Das Wichtigste in Kürze:
Das Amt für Finanzen des Kantons Schwyz ist federführend in der digitalen Transformation der kantonalen Verwaltung
In einem Pilotprojekt wurde das Konzept des Lean Managements während einem Jahr praktisch umgesetzt
Als Lösung wurde ELIZA mit den Modulen Aufgaben und Sitzungen (Kanban), Projekte sowie Prozesse und Massnahmen gewählt
ELIZA hat sich als passende Lösung für die Umsetzung von Lean Management in Kantonen, Städten und Gemeinden erweisen.
von Hermann Grab, Leiter Amt für Finanzen Kanton Schwyz und Bernhard Bühlmann, Digital Expert bei ELIZA AG
Aktualisiert am 19.05.2021
Das Amt für Finanzen stellt die Steuerung der Finanzen und Leistungen des Kantons sicher. Es erstellt in seiner Kernaufgabe jährlich den Aufgaben- und Finanzplan, den Bericht Controlling und Risikobeurteilung sowie den Jahresbericht und ist zuständig für das strategische und operative Controlling und das Inkasso der Direkten Bundessteuer. Zudem betreut es den Bereich Gemeindefinanzen und setzt im Rahmen der digitalen Transformations-Werkstatt diverse wegweisende amtsinterne Projekte um. Ausgangslage 2019
Im Amt für Finanzen arbeiten rund 20 Personen. Im Rahmen der Amts-Vision 2030 steht das Amt für die Aufgabe, sich für die laufende gesellschaftliche und digitale Transformation bereit zu machen. Aufgaben, Prozesse und Hilfsmittel basieren auf klassischen Vorstellungen. Sitzungen mit Protokollierung und Pendenzenlisten erfolgen per Word, Prozess-Terminlisten werden in Excellisten geführt, die Projektadministration ebenfalls mit Word, Excel und Powerpoint und die Aufgaben und Terminsteuerung mittels Outlook oder bei übergeordneten Geschäften über das verwaltungsweite Geschäftsverwaltungssystems oder die Prozessteuerung mittels Prozessdarstellungen und Excellisten. Aufgaben werden meist persönlich verwaltet und Projekte im klassischen Wasserfallmodell geführt.
Lean Management in der öffentlichen Verwaltung - ein Widerspruch?
Lean Management wird im KMU-Umfeld immer beliebter. Die ständige Veränderung des Umfelds (Märkte, Mitbewerber, Gesetze) erfordern zunehmend dynamischere Managementprozesse.
Doch wie sieht es in der öffentlichen Verwaltung aus? Vertragen sich Lean Management mit den doch eher starren Prozessen des eGovernments?
Um diese Frage zu beantworten, beschloss das Amt für Finanzen des Kantons Schwyz, ein Pilotprojekt “Lean Management” mit einer pragmatischen Kollaborationsplattform zu starten.
Wichtige Kriterien für eine Lean Management Lösung
Folgende Kriterien wurden an eine neue Lösung gestellt:
- Schweizer Lösung: Idealerweise in der Schweiz entwickelt und gehostet
- Führungsinstrument und digitaler Arbeitsplatz: Moderne Weblösung, von überall her und mit jedem Gerät (PC, Tablet, Smartphone) sicher nutzbar.
- Kombination von Risikosteuerung, IKS, Prozess und Qualitätsmanagement
- Möglichkeit, Kanban Boards und Sitzungen elektronisch abzubilden
- Schnell bereitgestellt, kein IT- oder Einführungsprojekt notwendig
Aufgrund dieser Kriterien fiel die Wahl auf ELIZA.
Projekte, Aufgaben, Sitzungen und Prozesse
Das Amt für Finanzen möchte sich effizienter und zielgerichteter organisieren und hat deshalb begonnen, die Aufgabenverwaltung schrittweise in ELIZA abzubilden. So wurde die Pendenzenliste in Excel durch das Kanban-Modul von ELIZA abgelöst. Die verschiedenen Sitzungen wurden fortan online mit dem Modul „Spaces“ vorbereitet und dokumentiert. Die rund 20 Entwicklungsprojekte wurden ebenfalls in ELIZA geführt und protokolliert. Auch die Kernprozesse werden inklusive Risiken, Kontrollen und Massnahmen in ELIZA terminiert und abgearbeitet.
Nur kurze Zeit nach der Einführung kam es aufgrund der Corona-Pandemie zum Lockdown, welcher das Team des Amtes für Finanzen von einem Tag auf den anderen ins Home-Office beorderte. Hier erwies sich die in ELIZA integrierte Videokonferenzlösung Jitsi, die Sitzungsverwaltung oder auch die Aufgabenverwaltung mit dem Kanban-Modul oder dem Projektportfoliomanagement als sehr hilfreich.
Die zahlreichen Projekte wurden im Projektportfoliomanagement erfasst. ELIZA liefert ein stets aktualisiertes Bild aller Projekte (Ampelstatus, Projektreporting, Zuständigkeiten)
Durch die Umstellung auf Kanban können Aufgaben effizienter im Team bearbeitet werden, und Probleme und Terminkonflikte Projekten frühzeitig erkannt werden.
Zusammenarbeit mit externen Partner
ELIZA erlaubt die sichere und einfache Zusammenarbeit mit externen Partnern. Im Modul Spaces können externe Personen beteiligt werden. So können Projekte effizient dokumentiert und umgesetzt werden.
Geschäftskontrolle mit Kanban
Dem Amt für Finanzen werden vom Regierungsrat, von anderen Departementen und der gesetzlichen Aufgabenerfüllung Geschäfte zugewiesen. Um stets den Überblick zu behalten wurde ein Kanban Board mit verschiedenen, den Status der Geschäfte entsprechenden Spalten erstellt.
Dokumentation und Umsetzung von Geschäftsprozessen
Das Massnahmenmodul von ELIZA wird zur Umsetzung der internen Kernprozesse eingesetzt. So kann beispielsweise der Prozess „Jahresrechnung erstellen“ mit dem integrierten Modellierungstool gemäss BPMN gezeichnet, beschrieben und mit Massnahmen und Abwicklungsschritten gesteuert und bearbeitet werden.
Interview mit Hermann Grab, Leiter Amt für Finanzen
Herr Grab, erzählen Sie uns kurz was Ihre Beweggründe waren, Lean Management in ihrem Amt einzuführen.
Mein Leitungsteam des Amtes für Finanzen hat im Jahre 2017 die Vision für ein öffentliches Finanzamt im Jahre 2030 gezeichnet und daraus Zielvorstellungen für unser Amt abgeleitet. Es hat sich rasch gezeigt, dass aufgrund der laufenden Entwicklung der gesellschaftlichen und digitalen Transformation ein Finanzamt in rund 10 Jahren ganz anders aussehen wird. Zahlungsverkehr, Inkasso und Buchführung werden - mehrheitlich auf neuen gemeinsamen Plattformen von Buchhaltungssoftwareanbietern und Banken betriebenen - automatisch erfolgen. Viele klassische Tätigkeiten und Controllingaufgaben werden durch Prozessroboter, ChatBots und intelligente Analyseinstrumente wahrgenommen. Das optimale Zusammenspiel von Mensch und Maschine in der Prozessabwicklung rückt ins Zentrum. Wir werden uns von einer klassischen Finanzabteilung in ein “Amt für Finanzen, Analytics und Robotics” transformieren. Unsere Dienstleistung für die Gesamtverwaltung und den Kanton erweitert sich auf analytische Kompetenzen (data analytics) und die Einbindung und Programmierung von Prozessrobotern (Process Robotic Automation, RPA).
Die Arbeitsweise des Amtes im Jahre 2017 bediente sich den klassischen, nicht kollaborativen Instrumenten wie Excel, Word, Outlook, Geschäftsverwaltungssystem, Telefon usw. Eine Zusammenarbeit aufgrund der technischen und instrumentellen Voraussetzung ist schwierig und versagt beim dynamischen und agilen Arbeiten. Es war unser Bestreben, Wege für eine effiziente und effektive Zusammenarbeit zu finden. Geeignete Instrumente sind ja inzwischen im Markt zahlreich vorhanden.
Wie sind sie dabei vorgegangen?
Wir haben eine Werkstatt zur digitalen Transformation unseres Amtes gebildet. Wir haben etwas mehr als 20 Entwicklungsprojekte definiert, zwei Praktikanten engagiert, das Vorgehen priorisiert und Verantwortungen zugesprochen. Wir wollten - eben im Sinne einer Werkstatt - Verschiedenes ausprobieren und für uns dienliche Wege und Instrumente evaluieren. Ein wichtiger Teil war es, eine adäquate Kollaborationsplattform für unsere Führungstätigkeiten zu installieren. Hierbei sind wir auf ELIZA gestossen.
ELIZA ermöglicht uns in einfacher und übersichtlicher Weise die Kernprozesse abzuwickeln, unsere Kern- und Projektaufgaben zu verwalten, die Risiken zu steuern und unsere Sitzungen zu verwalten, zu dokumentieren und unkompliziert über die eingebundene Video-Plattform “Jitsi” abzuhalten.
Hermann Grab, Leiter Amt für Finanzen Kanton Schwyz
Was ist Ihr Fazit nach einem Jahr mit ELIZA?
Die Zusammenarbeit im Team wird mit ELIZA massgebend vereinfacht. Insbesondere in der Situation der Pandemie konnten wir davon stark profitieren. Für die Grösse unseres Amtes stellt ELIZA eine sehr gute und geeignete Lösung dar. In Teilbereichen, z.B. der Prozesssteuerung, stossen wir mit der Einfachheit von ELIZA inzwischen aber auch an Grenzen. Wir wollen in Zukunft unsere Prozesse vermehrt automatisiert abwickeln und hierbei auch Tätigkeiten von Prozessrobotern (RPA) direkt in Verbindung mit der menschlichen Tätigkeit (auch aus anderen Departementen) einbinden.
Welche Funktionen und Module von ELIZA waren besonders hilfreich und möchten Sie nicht mehr missen?
Die Sitzungsverwaltung mit Protokoll, Videotool, Aufgabenverwaltung und Beschlussprotokoll sind sehr hilfreich. Auch die kollaborative Aufgabenbearbeitung in den spezifischen Spaces im Kanbansystem ist einfach und zielführend. Ebenso erfüllt die Prozesssteuerung mittels Massnahmenüberwachung derzeit seinen Zweck auf adäquate Art und Weise.
Wo gibt es noch Verbesserungspotential?
Die Funktionalität stösst im Umfang - wie oben beschrieben bei der Einbindung von Prozessrobotern bei der Prozesssteuerung - naturgemäss an seine Grenzen. Das ist auch nicht schlecht, orientiert sich ELIZA ja namentlich am kleineren und mittleren Unternehmensumfeld und besticht dort durch seine Einfachheit als zielführendes, integriertes Führungsinstrument. Ansonsten sind sicherlich Optimierungsvorschläge möglich (Auswertungen, Risikosteuerung, Tool-Handling), was vom Hersteller in unkomplizierter und willkommener Weise entgegengenommen wird. Manchmal geht es wenige Stunden und die angeregte Optimierung ist bereits umgesetzt. Eben, auch hier besticht ELIZA in seiner einfachen und direkten Art.
Vielen Dank für Ihre interessanten Ausführungen. Wir wünschen Ihnen und Ihrem Team weiterhin viel Spass und Erfolg mit ELIZA!
Über Hermann Grab
Hermann Grab ist Leiter des Amtes für Finanzen des Kantons Schwyz. Er ist Dozent im Bereich ganzheitliche Verwaltungssteuerung, Risikosteuerung und IKS und ist bestrebt, die digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung zu gestalten.
Kontakt
Hermann Grab, Vorsteher Amt für Finanzen, Kanton Schwyz, hermann.grab@sz.ch
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