Ich besuche zur Zeit den CAS Kurs “Verwaltungsrat” des Rochester Bern Executive Programs. Meine Erkenntnisse sowie die Möglichkeiten, welche ELIZA für Verwaltungsräte bietet, beschreibe ich in einer losen Folge von Blogeinträgen, Podcasts und Videos.

Weitere Teile: Teil 2

Governance für den modernen Verwaltungsrat

An den ersten drei Tagen wurde das Thema “Governance für den modernen Verwaltungsrat” behandelt. Dabei waren folgende Teilgebiete wichtig:

• VR-Tätigkeiten aus juristischer Sicht
• VR-Tätigkeiten aus ökonomischer Sicht
• Risikomanagement

In diesem Blogbeitrag beschreibe ich, wie ELIZA den modernen Verwaltungsrat mit ihren Funktionen und Modulen im Bereich der Governance unterstützen kann.

Nicht delegierbare Pflichten des Verwaltungsrats

Die Pflichten des VR sind im Schweizer Obligationenrecht definiert (Insbesondere OR 716, 716a und 725). Eine gute Zusammenfassung der Pflichten findet sich auch auf der Plattform VR-Wissen

In ELIZA können diese Pflichten als sogenannte Norm hinterlegt werden. Im Modul “Normen” können eine oder mehrere Normen hinterlegt werden. Eine Norm besteht aus Kapiteln, welche mit verschiedenen Zusatzinformationen versehen werden können. So können pro Kapitel die geforderten Nachweise sowie entsprechende einmalige und wiederkehrende Massnahmen hinterlegt werden.

Als Beispiel: Sind alle Sozialabgaben korrekt abgerechnet und bezahlt worden?

Vordefinierte Norm für Verwaltungsräte als ELIZA Template

ELIZA bietet ein vordefiniertes Template - Aufgaben des Verwaltungsrats: Pro Kapitel können Art der Erfüllung, Erfüllungsgrad, sowie Auditkriterien hinterlegt werden.

Beispiel: In diesem Kapitel kann beschrieben werden, wo die aktuellen Informationen zu Mission, Vision und Werten zu finden sind. Zudem kann eine periodische Massnahme zu jährlichen Überprüfung des Leitbilds hinzugefügt werden. So erinnert ELIZA jährlich daran, dass das Leitbild überprüft werden sollte. Der Erfüllungsgrad zeigt an, zu wieviel Prozent dieses Kapitel erfüllt ist.

Die VR-Norm von ELIZA beinhaltet 7 Kapitel mit je ca. 15 Unterkapiteln.

• Kapitel 1: Oberleitung der Gesellschaft (20 Unterkapitel)
• Kapitel 2: Organisation der Gesellschaft (14 Unterkapitel)
• Kapitel 3: Finanzielle Führung der Gesellschaft (23 Unterkapitel)
• Kapitel 4: Ernennung, Überwachung und Abberufung der Geschäftsleitung (8 Unterkapitel)
• Kapitel 5: Erstellung des Geschäftsberichtes und Vorbereitung der GV (13 Unterkapitel)
• Kapitel 6: Durchführung der GV und Vollzug ihrer Beschlüsse (5 Unterkapitel)
• Kapitel 7: Anrufung und Benachrichtigung des Richters (4 Unterkapitel)

VR-Sitzungen planen, durchführen und dokumentieren

Ein zentrales Element eines modernen Verwaltungsrats ist die Durchführung und Protokollierung von Sitzungen (Sitzungs- und Protokollverwaltung).

• Hier sollte die Einladung zur Sitzung mit den vorbereiteten Traktanden mindestens 10 Tage vor der Durchführung der Sitzung erfolgen.
• Die Erstellung des Protokolls sollte zeitnah oder idealerweise gerade während der Sitzung erfolgen. Hier empfiehlt es sich, dass die Protokollierung durch den Sekretär oder durch eine externe Person erfolgt.
• Es soll eine Liste aller Beschlüsse (Beschlussprotokoll) geführt werden.
• Alle Informationen zu Sitzungen (Traktandenlisten, Beilagen) sollen gegen Cyber Risks geschützt werden.

Was bietet ELIZA?

• Mustervorlage für VR-Sitzung
• Online Vorbereitung, Durchführung und Protokollierung der Sitzung
• Erstellung des Sitzungsprotokolls während der Sitzung
• Automatisch geführtes Beschlussprotokoll (datenbankgestützt) mit Verknüpfung zu Traktandum und Sitzung
• Übersicht über alle Beschlüsse mit Zuständigkeit und Status (offen / erledigt)

Die Sitzungs- und Protokollverwaltung von ELIZA erlaubt das Protokollieren der Ergebnisse während der Sitzung.

Beschlüsse nachvollziehbar dokumentieren: Bei VR Sitzungen werden zahlreiche Beschlüsse gefasst. Diese Beschlüsse werden oft in Protokollen textlich festgehalten und in einer Tabelle zusammengefasst. Häufig passiert es dabei, dass die Verknüpfung zum Protokoll verloren geht oder mühsam per Hand gepflegt werden muss.

Hier hilft es, Sitzungen mit einer modernen Protokolllösung durchzuführen. Diese Anwendungen erlauben es, alle benötigten Informationen in einer Datenbank zu führen. So bleiben Beschlüsse und Protokolle verknüpft und das einfache und rasche Auffinden von benötigten Informationen wird durch eine Volltextsuche ermöglicht.

Fehlende Transparenz kann zu diffusen Beschlussfassungen führen

Oft wir in den VR Sitzungen umfassende Dokumente beigelegt. Besser wäre es, wenn ein VR punktuell in ein Thema abtauchen könnte. Hier bietet ELIZA gute Möglichkeiten, können doch Kennzahlen oder Risiken direkt in der Plattform erfasst und kontrolliert werden.

Datenschutz und Datensicherheit

VR-Themen sind vertraulich. Auch Protokolle sind vertraulich. Trotzdem werden heute Sitzungsprotokolle, Beilagen und Einladungen immer noch per E-Mail versendet. Geschieht dies im eigenen Firmennetz, können die E-Mails im Extremfall von Dritten (oder von Mitarbeitern der eigenen IT) eingesehen werden ohne dass man etwas davon bemerkt.

Besser ist es, wenn Dokumente und Informationen in einer Online Lösung in einer sicheren, externen Cloud-Umgebung erstellt und abgelegt werden. So können dann nur noch sichere Links zu den Informationen per E-Mail versendet. Der Zugriff auf die effektiven Informationen erfolgt dann über eine verschlüsselte Verbindung, ist passwortgeschützt und kann zusätzlich durch eine Zweifaktor-Authentifizierung gesichert werden.

Mit ELIZA können Informationen geschützt auf einer Plattform gespeichert werden.

Elektronische Archivierung

Dokumente und Informationen müssen gemäss gesetzlichen Richtlinien 10 Jahre lang archiviert werden.

Zudem ist es wichtig, dass ein VR auch nach seiner aktiven Zeit die Dokumente und Beschlüsse für sich selber archiviert, um sie bei einer allfälligen Schadensforderung als Beweismittel verwenden zu können.

Revisionssichere Ablage

Alle Informationen in ELIZA sind revisionssicher abgelegt. Ein Auditlog zeigt alle Veränderungen, welche auf der Plattform vorgenommen werden. Zudem ist es jederzeit möglich, die komplette Datenbank von ELIZA in einer maschinenlesbaren Form (JSON-Form) ausgeliefert zu erhalten.

IKS und Risikomanagement

Für grössere KMU ist ein IKS bereits Pflicht, aber auch für kleinere Firmen lohnt sich der Aufwand, ein aktives Risikomanagement zu führen.

Mit ELIZA kann ein nachhaltiges und einfach zu pflegendes internes Kontrollsystem (IKS) aufgebaut werden. Dabei können alle benötigten Funktionen wie Risikomanagement, Risikobeurteilung, einmalige und wiederkehrende Massnahmen sowie dazugehörende Kontrollen verwaltet werden. Weitere Informationen zum Thema IKS und Risikomanagement sind in der Modulbeschreibung von ELIZA zu finden

Ein Verwaltungsrat kann sich mit ELIZA vollständig und nachvollziehbar dokumentieren.

Hier geht es zum Teil 2: Kennzahlen und KPI für Verwaltungsräte