«Oh nein, wie bringe ich jetzt mein schön aufgebautes Excel in ELIZA?»
Diese Frage stellte uns ein Neukunde bei der Einführung seines internen Kontrollsystems. Sie ist verständlich: Das bestehende Excel war nicht einfach irgendeine Tabelle, sondern das Resultat sorgfältiger Arbeit. Darin waren Risiken, Bewertungen, Massnahmen, Zuständigkeiten und weitere wichtige Informationen über längere Zeit aufgebaut worden.
Die Aufgabe bestand deshalb nicht darin, bei null zu beginnen. Die wertvolle Vorarbeit sollte erhalten bleiben und in eine Struktur überführt werden, die sich im Alltag einfacher pflegen, überblicken und weiterentwickeln lässt.
Ein gutes Excel ist eine wertvolle Ausgangslage
Excel eignet sich sehr gut, um ein IKS zu entwickeln. Tabellen lassen sich flexibel aufbauen, Berechnungen können individuell angepasst und zusätzliche Spalten rasch ergänzt werden. So entsteht über die Jahre häufig ein umfangreiches Arbeitsinstrument, das genau auf die Organisation zugeschnitten ist.
Mit wachsendem Umfang werden jedoch auch die Grenzen sichtbar:
- Risiken, Massnahmen und Kontrollen befinden sich in langen Tabellen.
- Zuständigkeiten sind als Text erfasst und nicht direkt mit Personen oder Funktionen verknüpft.
- Fälligkeiten und wiederkehrende Aufgaben müssen manuell überwacht werden.
- Änderungen und neue Bewertungen lassen sich nur mit zusätzlichem Aufwand nachvollziehen.
- Auswertungen müssen immer wieder aus den aktuellen Daten zusammengestellt werden.
Der Wechsel in eine IKS-Software soll diese Nachteile beseitigen. Er darf aber nicht dazu führen, dass alle bestehenden Informationen von Hand neu erfasst werden müssen.
Die eigentliche Herausforderung: Zusammenhänge erhalten
Bei einer Migration reicht es nicht, einzelne Tabellenzeilen zu kopieren. Ein Risiko gehört beispielsweise zu einem Prozess oder einem Verantwortungsbereich. Dazu kommen eine Bewertung, mögliche Auswirkungen, Massnahmen, Kontrollen, Termine und zuständige Personen.
Diese Beziehungen machen ein IKS nützlich. Gehen sie bei der Übernahme verloren, entsteht zwar eine neue Datenbank, aber noch kein funktionierendes Kontrollsystem.
Unser Ziel war deshalb, die vorhandenen Inhalte zuerst zu verstehen und anschliessend passend in ELIZA abzubilden. Dazu gehörten unter anderem:
- die Struktur und Bedeutung der Excel-Spalten zu analysieren,
- Risiken und zugehörige Bewertungen zu erkennen,
- Massnahmen und Kontrollen den richtigen Risiken zuzuordnen,
- Funktionen und Personen korrekt miteinander zu verknüpfen,
- die Daten in der Kundeninstallation strukturiert aufzubauen,
- das Resultat gemeinsam fachlich zu kontrollieren.
Lizzy übernimmt die strukturierende Vorarbeit
Für diese Aufgabe nutzten wir unsere interne KI-Unterstützung Lizzy. Sie analysierte das bestehende Excel und half dabei, die Informationen für die Datenstruktur von ELIZA aufzubereiten.
Anschliessend wurde das neue IKS direkt in der Kundeninstallation aufgebaut. Risiken, Massnahmen, Funktionen und verantwortliche Personen waren danach nicht mehr nur Text in einzelnen Zellen, sondern miteinander verknüpfte Elemente des Systems.
Wichtig ist: Die KI trifft dabei keine fachlichen Risikoentscheide für den Kunden. Sie unterstützt die strukturierte Übernahme. Die inhaltliche Prüfung und Freigabe bleiben bei den verantwortlichen Menschen.
Mehrere Tage Arbeit wurden zu wenigen Stunden
Eine manuelle Neuerfassung hätte den Kunden mehrere Arbeitstage gekostet. Zusätzlich hätte jede Zeile einzeln kontrolliert und mit den richtigen Zuständigkeiten verbunden werden müssen.
Mit Lizzy konnten wir diese Arbeit in wenigen Stunden erledigen. Der Kunde erhielt damit rasch ein nutzbares System, ohne seine bisherige Vorarbeit aufzugeben.
Der wichtigste Zeitgewinn entstand nicht durch schnelleres Kopieren. Entscheidend war, dass Lizzy die Struktur des Dokuments analysierte und die Daten für die verknüpfte Abbildung in ELIZA vorbereitete.
Was sich nach der Migration verbessert
Nach der Übernahme stehen nicht mehr einzelne Tabellenfelder im Zentrum, sondern die Zusammenhänge im IKS:
- Risiken werden übersichtlich bewertet: Die wichtigsten Risiken und der aktuelle Handlungsbedarf werden rascher sichtbar.
- Massnahmen werden nachvollziehbar: Verantwortliche Personen, Fristen sowie einmalige oder wiederkehrende Aufgaben sind klar zugeordnet.
- Zuständigkeiten werden verbunden: Funktionen und Personen können mit Risiken, Kontrollen und Massnahmen verknüpft werden.
- Veränderungen werden sichtbar: Neue Einschätzungen und Reportings lassen sich über die Zeit nachvollziehen.
- Auswertungen werden einfacher: Risikomap und IKS-Reporting greifen auf die strukturierten Daten im System zurück.
So wird aus einer statischen Arbeitsdatei ein integriertes Kontrollsystem, das im Alltag gemeinsam gepflegt werden kann.
Datenmigration darf kein Grund gegen die Digitalisierung sein
Viele Organisationen zögern mit dem Wechsel, weil sie bereits viel Zeit in Word- oder Excel-Lösungen investiert haben. Die Befürchtung lautet: «Wenn wir das System wechseln, müssen wir alles noch einmal machen.»
Unsere Erfahrung aus dieser Einführung zeigt das Gegenteil. Gut gepflegte bestehende Daten sind kein Hindernis, sondern eine wertvolle Grundlage. Wenn die Struktur verstanden und sauber zugeordnet wird, kann sie effizient in ELIZA übernommen werden.
Das gilt nicht nur für ein IKS. Auch andere strukturierte Informationen aus Word oder Excel können als Ausgangspunkt für eine Migration dienen. Der genaue Aufwand hängt immer von Qualität, Umfang und Aufbau der Quelldaten ab. Gerade bei umfangreichen Tabellen kann KI-Unterstützung die manuelle Vorarbeit jedoch deutlich reduzieren.
Unser wichtigstes Fazit
Der Kunde war vom Ergebnis beeindruckt. Für uns war die Einführung eine wichtige Bestätigung: Datenmigration muss kein mehrtägiges Abschreibprojekt sein.
Lizzy hilft uns, bestehende Kundendaten zu analysieren, zu strukturieren und für die Übernahme in ELIZA vorzubereiten. Dadurch bleibt die bisherige Arbeit erhalten, während der Kunde schneller von den Vorteilen eines verknüpften IKS profitiert.
Oder kurz gesagt: Das schöne Excel muss nicht weg. Es kann der Ausgangspunkt für ein übersichtlicheres und besser steuerbares IKS sein.
IKS-Migration mit uns besprechen
Mehr zum Zusammenspiel von Prozessen, Risiken, Dokumenten und Massnahmen findest du auch in unserem Beitrag über das integrierte Managementsystem für ISO 9001.