Die 5 häufigsten Ursachen für veraltete Managementsysteme

Integrietre Managementsysteme IMS

Teil 1 von 2

Viele KMU möchten ein integriertes Managementsystem (IMS) einführen oder haben dies bereits getan. In der Praxis werden diese Systeme jedoch stiefmütterlich behandelt und bieten daher nur einen geringen Nutzen.

Bei meinen zahlreichen Besuchen in Schweizer KMU habe ich festgestellt, dass zwar häufig Ansätze vorhanden sind, doch selten ein aktuell gehaltenes und nutzbringendes Managementsystem vorhanden war.

In meiner Zeit als CEO einer IT Firma mit über 30 Mitarbeitenden war es mir wichtig, einen Überblick über alle wichtigen Prozesse und Kennzahlen zu haben. Wir haben ein Managementsystem gemäss ISO 9001 aufgebaut, welches auf klassischen Office Tools basierte - mit wenig Erfolg. Das System wurde kaum gelebt, viele Informationen waren veraltet.

Was die häufigsten Ursachen waren und wie eine optimale Lösung aussieht kannst Du im folgenden Blogbeitrag lesen:

Ursache 1: Schwerfällige Hilfsmittel: Papierdokumente, Excel Listen, veraltete und uneinheitliche Word Files

Bei den meisten KMU wird das Management System mit den klassischen Office Tools umgesetzt. In einer Dateiablage werden dutzende von Excel Listen und Word Files verwaltet.

Auch das gute alte Papierdokument ist immer noch sehr verbreitet.

Häufig wird auch veraltete Software eingesetzt, welche das Pflegen und Auffinden von Informationen eher erschwert als erleichtert.

Die Suche nach Informationen funktioniert nur, wenn man die Ablagestruktur gut kennt. Da die Suchfunktion im Windows Explorer weiterhin sehr schwerfällig ist, vergeht viel wertvolle Zeit mit dem Auffinden aktueller Informationen.

Chaotische Ablagestruktur im Explorer

Meist existieren von einem Dokument oder einer Tabelle mehrere Versionen, auch noch in unterschiedlichen Ordnern. Die aktuell gültige Version zu finden ist oft ein Ding der Unmöglichkeit.

Dokumente und Listen werden intern per Mail weitergeleitet und als überarbeitete Version zurückgesendet. Dieser Prozess ist sehr zeitaufwändig und unübersichtlich.

Heikle Personaldaten werden oft auf persönliche Laufwerken oder auf einer lokalen Festplatte verwaltet. Dies birgt Risiken bezüglich Datenschutz und Datensicherheit.

Für neue Mitarbeitende ist es zudem schwierig, einen Überblick zu erlangen und die gewünschten Informationen zu finden.

Ursache 2: Hoher administrativer Aufwand bei Personalwechseln

Finden Personalwechsel statt, so müssen häufig dutzende von Dokumenten und Listen angepasst werden. Dies erfordert sehr viel Zeit und Fleiss.

Stellenbeschreibungen, Funktionsmatrix, Mitarbeiterliste, Organigramm, Skills- und Weiterbildungsplan müssen mühsam angepasst werden.

Oft ist es auch schwierig, sich aus all den Dokumenten und Informationen ein Bild über das Tätigkeitsfeld eines Mitarbeitenden zu machen.

Ursache 3: Wenig Nutzen, deshalb wenig Interesse

Oft wird ein Managementsystem nur so weit eingesetzt, dass es die geforderten Normen (ISO9001, ISO14001, ISO27001) erfüllt.

Durch diese minimale Umsetzung ist der Nutzen für Geschäftsführung und Mitarbeitende auch sehr gering.

Wichtige Themen wie Chancen- und Risikomanagement, Kennzahlen oder die strategische Planung werden häufig nur einmal pro Jahr diskutiert und aktualisiert. Deshalb hat ein solches Managementsystem auch wenig Nutzen.

Ursache 4: Kein Management Thema

Die Pflege und Umsetzung eines Managementsystems wird häufig an jemanden (nicht-GL Mitglied) delegiert, der zwar Zeit hat sich um diese Dinge zu kümmern, jedoch nicht über ein genügendes Interesse und über die nötigen Kompetenzen verfügt. So hat diese Person dann auch zuwenig “Biss” und Respekt, um wichtige Elemente eines funktionierenden Qualitätsmanagements durchzusetzen.

Ursache 5: keine Zeit

Wegen dem Tagesgeschäft bleibt kaum Zeit, ein Managementsystem zu pflegen und zu nutzen. Benötigt man jedoch eine Information, so fehlt diese gerade und muss zuerst eingepflegt werden.

Zudem fehlt häufig auch die Zeit für den wichtigen initialen Effort - nämlich eine passende Dokumentation aller Geschäftsprozesse, Funktionen, Risiken und Chancen zu erstellen.

Wie sieht die optimale Lösung aus?

Wie Du ein Managementsystem aufbaust, das wirklich gelebt wird und Führungskräften sowie Mitarbeitenden täglich nutzen stiftet kannst Du schon bald in unserem Blog lesen.

Über ELIZA

ELIZA ist die einfach zu bedienende QM Software aus der Schweizer Cloud und verbindet Prozesse, Organisation, Wissen und Controlling (IKS) in einer übersichtlichen Oberfläche.

ELIZA erlaubt die Dokumentation, Messung und Überwachung von Geschäftsprozessen in Organisationen und Teams.

Als Führungscockpit mit integrierten Managementsystem unterstützt ELIZA täglich Führungskräfte und Mitarbeitende bei Entscheiden oder liefert wichtige Informationen und Kennzahlen, welche sonst mühsam in verschiedenen Systemen nachgefragt werden müssten.

Ein übergreifendes Risikomanagement erlaubt die Definition, Dokumentation und Überwachung von Risiken in verschiedenen Bereichen (IKS-Risiken, Prozessrisiken, Vertragsrisiken, Projektrisiken).

ELIZA wird als Schweizer Cloud Lösung für IKS, Qualitätsmanagement, Risikomanagement und Prozessdokumentation angeboten und kann als Software-as-a-Service (SaaS) oder integriert in der eigenen IT-Umgebung eingesetzt werden.


Über 100 Vorlagen und Beispiele zu Prozessen (BPMN), Risiken (IKS) und Normen.

Bernhard ist ein leidenschaftlicher Unternehmer und befasst sich mit neuen Technologien.

Verknüpfen Sie sich auf LinkedIn mit mir:

Zurück