschreibungen, Zinsen und Steuern (Nettogewinn x 100 / Gesamtumsatz). Die Nettogewinnmarge zeigt an, wie gut ein Unternehmen Umsätze in Gewinn umwandeln kann.

Typische Kennzahlen im Personalwesen:

• Anzahl Abwesenheiten: Analysieren Sie die Abwesenheiten (Krankheit, Weiterbildung, Militärdienst) Ihrer Mitarbeiter.
• Überstunden: Messen und Überwachen der Arbeitsbelastung aller Mitarbeitenden
• Weiterbildungskosten: Anfallende Kosten sowie aller Weiterbildungen
• Mitarbeiterproduktivität: Anzahl geleisteter Stunden im Vergleich zu den verrechenbaren Stunden
• Anteil an Teilzeitstellen: Wieviel Prozent Ihrer Angestellten sind in Teilzeit?
• Kosten pro Neueinstellung: Welche Kosten verursachen Neueinstellungen?
• Rekrutierungsrate: Wo und wie rekrutieren Sie am effektivsten?
• Time to Fill: Wie schnell können offene Stellen besetzt werden?
• Fluktuationsrate: Durchschnittliche Zeit, während welcher ein Mitarbeiter im Unternehmen tätig ist.
• Geschlechterverhältnis: Wie ist das Verhältnis in den Abteilungen?

Typische Kennzahlen im Marketing:

Die folgenden Kennzahlen werden in der Regel von Analytic-Tools (z.B. Google Analytics) automatisch gemessen und beziehen sich auf die Website der Organisation.

• Absprungrate: Finden die Besucher wonach sie suchen?
• Ziel Conversion Rate: Wie gut werden Sie Ihren Geschäftszielen gerecht?
• Zielseiten Conversion Rate: Welche Seiten performen am besten?
• Klickrate (CTR): Erhält Ihr Content die gewünschte Aufmerksamkeit?
• Kosten pro Klick (CPC): Bekommen Sie Klicks zu akzeptablen Preisen?
• Kosten pro Aquisition (CPA): Sind Ihre Akquisitionskosten rentabel?
• Customer LifeTime Value (CLV): Sind Ihre Neukunden profitabel?
• Kapitalrendite (ROI): Wie effizient wirtschaften Sie mit Ihrem Budget?

Typische Kennzahlen für Dienstleistungsbetriebe:

• Produktivität: Anzahl geleisteter Stunden im Vergleich zur Anzahl verrechenbarer Stunden
• Rentabilität

Typische Kennzahlen für Produktionsbetriebe:

• Anzahl produzierter Einheiten
• Anzahl fehlerhafter Produkte

Typische Kennzahlen für Startups:

• Anzahl Neuanmeldungen
• Monthly recurring revenue (MRR)
• Durchschnittserlös pro Benutzer

Erstellung eines Cockpits

Idealerweise werden alle relevanten Kennzahlen in einem Cockpit zusammengefasst. Das Cockpit kann in Excel oder in einer Cockpit-Anwendung erstellt werden.

In der Folge befassen wir uns damit, wie ein solches Cockpit mit ELIZA aufgebaut werden kann.

Kennzahlen in ELIZA - Automatisch und manuell

In ELIZA können Kennzahlen in verschiedenen Bereichen hinzugefügt werden. Auf unserer Website findest Du eine detaillierte Beschreibung des Moduls “Kennzahlen”

Folgende Kennzahlen kann ELIZA automatisch generieren:

Im Personalwesen:

• Anzahl Mitarbeitende
• Geschlechterverhältnis
• Anzahl Lernende
• Totale Anzahl Vollzeitstellen (FTE)
• Anzahl Alumni
• Anzahl externe Mitarbeitende
• Überzeit (pro Mitarbeiter und ingesamt)
• Kranktage (pro Mitarbeiter und ingesamt)

Bei Verträgen:

• Anzahl Verträge insgesamt und pro Vertragsart
• Anzahl Vertragspartner

Bei Projekten:

• Anzahl Projekte (insgesamt und pro Ampelstatus rot/organge/grün)

Bei Risiken (IKS):

• Anzahl kritischer Risiken
• Anzahl Massnahmen (geplant/in Arbeit/abgeschlossen)

Bei Prozessen:

• Anzahl Prozesse

Eigenschaften von Kennzahlen in ELIZA

In ELIZA können beliebige Kennzahlen mit Ist- und Sollwert sowie einer Bemerkung erfasst werden. Die Kennzahlen werden grafisch dargestellt. Bei jeder Kennzahl kann die Zuständige Person, die Periodizität sowie das Datum der nächsten Messung (Wiedervorlage) hinzugefügt werden.

ELIZA mahnt die Benutzer daran, ihre Kennzahlen regelmässig zu aktualisieren.

Automatisches Befüllen von Kennzahlen dank REST API

ELIZA verfügt über eine standardisierte Schnittstelle (REST API), mit welcher Kennzahlen automatisiert aktualisiert werden können. Hierzu können Umsystem Daten direkt anliefern. Diese erscheinen dann in ELIZA als Diagramm.

Das Kennzahlencockpit auf einen Blick

Fazit

Mit ELIZA können beliebige Kennzahlenreihen erfasst werden. Die Kennzahlen können einzelnen Prozessen zugeordnet werden. Alle Kennzahlen werden auf einer Seite zusammengefasst dargestellt.

Hier geht’s zum ersten Teil der Serie: Governance für den modernen Verwaltungsrat

Über ELIZA

ELIZA ist die einfach zu bedienende QM Software aus der Schweizer Cloud und verbindet Prozesse, Organisation, Wissen und Controlling (IKS) in einer übersichtlichen Oberfläche.

ELIZA erlaubt die Dokumentation, Messung und Überwachung von Geschäftsprozessen in Organisationen und Teams.

Als Führungscockpit mit integrierten Managementsystem unterstützt ELIZA täglich Führungskräfte und Mitarbeitende bei Entscheiden oder liefert wichtige Informationen und Kennzahlen, welche sonst mühsam in verschiedenen Systemen nachgefragt werden müssten.

Ein übergreifendes Risikomanagement erlaubt die Definition, Dokumentation und Überwachung von Risiken in verschiedenen Bereichen (IKS-Risiken, Prozessrisiken, Vertragsrisiken, Projektrisiken).

ELIZA wird von der gleichnamigen Berner Firma ELIZA AG als Schweizer Cloud Lösung für IKS, Qualitätsmanagement gemäss ISO 9001, Risikomanagement und Prozessdokumentation angeboten und kann als Software-as-a-Service (SaaS) oder integriert in der eigenen IT-Umgebung eingesetzt werden.

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