Das Wichtigste in Kürze:

• ISO 9001 ist die am weitesten verbreitete Norm für KMU und den Mittelstand

• Die Aufrechterhaltung der Norm kann sehr aufwändig und mühsam sein

• Ein neues integriertes Managementsystem (IMS) erleichter die Umsetzung von ISO 9001 und den damit verbundenen Pflegeaufwand und macht wichtige Zusammenhänge im Unternehmen sichtbar

Eine neue Softwarelösung aus der Cloud erleichtert die Erreichung und Aufrechterhaltung der ISO 9001 Zertifizierung dank einfachem, verknüpften und übersichtlichen Informationsmanagement.

Aktualisiert am 26.01.2021

Eine neue Softwarelösung aus der Cloud erleichtert die Erreichung und Aufrechterhaltung der ISO 9001 Zertifizierung dank einfachem, verknüpften und übersichtlichen Informationsmanagement.

Was ist ISO 9001?

ISO 9001 ist die wohl am weitesten verbreitete Norm für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) oder dem Mittelstand. Die Norm ist sehr beliebt, weil sie genau beschreibt, wie ein Unternehmen organisiert sein muss.

ISO 9001 verfolgt 8 Prinzipien:

• Prozessorientierter Ansatz
• Klare Führungsstrukturen
• Kundenorientierung
• Einbezug interessierter Parteien
• Risikobasiertes Denken
• Beziehungsmanagement (Lieferanten und Partner)
• Faktengestützte Entscheidungsfindung
• Kontinuierliche Verbesserung

Weshalb ISO 9001?

Qualitätsmanagement hat sich in Unternehmen deshalb durchgesetzt, weil es letztlich kostengünstiger ist, Fehler vorab zu vermeiden, als sie am Ende des Prozesses teuer zu beseitigen.

Ein Qualitätsmanagement-System (QMS) spart so letztlich nicht nur Zeit und Ärger – sondern Geld und vor allem wertvolle Zeit. Managementsysteme, welche ihre Prozesse und Strukturen auf nachhaltige Qualitätssicherung ausrichten, offenbaren deshalb weitsichtiges unternehmerisches Denken. Ein ISO 9001 Zertifikat macht dies zudem auch für Kunden und Geschäftspartner ersichtlich und erspart oft externe Audits durch Kunden.

Mit welchen Hilfsmitteln wird ISO 9001 umgesetzt?

Word, Excel, Explorer: Diese Methode ist wohl am weitesten verbreitet. Dabei werden Stellen- und Funktionsbeschreibungen, Prozessbeschreibungen, Riskomaps, Funktionsmatrix und weitere wichtige ISO Dokumente klassisch in Word und Excel gepflegt.

QM-Software: QM-Software unterstützt in der Regel die Bereiche Prozessmanagement und Prozessdokumentation, Risikomanagement und zum Teil auch Auditmanagement.

Welches sind die Stolpersteine und Engpässe?

Ist ISO 9001 einmal eingeführt so müssen alle Dokumentationen periodisch nachgeführt werden. Ist die Dokumentablage nicht gut strukturiert, kann dies zu sehr viel Aufwand führen.

Jährlich grüsst das Murmeltier

Tausende KMU kämpfen sich jährlich durch die ISO 9001 Zertifizierung. Oft ist dies eine lästige Pflicht, obwohl gerade durch die jährliche Überprüfung die Kontinuität sichergestellt wird. Um eine Zertifizierung aufrechtzuerhalten, muss diese jährlich durch einen externen Auditor überprüft werden. Dabei wird zwischen Aufrechterhaltung und Rezertifizierung unterschieden:

Aufrechterhaltung: in den ersten zwei Jahren nach der Zertifizierung

Rezertifizierung: Alle Drei Jahre nach der Zertifizierung

Grosser Stressfaktor vor den externen Audits

Einige Wochen vor dem externen Audit entsteht oft Hektik im Unternehmen:

• Alle Dokumente müssen aktualisiert sein
• Das Management Review muss erstellt sein
• Das interne Audit muss durchgeführt sein

Für viele KMU wird deshalb der Aufwand dann irgendwann zu viel, und sie verzichten auf das Zertifikat.

Spätestens bei der nächsten grosses Offertanfrage oder Ausschreibung bereuen sie diesen Schritt, da eine ISO 9001 Zertifizierung gefordert wird.

Das Geheimnis des integrierten Managementsystems (IMS)

Moderne integrierte Managementsysteme überzeugen durch eine einfache Bedienung und intelligente Verknüpfungen. Sie erleichtern den verantwortlichen Personen, Informationen einfacher einzupflegen.

Durch die Verknüpfung von Informationen (Mitarbeiter -> Funktionen -> Prozesse -> Risiken -> Massnahmen -> Kontrollen) kann ein IMS lernen und automatische Hinweise und Warnungen erstellen.

Ein gutes IMS vereint idealerweise die Bereiche Prozessmanagement, Personalmanagement, Aufbauorganisation, IKS und Risikomanagement, Q-Meldungen und Normen und Audits.

Für Mitarbeitende und Führungskräfte

Der Zugang zum IMS sollte nicht nur Führungskräften vorenthalten bleiben, sondern für alle Mitarbeitenden möglich sein. Durch einen bedarfsgerechten Zugriff werden Informationen für die entsprechenden Zielgruppen freigeschaltet.

Grosse Zeitersparnis bei der Pflege

Statt dutzende Tabellen und Worddokumente nachzuführen, müssen Änderungen in der Regel nur an einem Ort vorgenommen werden. Alle verknüpften Informationen werden aber automatisch nachgeführt.

Lokal installiert oder aus der Cloud?

Die heutige Webtechnologie erlaubt die Verfügbarkeit solcher Systeme auf beliebigen Endgeräten (PC, Laptop, Tablet, Smartphone). Eine lokale Installation einer Software auf einem eigenen Server oder auf den Clients entfällt dabei.

Schnittstellen für Interaktion mit Umsystemen

Idealerweise verfügt ein IMS über offene Schnittstellen (JSON und REST).

Wie gelingt der Umstieg auf ein integriertes Managementsystem?

1 Vorabklärung / Vorgespräch

In einem Vorgespräch wird die Ist-Situation aufgenommen. Zudem wird abgeklärt, wie Prozesse und andere bestehende Elemente des ISO 9001 in Zukunft mithilfe des neuen integrierten Managementsystems dokumentiert werden.

2 Themenworkshop „Integrierte Managementsysteme“

• Grundlagen und Konzepte
• Verfügbare Module
• Rollen und Berechtigungen
• Zugriffsrechte

3 Schulung IMS

• Schulung der wichtigsten Mitarbeiter (Kernteam)

4 Migrationsworkshop

• Konzept für Migration der Daten ins neue IMS erstellen
• Abklärung ob Daten automatisch migriert werden können (z.B. aus HR-System)

5 Review und Freigabe

• Freigabe des neuen IMS

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