Entdecke, wie du als Geschäftsführer:in oder Apotheker:in einer Schweizer Apotheke Zeit und Aufwand im Qualitätsmanagement sparen kannst. Erfahre, wie ELIZA die Prozessdigitalisierung vereinfacht und die Einhaltung von Normen und Standards erleichtert. Lerne, wie die digitale Transformation mit ELIZA deine Apotheke effizienter und zukunftsfähig macht.

1 - Einleitung

Liebe Geschäftsführer:innen und Apotheker:innen,

die Digitalisierung hat bereits viele Branchen revolutioniert und bietet auch im Gesundheitswesen enorme Potenziale, insbesondere im Bereich des Qualitätsmanagements. Gerade in Apotheken, in denen der Fokus auf der Gesundheit und dem Wohlergehen der Kunden liegt, ist ein effizientes und zeitgemäßes Qualitätsmanagement von entscheidender Bedeutung.

Vielleicht kennst Du die Herausforderungen aus erster Hand: Unzählige Dokumente, wie Prozessbeschreibungen, Qualitätsrichtlinien und Schulungsunterlagen, werden mühsam in Ordnern verwaltet. Korrekturen bedeuten manuelles Anpassen von vielen Dokumenten, was Zeit und Nerven kostet. Zudem können die alten, papierbasierten Systeme die Anforderungen an die Dokumentation nach geltenden Normen wie ISO 9001 nur umständlich erfüllen.

Mit ELIZA, der cloudbasierten QM-Lösung aus der Schweiz, können diese Herausforderungen gemeinsam bewältigt werden. ELIZA bietet eine Vielzahl von Modulen, die speziell auf die Anforderungen von Apotheken zugeschnitten sind und eine effiziente Digitalisierung des Qualitätsmanagements ermöglichen. Im folgenden Whitepaper möchten wir Dir zeigen, wie die Digitalisierung mit ELIZA Dein Apotheken-QM revolutionieren kann, Zeit spart, die Einhaltung von Normen erleichtert und Dir mehr Raum für Deine eigentlichen Aufgaben schafft: Die bestmögliche Versorgung Deiner Kunden.

Begleite uns auf dieser Reise in die Zukunft des Qualitätsmanagements in Schweizer Apotheken.

2 - Herausforderungen im papierbasierten QM

In vielen Schweizer Apotheken besteht noch immer die Herausforderung eines papierbasierten Qualitätsmanagementsystems. Dies bringt verschiedene Probleme mit sich, die einen erheblichen Aufwand und Unklarheiten verursachen.

1. Dokumentenverwaltung und -aktualisierung: Papierbasierte Dokumente erfordern manuelle Verwaltung, was zu einem erheblichen Zeit- und Arbeitsaufwand führt. Die ständige Aktualisierung von Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen und anderen QM-Dokumenten stellt eine zusätzliche Belastung dar.

2. Unübersichtlichkeit: Bei einer wachsenden Anzahl von Dokumenten kann die systematische Ordnung und Auffindbarkeit der relevanten Informationen zum Problem werden. Dies erschwert effizientes Arbeiten und die Einhaltung von Standards.

3. Kommunikation und Kollaboration: Die traditionelle Kommunikation über gedruckte Dokumente oder Listen kann zu einer ineffizienten Zusammenarbeit führen. Änderungen in Prozessen oder Dokumenten müssen manuell verbreitet und dokumentiert werden, was potenziell zu Missverständnissen führen kann.

Die aufgeführten Herausforderungen spiegeln die heutigen Schwierigkeiten wider, denen Apotheken mit einem papierbasierten QM-System gegenüberstehen. Die Digitalisierung des Qualitätsmanagements mit ELIZA bietet hier eine mögliche Lösung mit zahlreichen Vorteilen.

3 - So unterstützt ELIZA Apotheken in der Schweiz

ELIZA bietet Apotheken in der Schweiz eine umfassende und bedarfsorientierte Unterstützung bei der Digitalisierung ihres Qualitätsmanagements. Die Funktionalitäten von ELIZA sind speziell auf die Anforderungen von Apotheken zugeschnitten und bieten folgende Unterstützung:

1. Anpassbare Workflows und Dokumentenverwaltung: ELIZA ermöglicht die Anpassung von Workflows und die strukturierte Verwaltung von QM-Dokumenten, SOPs und Richtlinien. Dies erleichtert die systematische Erfassung, Dokumentation und Verwaltung von Prozessen.
2. Einbindung von Mitarbeitenden und Teams: Durch die Integration von Mitarbeitenden in die QM-Prozesse fördert ELIZA eine transparente und effiziente Zusammenarbeit. Aufgaben, Zuständigkeiten und Kommunikation werden zentralisiert und vereinfacht.
3. Normen- und Standardskonformität: ELIZA unterstützt Apotheken bei der Einhaltung relevanter Normen (z.B. ISO 9001) und behördlicher Anforderungen. Die systematische Abbildung von Prozessen und Dokumenten erleichtert die Erfüllung von Qualitätsstandards.
4. Ressourceneinsparungen durch Effizienzgewinne: Die Automatisierung von zeitaufwändigen Prozessen und die Reduzierung manueller Tätigkeiten mit ELIZA führen zu Zeit- und Kosteneinsparungen. Dies ermöglicht Apotheken, ihre Ressourcen effizienter einzusetzen.
5. Flexibilität und Skalierbarkeit: ELIZA bietet Apotheken Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, um das QM-System gemäss den individuellen Anforderungen auszubauen und zu entwickeln. Das System wächst mit den Bedürfnissen der Apotheke.

Durch diese gezielte Unterstützung ermöglicht ELIZA Apotheken eine moderne, effiziente und normenkonforme Digitalisierung ihres Qualitätsmanagements und trägt so nachhaltig zur Optimierung von Prozessen und Arbeitsabläufen bei.

4 - Vorteile der Digitalisierung mit ELIZA

Die Digitalisierung des Qualitätsmanagements mit ELIZA birgt zahlreiche Vorteile, die speziell auf die Anforderungen von Schweizer Apotheken zugeschnitten sind.

1. Zeitersparnis und Effizienz: ELIZA automatisiert zeitaufwändige Prozesse, wie die Dokumentenverwaltung, Aktualisierung von Schulungsunterlagen und die Kommunikation über QM-relevante Informationen. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis und steigert die Effizienz im Apothekenalltag.

2. Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit: Durch die zentrale Speicherung und strukturierte Dokumentation von Prozessen und Richtlinien ermöglicht ELIZA eine transparente und effiziente Zusammenarbeit. Die digitalen Workflows erleichtern die Kommunikation und die Verbreitung von Informationen im Team.

3. Einhaltung von Normen und Standards: ELIZA unterstützt Apotheken dabei, die Anforderungen relevanter Normen und Standards, wie etwa ISO 9001, systematisch zu erfüllen. Die übersichtliche Abbildung von Prozessen und Dokumenten vereinfacht die Einhaltung regulatorischer Anforderungen.

4. Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit: Mit ELIZA können Apotheken ihr Qualitätsmanagementsystem flexibel anpassen und erweitern, um den individuellen Bedürfnissen gerecht zu werden. Das System wächst mit dem Unternehmen und lässt sich an Veränderungen im Apothekenbetrieb anpassen.

5. Kosten- und Ressourceneinsparungen: Die Digitalisierung mit ELIZA führt zu langfristigen Einsparungen von Ressourcen und Kosten. Durch die Reduzierung von manuellen Aufgaben und die Vermeidung von Fehlerquellen können sich Apotheken auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und gleichzeitig Kosten senken.

Die Digitalisierung eines papierbasierten QM-Systems mit ELIZA bietet Apotheken somit eine Vielzahl von konkreten Vorteilen, die den Apothekenalltag nachhaltig erleichtern und verbessern.

5 - Schritte zur erfolgreichen Implementierung von ELIZA in einer Apotheke

Die erfolgreiche Einführung von ELIZA in einer Apotheke erfordert eine strukturierte Vorgehensweise und die Einbindung aller betroffenen Akteure. Im folgenden Abschnitt werden die entscheidenden Schritte zur Implementierung der Digitalisierung des Qualitätsmanagements mit ELIZA in einer Apotheke dargestellt:

1. Bedarfsanalyse und Zieldefinition: Zu Beginn steht eine umfassende Analyse der individuellen Anforderungen und Ziele der Apotheke im Fokus. Es gilt, bestehende Prozesse zu evaluieren und die konkreten Ziele für die Digitalisierung des Qualitätsmanagements zu definieren.

2. Schulung und Change Management: Die Einführung von ELIZA erfordert eine sorgfältige Schulung aller Mitarbeiter:innen, um eine hohe Akzeptanz und effektive Nutzung sicherzustellen. Darüber hinaus ist ein erfolgsorientiertes Change Management erforderlich, um eventuelle Widerstände zu minimieren.

3. Modulanpassung und Konfiguration: ELIZA bietet eine Vielzahl von Modulen, die je nach Bedarf und Anforderungen der Apotheke angepasst und konfiguriert werden können. Ein massgeschneiderter Ansatz gewährleistet die optimale Nutzung der Software.

4. Datenmigration und Integration: Die Migration bestehender Daten aus dem papierbasierten QM-System in ELIZA erfordert sorgfältige Planung und Durchführung. Darüber hinaus ist die Integration von ELIZA in bestehende IT-Systeme der Apotheke von hoher Bedeutung.

5. Kontinuierliche Optimierung und Schulung: Nach der Einführung von ELIZA ist eine fortlaufende Optimierung und Schulung der Mitarbeiter:innen essenziell. Nur so kann eine langfristige Effizienz und Effektivität der Digitalisierung des Qualitätsmanagements gewährleistet werden.

6. Unterstützung durch ELIZA AG und Partnerfirmen: Die kompetente Unterstützung durch die ELIZA AG und ihre Partnerfirmen spielt eine wesentliche Rolle bei der erfolgreichen Implementierung von ELIZA. Von der Konzeption bis hin zur Umsetzung stehen Unternehmen professionelle Ansprechpartner zur Seite.

Die Umsetzung dieser Schritte bildet eine solide Basis für die erfolgreiche Digitalisierung des Qualitätsmanagements in einer Apotheke mit ELIZA. Die individuelle Begleitung und Unterstützung durch die ELIZA AG gewährleistet eine effiziente Einführung und einen nachhaltigen Nutzen.

Beispiel: Apotheke Apodro

Die Apotheke Apodro ist eine mittelgroße Apotheke in der Schweiz, die ELIZA bereits seit einigen Jahren im täglichen Einsatz hat. Die Apotheke schätzt insbesondere die einfache Bedienung und die umfassenden Funktionen, die ELIZA bietet. Dank ELIZA kann die Apotheke sicherstellen, dass sie die Anforderungen des Qualitätsmanagements erfüllt und ihren Patienten hochwertige Arzneimittel und umfassende Betreuung bietet.

6 - Fazit

Die Digitalisierung und Vereinfachung des Qualitätsmanagements mit ELIZA bietet Schweizer Apotheken eine bedeutende Chance, ihre betrieblichen Abläufe zu optimieren, die Einhaltung von Normen zu erleichtern und Ressourcen effizienter zu nutzen. Die Umstellung von manuellen, papierbasierten Prozessen auf eine moderne, digitale QM-Lösung verspricht eine Vielzahl von Vorteilen, die unmittelbar und langfristig zum Erfolg des Apothekenbetriebs beitragen.

Durch die zielgerichtete Analyse bestehender Prozesse, hochwertige Schulungen und ein gezieltes Change Management können Apotheken die Einführung von ELIZA erfolgreich gestalten und die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden sicherstellen. Die Schritte von Analyse über Konfiguration und Datenmigration bis hin zur kontinuierlichen Nutzung und Optimierung bilden die Grundlage für eine effektive und nachhaltige Digitalisierung des Qualitätsmanagements.

Die Unterstützung der ELIZA AG und ihrer Partnerfirmen bietet Apotheken die Möglichkeit, von fundiertem Know-how und maßgeschneiderter Begleitung zu profitieren, um die Digitalisierung des QM-Systems zielführend umzusetzen.

Mit ELIZA als digitaler Partner wird nicht nur die Qualitätssicherung verbessert, sondern auch die Arbeitsprozesse innerhalb der Apotheke optimiert. Die Zeit- und Kosteneinsparungen tragen massgeblich zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit bei und schaffen Freiraum für die Fokussierung auf exzellente Kundenbetreuung.

Die Digitalisierung des Qualitätsmanagements mit ELIZA ist somit nicht nur ein Schritt in Richtung moderner Arbeitsprozesse, sondern auch ein bedeutender Beitrag für die Weiterentwicklung und Zukunftsfähigkeit von Schweizer Apotheke