In der stark regulierten Unternehmenswelt garantiert die ISO 9001-Norm eine konsistente Qualität von Produkten und Dienstleistungen. Ein Kernelement dieser Norm ist das Dokumentenmanagement. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Qualitätsmanagement-Dokumentationen korrekt erstellt, verwaltet und gelenkt werden. Doch wie lässt sich dies effizient umsetzen? Hier kommt ELIZA als Lösung ins Spiel.
Anforderungen der ISO 9001 an das Dokumentenmanagement und die Dokumentenlenkung
Die ISO 9001-Norm stellt spezifische Anforderungen an das Dokumentenmanagement:
- Identifikation und Zugänglichkeit: Alle relevanten Dokumente müssen leicht auffindbar und zugänglich sein.
- Kontrolle der Aktualität: Dokumente sollten regelmäßig aktualisiert werden.
- Dokumentenlenkung: Dies umfasst die Sicherstellung, dass nur gültige Dokumente verwendet werden, die jeweils aktuelle Version zur Verfügung steht und die Dokumentverbreitung kontrolliert wird.
- Archivierung und Aufbewahrung: Historische Dokumente müssen revisionssicher archiviert werden, um Zugriff auf frühere Versionen zu ermöglichen.
- Schutz: Dokumente vor unbefugtem Zugriff sichern.
Traditionelle Papierwege reichen oft nicht aus, um diese Anforderungen zu erfüllen. Eine digitale Lösung wie ELIZA bietet die perfekte Unterstützung.
Wie ELIZA die Anforderungen der ISO 9001 umsetzt
ELIZA, die cloudbasierte Schweizer QM-Lösung, vereinfacht das Dokumentenmanagement und die Dokumentenlenkung entscheidend. Sie bietet:
Identifikation und Zugänglichkeit
Das Dokumentenmanagement-Modul von ELIZA erlaubt das einfache Hochladen, Speichern und systematische Organisieren deiner Dokumente. Die leistungsstarke Volltextsuche sorgt dafür, dass du jedes Dokument blitzschnell findest.
Kontrolle der Aktualität
Mit ELIZA verfolgst du Dokumentversionen automatisch. Bei jeder Änderung wird eine neue Version erstellt, wodurch die Aktualität stets gewährleistet bleibt. Dadurch bist du immer bereit für externe oder interne Audits.
Effiziente Dokumentenlenkung
Die Dokumentenlenkung in ELIZA stellt sicher, dass nur freigegebene und gültige Dokumente in Umlauf geraten. Ein integriertes Freigabeverfahren ermöglicht die Kontrolle über die Veröffentlichung neuer Dokumentversionen. Du legst hier fest, welche Teilen deiner Organisation Zugriff auf welche Dokumente haben sollen und wer am Freigabeprozess beteiligt ist – alles zentral verwaltet und übersichtlich dargestellt.
Archivierung und Aufbewahrung
ELIZA lagert alle Dokumente revisionssicher und versionsgeprüft in einem ISO27001-zertifizierten Rechenzentrum. Du bleibst voll compliant mit ISO 9001-Anforderungen durch jederzeit nachweisbare Dokumentenhistorien.
Schutz
In ELIZA sind Dokumente durch Zugriffsrechte geschützt. Du bestimmst, wer welche Dokumente einsehen oder bearbeiten darf. Dadurch bleiben sensible Informationen geschützt.
Die Vorteile von ELIZA im Überblick
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse und nahtlose Integration beschleunigen dein Dokumentenmanagement.
- Sicherheit: ISO27001-Zertifizierung bietet maximale Datensicherheit.
- Flexibilität: Office Online-Integration erlaubt nahtloses Arbeiten im Webbrowser.
- Skalierbarkeit: Geeignet für KMUs und große Unternehmen gleichermaßen.
Der AI Assistant als ergänzende Unterstützung
Ein einzigartiger Vorteil ist der AI Assistant in ELIZA, der dir hilft, Dokumente zu optimieren, Überarbeitungen strukturiert anzugehen und Checklisten zu erstellen. Dieser digitale Helfer bietet dir Unterstützung in allen Bereichen des Qualitätsmanagements und stellt sicher, dass du stets die Übersicht behältst.
Fazit und Call-to-Action
Ein effizientes Dokumentenmanagement kombiniert mit klarer Dokumentenlenkung ist essenziell für ein erfolgreiches Qualitätsmanagementsystem. Mit ELIZA setzen Unternehmen die ISO 9001-Anforderungen professionell um und bleiben auditbereit. Entdecke die Vorteile von ELIZA: Buche eine Demo oder kontaktiere uns unter hello@eliza.swiss. Lass ELIZA dein QM revolutionieren!
FAQ zum Thema “Effizientes Dokumentenmanagement gemäss ISO 9001: ELIZA als Lösung”
Was sind die Hauptanforderungen der ISO 9001 an das Dokumentenmanagement?
Die ISO 9001-Norm verlangt eine systematische Verwaltung von Dokumenten, die folgende Aspekte umfasst: Identifikation und Zugänglichkeit der Dokumente, Kontrolle der Aktualität, effiziente Dokumentenlenkung, sichere Archivierung und Schutz vor unbefugtem Zugriff.
Wie unterstützt ELIZA bei der Erfüllung dieser ISO 9001-Anforderungen?
ELIZA bietet ein umfassendes Dokumentenmanagement-Modul, das ermöglicht, Dokumente zu organisieren, Versionen automatisch zu verwalten, Freigabeprozesse zu steuern und Dokumente revisionssicher zu archivieren. Zugriffsrechte regeln zudem den Schutz sensibler Informationen.
Was ist Dokumentenlenkung, und wie wird sie in ELIZA umgesetzt?
Dokumentenlenkung stellt sicher, dass nur gültige und freigegebene Dokumente verwendet werden. In ELIZA geschieht dies durch ein Freigabeverfahren, bei dem die Verteilung und Aktualität kontrolliert werden, um lediglich autorisierte Versionen im Umlauf zu haben.
Welche Rolle spielt der AI Assistant in ELIZA?
Der AI Assistant in ELIZA unterstützt bei der Optimierung von Dokumententexten, Strukturierung von Überarbeitungen und Erstellung von Checklisten. Er fungiert als digitaler Helfer im Qualitätsmanagement und vereinfacht komplexe Aufgaben.
Welche Vorteile bietet das Dokumentenmanagement mit ELIZA im Vergleich zu herkömmlichen Methoden?
ELIZA steigert die Effizienz durch automatisierte Prozesse, bietet Datensicherheit durch ISO27001-zertifiziertes Hosting, ermöglicht eine nahtlose Bearbeitung dank Office Online-Integration und passt sich flexibel an Unternehmen jeder Größe an.