In 5 Schritten zum elektronischen Personaldossier

Das Wichtigste in Kürze:

  • Das elektronische Personaldossier ist bei den wenigsten KMU bereits umgesetzt.

  • Informationen rund um das Personal werden meist auf geschützten Netzlaufwerken mit Excellisten geführt.

  • Die Pflege dieser Excellisten ist sehr Zeitaufwändig. Die Suche nach Informationen ebenfalls.

  • Mit ELIZA kann ein elektronische Personaldossier in 5 Schritten aufgebaut werden. Der initiale Zeitaufwand beträgt ca. 1 Woche für eine Firma mit 30 Mitarbeitenden. Eine Beratung ist meist nicht notwendig.

  • Ist ELIZA einmal eingerichtet, so kann eine Firma mit 30 Mitarbeitenden jährlich 1200 Stunden einsparen und diese für wertschöpfende Aufgaben einsetzen.


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von Bernhard Bühlmann, Digital Expert bei ELIZA AG

In meiner früheren Funktion war ich während 18 Jahren CEO einer IT Firma mit 30 Mitarbeitenden. Bei meinen vielen Kundenbesuchen habe ich festgestellt, dass die Personalprozesse in den Betrieben kaum digitalisiert sind und deshalb sehr viel Zeit für die Administration beanspruchen.

Die meisten KMU haben zwar eine gute Buchhaltungssoftware, eine Zeit- und Leistungserfassung und vielleicht ein ERP, einige noch ein DMS und ein CRM.

Im Bereich Personaldossier oder Personaladministration habe ich jedoch selten eine funktionierende Lösung angetroffen. Meist wurden Personaldossier in einem geschützten Netzlaufwerk oder lokal auf einem PC gespeichert. Darunter natürlich auch zahlreiche z.T. veraltete Listen mit vertraulichen Informationen (Lohnliste, Notfallkontakte, private Kontaktdaten, Kontonummer, Geburtstagsliste, Arbeitszeugnisse).

Für eine(n) CEO und für die Personalabteilung bedeutet dies, dass sie Informationen und Kennzahlen aus vielen unterschiedlichen Systemen zusammengesucht werden müssen. Dies ist ein Zeitfresser, der unnötig ist. Zudem ist die Sicherheit der Daten nicht immer gewährleistet.

Besser wäre es, wenn ein(e) CEO und HR-Abteilung alle benötigten Informationen auf einer einzigen Plattform strukturiert und aktuell nachgeführt immer zur Hand hätten, am besten in einer geschützten Umgebung, welche mit einer gesicherten Verbindung von überall her zugänglich ist.

ELIZA bietet sich hier als Lösung an. In der Folge beschreibe ich, welche 5 Schritte notwendig sind, damit ELIZA als optimales HR-Tool genutzt werden kann.

Mit ELIZA können Eintritte neuer Mitarbeitenden mit Kanban Cards umgesetzt werden.

Auf dem Dashboard sind alle Informationen auf einen Blick ersichtlich

Schritt 1: Erfassen aller Mitarbeitenden und der Aufbauorganisation

Mit ELIZA können alle benötigten Daten aller Mitarbeitenden einfach und sicher verwaltet werden. Folgende Möglichkeiten bietet das Modul Organisation & HR:

Mitarbeiterdatenbank: Name, geschäftliche Kontaktdaten, private Kontaktdaten. Vorgesetzter (daraus wird automatisch das Organigramm der Linie Funktionen erstellt)

Automatische Erstellung zahlreicher Listen, welche sonst im Excel gepflegt werden müssen (Geburtagsliste, Alumniliste, Dienstjubiläen, Funktionsmatrix)

Skills: Verwalten von Fähigkeiten (Sprachen, Software Pakete, Organisatorisches Know-how)

Funktionsbeschreibungen: Funktionen können mit Beschreibung, Kompetenzen und Verantwortung beschrieben werden.

Mit ELIZA können Funktionbeschreibungen direkt in der Datenbank erfasst werden.

Salärentwicklung: Dies wird häufig in einer Excel Tabelle geführt, was durchaus auch ein Sicherheitsrisiko bedeuten kann. Besser wäre es solche Informationen in einem geschützten Personaldossier zu führen.

Weiterbildungsmanagement: Auch hier wird oft eine Excel Tabelle verwendet, die in den seltensten Fällen aktuell war. Bei ELIZA können Weiterbildungen direkt im elektronischen Personaldossier geführt werden.

Inventar: Auch hier wird eine separate Inventarliste in Excel geführt. So ist es sehr Zeitaufwändig, die aktuell zugeordneten Geräte und Utensilien für einen Mitarbeiter zu finden. In ELIZA ist das Inventar direkt mit dem Personaldossier verknüpft.

Gleitzeit und Feriensaldo: Im elektronischen Personaldossier können pro Mitarbeiter der monatliche Gleitzeitsaldo, die Abwesenheiten (Krankheit, Ausbildung) sowie der Feriensaldo auf monatlicher Basis erfasst werden. So kann jederzeit überprüft werden, ob ein Mitarbeiter wegen zu vieler Überstunden überlastet sein könnte.

ELIZA kann den Gelitzeit- und Feriensaldo grafisch darstellen

Automatische Berechtigungen für Vorgesetzte: Vorgesetzte haben Einblick in die für sie relevanten Bereiche des Personaldossier (Gleitzeitsaldo, Weiterbildungen, Salärentwicklung, Inventar)

ELIZA kann das Organigramm automatisch erstellen

Bilden Sie ihre Aufbauorganisation ab und hinterlegen Sie bei jedem Mitarbeiter die vorgesetzte Person. ELIZA kann dann für Sie automatisch ein Organigramm erstellen. Import und Exportmöglichkeiten.

Sobald alle Daten in den elektronischen Dossiers erfasst sind, können die Mitarbeiter mit der Aufbauorganisation im Schritt 2 verknüpft werden.

Geschätzter einmaliger Zeitaufwand: 5 Stunden Für die Erfassung aller Personaldaten für eine Firma mit 30 Mitarbeitenden.

Geschätzte Zeitersparnis pro Jahr: 52 Stunden Kein mühsames Nachführen von Excel-Listen, Zeitersparnis beim Auffinden von Informationen. Pro Woche mindestens eine Stunde.

Schritt 2: Abbilden der Aufbauorganisation

In Schritt 1 haben wir alle Mitarbeiter korrekt erfasst. Nun gilt es, die Aufbauorganisation abzubilden.

Wir beginnen mit den Hauptabteilungen (Geschäftsleitung, VR, Personalkommission) und bilden dann die ganze Organisation schrittweise ab. Organisationseinheiten können dabei verschachtelt werden.

Als nächstes werden die Mitarbeitenden den Organisationseinheiten zugeordnet (Funktion, Beschäftigungsgrad, Von-bis Datum). Hier gibt es die Möglichkeit, mit nur zwei Funktionen (Mitglied und Leitung) zu arbeiten oder alle Funktionen zu erfassen und die Mitarbeitenden in den entsprechenden Funktionen (z.B. Buchhaltung, Projektleiter, Geschäftsführer) zuzuordnen.

So haben wir eine vollständige Abbildung unserer Organisation welche auch für alle Mitarbeiter jederzeit zugänglich ist.

Anpassungen an der Aufbauorganisation können einfach vorgenommen werden. Wechselt ein Mitarbeiter die Abteilung so kann die mit einer neuen Mitgliedschaft im ELIZA erfasst werden. Die vorherige Mitgliedschaft wird nicht etwa gelöscht, sondern mit einem Ablaufdatum versehen. So wird im Personaldossier automatisch alle früheren Mitgliedschaften und Funktionen eines Mitarbeiters nachgeführt.

Spätestens beim Erstellen eines Zwischenzeugnis der oder eines Arbeitszeugnisses wird dies zu grossen Zeiteinsparungen führen.

Geschätzter einmaliger Zeitaufwand 4 Stunden

Geschätzte Zeitersparnis pro Jahr: 100 Stunden Zuständigkeiten klar geregelt, Nachführen von zahlreichen Listen bei Ein- und Austritten in Excel entfällt).

Schritt 3: Dokumentation der Personalprozesse

Personalprozesse können komplex sein, haben jedoch den Vorteil, dass sie überall ähnlich ablaufen. Deshalb ist auch eine weitgehende Standardisierung möglich.

ELIZA bietet eine Standardvorlage für die Personalprozesse.

ELIZA bietet eine Vorlage für die Personalprozesse

Aufbauorganisation: Dokumentation der Aufbauorganisation, nachführen von Veränderungen

Personalrekrutierung: Rekrutierung von qualifizierten Mitarbeitenden

Eintritt: Vorlagen und Hilfsmittel hinterlegen

Personaladministration: Periodische Massnahmen hinterlegen, Kennzahlen nachführen.

Personalentwicklung: Weiterbildungsmanagement sowie Planen und Nachführen der Weiterbildungen

Austritt: Überprüfung Inventar, Beenden der Mitgliedschaften, Austragung aus allen IT Systemen

Ehemalige (Alumni): Betreuung der ehemaligen Mitarbeitenden (Alumni). Die Pflege der Datenbank erfolgt durch ELIZA automatisch.

Einmaliger Aufwand: 24 Stunden

Jährliche Einsparung: ca. 500 Stunden Annahme: Es befassen sich 10 Mitarbeitende mit den Personalprozessen. Jede Person spart pro Woche eine Stunde Zeit beim Auffinden von Informationen.

Schritt 4: Umsetzung der Prozesse mit Kanban

Wir haben bis jetzt gelernt, wie wir alle benötigten Daten bei den Personalprozesse mit ELIZA sicher und einfach verwalten können.

In diesem Abschnitt lernen wir, wie wir auch die Ausführung der Personalprozesse grösstenteils mit ELIZA umsetzen können. Hierzu verwenden wir die in ELIZA integrierte Kanban Funktionalität.

Kanban ist eine weit verbreitete Methode, um Aufgaben im Team zu bearbeiten. Mit der Kanban Methode können 80% aller Geschäftsprozesse umgesetzt werden.

Personaldossier: Dies kann als Kanban Board geführt werden mit den Spalten “Personaldokumente”, “Gesprächsnotizen”, “Mitarbeitergespräche”, Arbeitszeugnisse”

Stellenbesetzung: Hier kann pro Stellenbesetzung ein Kanban-Board mit den Spalten “Bewerbungen”, “Engere Wahl”, “Vorstellungsgespräch”, “Anstellung”, “abgesagt” erstellt werden. Für jede Bewerbung wird eine Kanban Card erstellt, wo die Bewerbungsunterlagen gleich gespeichert werden können.

Mit ELIZA können Eintritte neuer Mitarbeitenden mit einem Kanban Board umgesetzt werden. Mit ELIZA können Eintritte in einem Kanban Board übersichtlich dargestellt werden.

Mit ELIZA können Eintritte neuer Mitarbeitenden mit Kanban Cards umgesetzt werden. Mit ELIZA können Eintritte neuer Mitarbeitenden mit Kanban Cards umgesetzt werden.

ELIZA bietet eine Vorlage für die Personalprozesse

Mit einer Card können alle Bewerberinformationen an einem Ort verwaltet werden.

Eintritt: Pro Eintritt kann ein Kanban-Board erstellt werden mit den Spalten “Offen”, “in Arbeit”, “Abgeschlossen”.

Austritt: Pro Austritt kann ein Kanban-Board erstellt werden mit den Spalten “Offen”, “in Arbeit”, “Abgeschlossen”.

Personaladministration: Alle Aufgaben bezüglich Personaladministration mit den Spalten “Grundlagen”, “ToDo”, “Doing”, “Wait”, “Done”.

Kontinuierliche Verbesserung: Umstzeung des KVP mittels Kanban mit den Spalten “Ideenpool / Verbesserungsvorschläge”, “selektiert zur Umsetzung”, “in Arbeit”, “Wirkung prüfen”, “abgeschossen”.

Einmaliger Aufwand: 8 Stunden Vorlagen für Kanban Boards erstellen

Jährliche Einsparung: ca. 500 Stunden Annahme: Es befassen sich 10 Mitarbeitende mit den Personalprozessen. Jede Person spart pro Woche eine Stunde Zeit beim Führen von Aufgabenlisten.

Schritt 5: Verknüpfung mit dem internen Kontrollsystem IKS

Im letzten Schritt können wir jetzt die erarbeiteten Informationen mit dem Internen Kontrollsystem verknüpfen.

Hierzu definieren wir die Risiken zu den einzelnen Prozessen. So kann ein Risiko “Neue Mitarbeitende verlassen das Unternehmen während der Probezeit” oder “Es besteht zu wenig Zeit für Weiterbildung” hinzugefügt werden.

Einmalige und periodische Massnahmen können zu Risiken oder zu einzelnen Prozessen oder Mitarbeitenden hinzugefügt werden. So kann pro MitarbeiterIn eine jährlich periodische Massnahme “Mitarbeitergespräch durchführen” und dem Vorgesetzten Person zugeordnet werden.

Weiter könne bei Dokumenten die Überarbietungsfrist gesetzt werden. So sollte das Personalreglement jährlich überprüft werden.

Um Prozesse zu messen können Kennzahlen hinzugefügt werden. Typische Kennzahlen sind Anzahl Kranktage, Gleitzeitsaldo, Feriensaldo, Anzahl geleisteter Stunden, Anzahl verrechenbare Stunden.

Einmaliger Aufwand: 8 Stunden Risiken, Massnahmen und Kennzahlen erfassen

Jährliche Einsparung: 50-100 Stunden Nachführen von zahlreichen Excel Listen für IKS entfällt

Fazit: 60 Stunden investieren, jährlich 1200 gewinnen

Mit ELIZA kann in 5 Schritten ein komplettes HR-System aufgebaut werden.

Der initiale Zeitaufwand beträgt für eine Firma mit 30 Mitarbeitenden ca. 60 Stunden, je nachdem wie gut die Firma bereits dokumentiert ist.

Pro Jahr können jedoch schätzungsweise 1200 Arbeitsstunden eingespart werden. die Arbeitskraft einer 50% Stelle eingespart werden. Die so gewonnene Zeit kann dann für wertschöpfende Aufgaben verwendet werden.

Möchten auch Sie pro Jahr mehr Arbeitsstunden für wertschöpfende Aufgaben gewinnen? Kontaktieren Sie uns!

Über ELIZA

ELIZA ist die einfach zu bedienende QM Software aus der Schweizer Cloud und verbindet Prozesse, Organisation, Wissen und Controlling (IKS) in einer übersichtlichen Oberfläche.

ELIZA erlaubt die Dokumentation, Messung und Überwachung von Geschäftsprozessen in Organisationen und Teams.

Als Führungscockpit mit integrierten Managementsystem unterstützt ELIZA täglich Führungskräfte und Mitarbeitende bei Entscheiden oder liefert wichtige Informationen und Kennzahlen, welche sonst mühsam in verschiedenen Systemen nachgefragt werden müssten.

Ein übergreifendes Risikomanagement erlaubt die Definition, Dokumentation und Überwachung von Risiken in verschiedenen Bereichen (IKS-Risiken, Prozessrisiken, Vertragsrisiken, Projektrisiken).

ELIZA wird als Schweizer Cloud Lösung für IKS, Qualitätsmanagement, Risikomanagement und Prozessdokumentation angeboten und kann als Software-as-a-Service (SaaS) oder integriert in der eigenen IT-Umgebung eingesetzt werden.

Bernhard ist ein leidenschaftlicher Unternehmer und befasst sich mit neuen Technologien.

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