Wie kann ein lebendiges integriertes Managementsystem (IMS) für KMU eingeführt werden und welchen Nutzen kann es generieren. Das erfährst Du in diesem Blogeintrag.

Teil 2 von 2. Hier geht’s zu Teil 1

Im ersten Teil dieses Blogeintrags habe ich die 5 häufigsten Ursachen für veraltete Managementsysteme aufgezeigt.

Im folgenden Blogbeitrag zeige ich auf, wie ein modernes und einfach zu pflegendes integriertes Managementsystem (IMS) in 5 Schritten mit ELIZA aufgebaut werden kann.

Wie sieht die optimale Lösung aus?

Wie kann ein Managementsystem so aufgebaut werden, dass es auch gelebt und gepflegt wird?

1. Weg von Word und Excel und hin zu einer modernen Webanwendung: Moderne Managementsysteme erlauben das strukturierte Erfassen von Informationen. Die Informationen werden im Gegensatz zu Word und Excel vor ungewollten Änderungen geschützt. Auch kann durch ein Audit-Log jederzeit nachverfolgt werden, welche Änderungen von wem vorgenommen wurden.

2. Kontinuierliche Pflege des Systems mit dezentraler Pflege: Durch ein optimales Rechtemanagement kann die Pflege der Bereiche (Organisation & HR, Prozesse, IKS, Projekte) auf verschiedene Schultern verteilt werden.

3. Lebendiges Risikomanagement und IKS: Das Managementsystem wird zum täglichen Begleiter und unterstützt Führungskräfte und Mitarbeitende täglich bei der Beschaffung von Informationen. Fehlende Infos können direkt eingepflegt werden.

4. Die Geschäftsführung geht mit gutem Beispiel voran: Das Thema Qualitätsmanagement und IKS sind in der Führung verankert. Die Geschäftsführung nutzt das Managementsystem

5. Regelmässige Fokus-Tage für das Managementsystem: Durch die Einführung von Quality-Days (z.B. einmal pro Quartal) wird das Bewusstsein für Qualitätsmanagement gestärkt und das System überprüft mit aktuellen Informationen “gefüttert”.

Ein modernes Managementsystem verfügt über vorgefertigte Module, welche miteinander verknüpft sind. So können alle Informationen strukturiert und am richtigen Ort abgelegt und wiedergefunden werden.

Eine leistungsfähige Volltextsuche sollte das Auffinden von gewünschten Informationen innerhalb von wenigen Sekunden erlauben.

Das System sollte jederzeit zur Hand sein, insbesondere auch auf dem Smartphone wenn man unterwegs ist und eine Information dringend nachschauen möchte.

Mit ELIZA baust Du integriertes Managementsystem in 5 Schritten auf und kannst es später mit einem sehr geringen Aufwand pflegen.

Schritt 1: Organisation und HR erfassen

Im ersten Schritt bildest Du die Aufbauorganisation in ELIZA ab. Hier kannst Du zuerst alle Mitarbeitenden (interne und externe Mitarbeitende) mit Name, Funktion, Eintrittsdatum, Geburtsdatum und Anstellungsgrad und Vorgesetze(r) erfassen.

Falls Du bereits eine Excel-Liste mit allen Informationen hast so kannst Du diese in ELIZA importieren.

Danach kannst Du die Organisationseinheiten mit Abteilungen und Teams erfassen. Sobald dies vollständig ist, kannst Du Mitarbeitende den Organisationseinheiten zuordnen.

Resultat: Ein stets aktuell gehaltenes HR-System welches einfach in der Pflege ist. Personalmutationen können viel einfacher vorgenommen werden, weil alle Informationen strukturiert und vernetzt erfasst und gepflegt werden.

Folgende Listen werden automatisch geführt: Mitarbeiterliste, Geburtstagsliste, Dienstjubiläen, Organigramm, Aufbauorganisation, Weiterbildungsliste, Skillsmatrix.

Lese hier mehr über das Modul “Organisation & HR”: In 5 Schritten zum elektronischen Personaldossier

Schritt 2: Prozesse und Kennzahlen erfassen

Eine aktuelle Prozessdokumentation hilft Mitarbeitenden, ihre Arbeit effizienter zu erledigen. Zudem können Engpässe und Schwachstellen besser aufgezeigt und behoben werden.

Kennzahlen (KPI - Key Performance Index) dienen als wichtige Informationsquelle für die Beurteilung von Leistungen in Prozessen.

Lies mehr zum Thema:

• In 5 Schritten zur übersichtlichen Prozessdokumentation mit BPMN
• KPI und Kennzahlen

Schritt 3: Internes Kontrollsystem IKS aufbauen

Du hast jetzt die Grundlagen geschaffen, um überhaupt mit IKS zu beginnen. Jetzt kannst Du Risiken mit einer Beschreibung, einer Analyse sowie möglichen Massnahmen erfassen. Bei jedem Risiko wir die Eintrittswahrscheinlichkeit sowie das Schadensausmass festgelegt.

ELIZA erstellt automatisch eine Risk Map, welche stets aktuell ist.

Das Gleiche kannst Du jetzt mit den Chancen umsetzen.

Schritt 4: Strategie und Businessplan und Marketingplan abbilden

Jedes Unternehmen sollte über einen Businessplan verfügen. Die Erstellung eines Businessplans zwingt Dich dazu, alle Aspekte Deines Unternehmens zu beschreiben und dient als Kompass auf deiner Fahrt in stürmischen Gewässern.

Zur Abbildung deiner Strategie und deines Businessplans verwendest Du das Modul “Spaces”. Folgende Informationen kannst Du als Kanban Boards abbilden:

• Strategie Canvas
• Marketingplan
• Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)

Weitere Informationen zum Modul “Spaces” findest Du hier.

Schritt 5: Kontinuierliche Pflege des Systems

Die Pflege des ELIZA Management Systems ist viel einfacher und weniger Zeitaufwändig und kann in einem Bruchteil der Zeit im Vergleich zum klassischen Office Ansatz erfolgen.

Möchtest Du ELIZA für Dein Unternehmen nutzen? Dann könnte Dich unser Angebot “Pilotprojekt ELIZA” interessieren. Vereinbare jetzt einen Termin unserem Beratungsteam:

Über ELIZA

ELIZA ist die einfach zu bedienende QM Software aus der Schweizer Cloud und verbindet Prozesse, Organisation, Wissen und Controlling (IKS) in einer übersichtlichen Oberfläche.

ELIZA erlaubt die Dokumentation, Messung und Überwachung von Geschäftsprozessen in Organisationen und Teams.

Als Führungscockpit mit integrierten Managementsystem unterstützt ELIZA täglich Führungskräfte und Mitarbeitende bei Entscheiden oder liefert wichtige Informationen und Kennzahlen, welche sonst mühsam in verschiedenen Systemen nachgefragt werden müssten.

Ein übergreifendes Risikomanagement erlaubt die Definition, Dokumentation und Überwachung von Risiken in verschiedenen Bereichen (IKS-Risiken, Prozessrisiken, Vertragsrisiken, Projektrisiken).

ELIZA wird von der gleichnamigen Berner Firma ELIZA AG als Schweizer Cloud Lösung für IKS, Qualitätsmanagement gemäss ISO 9001, Risikomanagement und Prozessdokumentation angeboten und kann als Software-as-a-Service (SaaS) oder integriert in der eigenen IT-Umgebung eingesetzt werden.

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